База данных как жизненно необходимый минимум
Цифровизация в бизнесе и других сферах уже давно развивается полным ходом. Встает вопрос — должны ли этой тенденции следовать некоммерческие организации и зачем?
Любая НКО оказывает услуги своим благополучателям — например, семьям с детьми, людям с инвалидностью и другим категориям нуждающихся, при этом у большинства организаций нет даже минимальной или хоть сколько-нибудь удобной базы данных, где содержалась бы вся информация о благополучателях. Так ли это важно? Да, потому что из-за отсутствия современных технологических решений НКО сталкивается с рядом проблем.
Цифровизация в первую очередь автоматизирует рутинные процессы и освобождает время и труд людей для более серьезных задач.
Представьте, к примеру, фонд, который работает с семьями, оказавшимися в трудной жизненной ситуации. Задача фонда — сохранить детско-родительские отношения и сделать так, чтобы дети остались в кровной семье. При этом категории семей-благополучателей у фонда очень разные, а количество параллельных проектов, которые фонд реализует, — несколько десятков.
База данных элементарно могла бы «каталогизировать» все данные о семье и, например, показать, по каким проектам одна и та же семья одновременно получает помощь. Без базы вести такую деятельность невозможно.
Кроме того, когда организация не знает всего пула своих благополучателей, ей очень сложно отследить динамику изменений — как положительных, так и отрицательных. Держать все в голове или в многочисленных файлах тоже не вариант — кураторы и ответственные в фондах меняются, и новые сотрудники могут упустить каких-то благополучателей из поля зрения, если их нет в базе.
Точно так же важно вести удобную базу данных добровольцев, волонтеров. Многие организации жалуются на недостаток помощников, но сейчас, наоборот, много желающих помогать — просто их упускают из виду, теряют с ними контакт.
Всем ли нужна цифровизация?
Не все НКО, скажем так, доросли до цифровизации — то есть действительно это нужно не всем. Если небольшая организация где-то в регионе оказывает адресную помощь — например, приходит на дом и помогает в быту пожилым людям, вряд ли им нужна серьезная цифровизация. Как вариант — завести в Excel или другом простом формате базу данных и вести несложную работу по описанию процессов.
Есть, конечно, организации, которые совсем не нацелены на масштабирование и развитие. Чаще всего их работа держится на энтузиазме одного человека. И такая организация закончит свое существование, как только этот энтузиазм угаснет. Есть довольно много общественных объединений, которые даже не зарегистрированы в форме юридического лица. Они не участвуют в конкурсах и не хотят развиваться, тем не менее они могут быть известны в своем сообществе.
Что касается соцсетей — без них сейчас точно никак. Даже расхожая шутка про то, что «если про мероприятие не написал, значит его и не было» — уже не шутка. Здесь еще важно понимать, что информационная открытость сейчас играет главную роль в повышении доверия ко всему некоммерческому сектору.
Есть доверие — следовательно повышается число добровольцев и количество привлеченных средств и партнеров. А значит, и помощь благополучателям в дальнейшем сектор сможет предоставить более качественную.
Что можно автоматизировать
По возможности нужно автоматизировать все простые, но растянутые во времени процессы. Особенно это помогает во время проведения акций. Пример — новогодняя акция с подарками детям. С одной стороны, это всегда огромные списки — сотни пожеланий по подаркам от детей, которые надо выгрузить, зашифровать персональные данные детей, обработать. С другой стороны — местные жители, которые хотят помочь — купить подарки самим или помочь их оплатить.
Все это нужно увязать, а еще есть рассылка напоминаний, освещение всего процесса акции в соцсетях, фотографирование детей с полученными подарками, отправка писем с благодарственными письмами дарителям, формирование отчетов. Если все делать только «руками», получится по-настоящему страшный фронт работ.
Что может помочь автоматизировать подобную акцию? Самое простое — сделать продуманный сайт, где будут перечислены все благополучатели и где каждый даритель сможет выбрать того, кому он хочет подарить подарок, тут же на сайте осуществить покупку подарка или перевести средства и в личном кабинете и потом увидеть фото ребенка с подарком.
Так что если организация выходит на более широкий круг взаимодействия — без сайта и базы данных никак. И сайт должен быть работающим, с регулярными обновлениями — иначе доверие не сформируется.
Полезные сервисы для НКО
В свое время команда фонда «Дети-бабочки» разработала медицинскую информационную систему, которая работает с большими данными. На ее основе была создана облачная система для автоматизации рабочих процессов НКО, хранения информации о подопечных и выгрузки удобной отчетности — Cherry CRM. Все российские НКО могут воспользоваться лицензией на право работы с этой системой безвозмездно, так как она была создана при поддержке Фонда президентских грантов. При необходимости систему можно кастомизировать под свои нужды.
Экосистема Добро.рф предоставляет самую крупную базу людей, которые готовы помогать, а также удобную CRM систему для работы с волонтерским сообществом. Здесь можно искать и привлекать добровольцев, находить партнеров и продвигать свои социальные проекты. Там же можно воспользоваться сервисом «Добро Университет», чтобы обучить волонтеров.
Те, кто нацелен на продолжение работы, должны всерьез посмотреть в сторону цифровизации — даже не в широком смысле, а просто проанализировать процессы, которые у них отработаны и которые они могут делать «с закрытыми глазами», — вот их можно делегировать компьютеру.
Интервью с Екатериной Фрыгиной записала Анна Ермягина на форуме «Сообщество», который проходил в Казани 24 и 25 августа. Форум организовала Общественная палата РФ.
