От планирования до этапа реализации: как подготовиться к грантовому конкурсу

Материал подготовлен по итогам вебинара «Любишь кататься, люби и саночки возить: документооборот в грантах — как не допустить ошибок и отчитаться без проблем», который проводил правовой ресурсный центр «Третий сектор».

Сейчас разнообразие грантовых конкурсов настолько велико, что единых требований к отчетности, формам заявки и другим документам нет. Но есть общие правила, которые помогут избежать ошибок, подавая заявку на грант или субсидию.

Как отмечает Артем Селитратов, руководитель и юрист правового ресурсного центра «Третий сектор», сложность в том, что часто проект в представлении команды сильно отличается от того, что в итоге прописано на бумаге. 

В зависимости от конкурса, на который подается НКО, пакет документов может отличаться. Но как правило, все требования, которые в них указаны, можно поделить на две группы: требования к организации и требования к заявке/проекту. 

«Например, НКО подает заявку на сопровождаемое проживание взрослых людей с ментальными нарушениями, но фонд по уставу занимается помощью детям. Если вы сделаете такой проект, Минюст скажет, что вы выходите за рамки своей правоспособности. Это — грубое нарушение», — поясняет Артем Селитратов. 

Этапы документооборота в конкурсе

Участие в грантовом конкурсе можно поделить на этапы: от планирования до момента подготовки и сдачи отчетности. Например, при подаче заявки на конкурс нужно заполнить формы, приложить необходимые документы, заняться риск-менеджментом.

Какие тренды приближают НКО к грантовым средствам

Подробнее

Этап реализации проекта — период, где можно допустить больше всего ошибок в документообороте. Как оформляется покупка товаров, оплата работ, услуг, кадровое обеспечение проекта — все эти факторы повлияют на то, насколько удачно получится отчитаться за грантовые деньги.

В случае если с отчетностью все будет в порядке, НКО сможет спокойно завершить проект и планировать свою работу дальше. Но если будут ошибки, придется разбираться. Иногда может дойти до компенсации средств грантодателю.

Юристы подчеркивают: стратегию подготовки к грантовому конкурсу нужно выстраивать заранее. Можно уже за полгода до начала приема заявок смотреть рекомендации, планировать свою деятельность и изучать обучающие материалы грантодателей.

Подача заявки на грант или субсидию

Первое, что нужно сделать на этом этапе, — найти и внимательно изучить положение о конкурсе. Как правило, эта информация есть на сайте грантодателя. Положение содержит: общие положения о конкурсе, грантовые направления, требования к участникам конкурса, порядок подачи, регистрации и рассмотрения заявок, требования к заявкам, сроки процедур и сроки реализации проекта. 

Юристы рекомендуют на этапе подачи заявки найти два документа: методические рекомендации по заполнению заявки и по ее оценке. Второй документ не всегда есть в открытом доступе. Но если грантодатель его опубликовал, у НКО есть шанс посмотреть на заявку глазами эксперта и понять, что можно доработать.

Фото: Guille B / Unsplash

После этого нужно проверить заявку по ограничениям:

• возраст (как правило, работает ли НКО больше определенного периода);
• место регистрации;
• ограничения, связанные с задолженностью по налогам и иным платежам (даже рубль задолженности может быть причиной отказа);
• отсутствие процесса ликвидации, банкротства, решения суда о приостановлении деятельности;
• ограничения по бюджету (суммы, статьи расходов).

На этапе подачи заявки нужно сверяться с правилами, как подать, что приложить и по какой форме. 

Например, в региональных субсидиях часто приводятся требования о предоставлении сведений, но не указывается форма — это частая практика. Тогда нужно уточнить у организатора конкурса, в какой форме нужна информация. Часто в этом случае оформляются справки в свободной форме на бланке организации, но лучше уточнить.

Заключение соглашения

Время, силы и деньги: что нужно НКО, чтобы автоматизировать свою работу

Подробнее

Если проект НКО победил в конкурсе, это не означает автоматическое подписание договора. НКО дается время на то, чтобы ознакомиться с соглашением, уточнить детали и уже потом подписать документы и начать реализацию проекта.

Главное, что нужно изучить, — предмет договора. В нем прописаны основные обязанности грантополучателя и грантодателя, а также их права. Грантополучатель обязуется расходовать средства по назначению, а также предоставлять отчетность.

Перед подписанием необходимо изучить: основной текст договора, реквизиты, приложения (формы отчетности, бюджет, графики отчетности и так далее), методические рекомендации команды грантодателя (при наличии).

«Для этого нужно выделить отдельное время, потому что договор составляется грантодателем. Все основные условия определены не вами, так что вам остается изучить и принять их. При этом грантополучатель несет обязанности. Ваша задача — прочитать договор и понимать, чего от вас требуют, какие дополнительные обязательства есть», — говорит Анастасия Крутилина, юрист правового ресурсного центра «Третий сектор».

На этапе изучения договора нужно понять:

• Что НКО-грантополучатель должна сделать;
• Как нужно представить информацию грантодателю, какая отчетность должна быть;
• Какими сроками НКО ограничена по конкретной обязанности; 
• Какая ответственность следует за неисполнение обязанности.

Каждый вопрос можно структурировать в таблицу для удобства. Также в договоре всегда прописываются даты реализации проекта. Их тоже можно выписать.

Если после структуризации остались пробелы, их нужно заполнить. Для этого нужно обратиться к куратору конкурса, задать ему вопросы и получить нужные ответы. Грантодатели сами хотят решать вопросы до того, как возникнут проблемы, поэтому не стоит стесняться обращаться за помощью.

Главные правила — следить за временем, помнить о сотрудничестве, сообщать грантодателю о трудностях или изменениях плана, а также внимательно изучать все документы.

Реализация проектов

Этот этап всегда связан с закупкой товаров, оплатой работ и услуг. Здесь в цепочке «грантодатель — грантополучатель» появляются третьи лица со своими интересами. Поэтому важно, чтобы этот интерес был зафиксирован, то есть заключен договор. Когда грантодатель будет смотреть документы, связанные с реализацией проекта, он должен понимать, откуда появились те или иные товары/услуги.

В договоре нужно прописать, с кем заключается договор, что является его предметом и как будут регулироваться отношения между сторонами.

«Перед грантодателем ответственность несете вы. Поэтому в ваших интересах, чтобы договор с третьими лицами отражал то, ради чего вы его заключили», — говорит Анастасия Крутилина.  

С кем заключается договор? Откуда бы НКО ни знала контрагента, дополнительная проверка не помешает. Проверить можно при помощи таких сервисов, как «Прозрачный бизнес», банк данных исполнительных производств, реестр лицензий на сайте соответствующего лицензирующего органа. Для проверки достаточно ИНН: это уже покажет, какая репутация у организации. 

Что в договоре? Предмет договора, сроки, расчеты, налоги, момент перехода прав и рисков, порядок разрешения споров, участие третьих лиц — все это нужно конкретно и подробно прописать. Не нужно искать простые варианты договоров или типовые шаблоны.

Фото: Van Tay Media / Unsplash

Предмет договора — как описать? Он должен быть подробно описан (вплоть до количества, качества, размера и характеристик товара). Сроки и даты тоже должны быть четкими и исчисляться в календарных или рабочих днях. 

Договор с контрагентом должен также включать информацию, которая есть в договоре с грантодателем. Например, если грантодатель хочет получить персональные данные контрагента, это должно быть включено в договор с ним.

Получить юридическую помощь, узнать больше о правовых вопросах и обратиться за сопровождением грантовой программы можно, написав специалистам правового ресурсного центра «Третий сектор».