***
Разберитесь с тем, какая у вашей компании позиция в вопросах благотворительности и добрых дел. Это может быть полноценная стратегия корпоративной социальной ответственности (КСО), где расписаны планы на ближайшие 20 лет и четко выделены приоритеты, зафиксированы бюджеты и поставлены целевые показатели на год. Это может быть просто раздел на вашем корпоративном сайте, где рассказывается о волонтерских инициативах, которые ведут ваши коллеги. Попробуйте представить, как ваша акция может встроиться в этот ряд.
***
Приготовьте емкость для сбора одежды. Можно собирать в картонную коробку. Если в компании есть энтузиасты, любящие работать с деревом, они могут изготовить деревянный короб, а другие сотрудники — украсить его. Контейнер также можно купить уже готовый или сделать на заказ — но тогда возникнет вопрос, что делать с ним после завершения акции. Важно не ошибиться с размерами контейнера. Если он окажется слишком маленьким, то будет постоянно переполняться, вещи начнут складывать вокруг него, кому-то нужно будет постоянно следить за ситуацией. Фонд «Второе дыхание» предоставляет своим партнерам специальные контейнеры для сбора одежды, которыми удобно пользоваться (и, что также важно, из которых удобно доставать одежду в конце мероприятия).
***
Найдите помещение, где можно будет временно хранить накопившееся вещи. Можно выделить для этих целей отдельную комнату (одну из переговорных или техническое помещение). Там же можно будет отсортировать вещи.
***
Придумайте способ учета собранных вещей. Можно измерять их количество в пакетах — но во-первых, кто-то может принести и без пакета, а у кого-то окажется огромная сумка. В итоге статистика получится не очень точной. В фонде «Второе дыхание» опытным путем высчитали, что в среднем один человек сдает 1–2 пакета, в один обычный пакет вмещается около 5 кг вещей, а в каждом килограмме — около четырех единиц одежды. Организатор акции должен будет в конце подсчитать получившееся количество вещей — это пригодится для внутренней коммуникации.
***
Решите, что делать с непригодными вещами. Как бы усиленно вы не старались в плане коммуникации, все равно коллеги принесут вещи с дефектами. По статистике фонда «Второе дыхание» таких вещей оказывается до 40%. Самый простой и самый плохой способ решить эту проблему — выбросить их. Можно попытаться отдать часть таких вещей в приюты для животных, однако стоит связаться с ними заранее, чтобы выяснить, какие именно вещи им могут быть нужны и какие к ним предъявляются требования. Ненужная одежда — не самое ценное сырье для переработки: в отличие от пластика, металла или бумаги, фабрики не готовы покупать его, поскольку конечная стоимость их изделий очень низкая.
***
Продумайте всю цепочку распределения вещей, которые вы соберете. Во-первых, это будут непригодные вещи, о которых уже было сказано выше. Во-вторых, если вы решили помогать конкретному учреждению, то нужно уточнить, какая именно одежда нужна его подопечным. Найти среди сданных коллегами вещей нужные может оказаться сложным. Скорее всего, у вас окажется много женской офисной одежды небольших размеров. Вы не сможете вечно хранить у себя в офисе вещи, которые не подходят вашим благополучателям. Поэтому лучше заранее позаботиться о том, чтобы найти сразу несколько разных организаций, которые помогают разным группам нуждающихся. Тогда можно будет раздать большую часть из того, что вы собрали.
***
Сортировка вещей: во-первых, вам нужно будет отделить хорошие вещи от непригодных. Во-вторых, распределить пригодные по типам. Заниматься этим, конечно же, лучше не в одиночку, а вместе с коллегами-волонтерами.
***
Договоритесь о транспортировке вещей от вашего офиса. Можно воспользоваться корпоративным транспортом — нужно заранее обсудить этот вопрос с административно-хозяйственным отделом. Скорее всего, понадобится информация о том, когда, куда и сколько вещей вы хотели бы увезти. Можно попробовать найти волонтера на автомобиле среди своих коллег. Лучше всего, если кто-то поможет водителю — как правило, люди часто забывают, что мешки с вещами нужно не только отвезти, но еще и загрузить в машину, а потом выгрузить их.
***
Продумайте, как реагировать на запрос сотрудников вашей компании из офисов в других городах. Можно попробовать организовать доставку вещей к вам. Или проинструктируйте своих коллег, чтобы они сами организовали на месте весь процесс.
***
Проинформируйте сотрудников об акции. Используйте все возможные каналы коммуникации, которые у вас есть. Интранет, рассылка по электронной почте, сделайте плакаты и повесьте их в общественных зонах — хорошо подойдут лифтовые холлы или места установки вендинговых автоматов.
Постарайтесь предусмотреть, какие вопросы могут возникнуть у ваших коллег. Как правило, людям нужна информация о том, что можно сдавать, а что — нет. К примеру: «собираем теплые вещи для бездомных, поэтому не приносите летние женские вещи и аксессуары».
Обязательно укажите сроки проведения акции — но будьте готовы к тому, что даже после окончания акции кто-то из коллег все равно будет продолжать нести вещи.
Не забудьте написать, где именно стоит ваша емкость для сбора ненужных вещей.
Укажите свои контакты как организатора — людям понадобится задать какой-то дополнительный вопрос или, может быть, у кого-то возникнет предложение (к примеру, коллега может предложить свою помощь в качестве волонтера при сортировке вещей или транспортировке).
Сделайте промежуточную информационную рассылку — ведь кто-то мог закрутиться в делах и забыть о том, что акция уже началась и скоро закончится. Кроме того, полезно держать сотрудников в курсе, время от времени рассказывая о ходе акции.
***
Подведите итоги и расскажите коллегам, сколько удалось собрать вещей. Можно попросить организацию, для которой вы собирали вещи, прислать вам небольшой фотоотчет.
