Как сделать организацию устойчивой с помощью органов управления: пошаговая инструкция от Марины Михайловой

Агентство социальной информации (АСИ) продолжает серию экспертных статей, посвященных устойчивости НКО.

В 2021 году мы вместе с Центром исследований гражданского общества и некоммерческого сектора НИУ ВШЭ провели и представили исследование «Факторы устойчивости НКО». Отчет с данными исследования и рекомендации по итогам его обсуждения можно прочитать на нашем сайте.

На обсуждениях нам советовали приблизить полученные данные к практике. Мы решили обратиться к ведущим экспертам сектора, чтобы они, используя результаты исследования, собственный опыт и компетенции, предложили прикладные рекомендации НКО. В этой серии выйдут десять материалов.

Организационно-управленческая устойчивость — это один из ключевых факторов долгосрочного развития некоммерческой организации. Один из важных аспектов этой устойчивости – правильная работа органов управления. Именно эффективная структура и функционирование этих органов помогают не только сохранять организацию и следовать миссии, но и обеспечивают развитие организации и раскрывают потенциал ее сотрудников.

По результатам исследования «Факторы устойчивости НКО», в большинстве организаций есть высший орган управления (75%), единоличный исполнительный орган (55%), коллегиальный исполнительный орган (53%). Попечительский/ наблюдательный совет есть в 16% НКО. Но вот насколько эффективно работают эти органы — это большой вопрос.

Несмотря на то, что у большинства организаций есть органы управления, чаще всего это скорее формальные структуры, созданные по требованию законодательства, чем действительно эффективно работающие организации.

Угрозы организационно-управленческой устойчивости НКО

Неэффективное управление и отсутствие четкой стратегии развития – серьезная проблема, ограничивающая развитие НКО.

Согласно исследованию McKinsey & Company, 65% некоммерческих организаций не имеют долгосрочного плана развития и не проводят систематический мониторинг своих результатов и достижений. Это ограничивает способность НКО адаптироваться к меняющейся среде, эффективно использовать ресурсы и достигать своих целей.

Исследования показывают, что еще одна проблема, угрожающая организационно-управленческой устойчивости НКО, – это недостаточная прозрачность и отчетность в их деятельности. Только 10% некоммерческих организаций по всему миру раскрывают достаточную информацию о своей финансовой и содержательной деятельности. Это ограничение влияет на доверие общества, потенциальных доноров и партнеров к НКО, а также на возможности привлечения ресурсов.

Однако, несмотря на существующие проблемы, существует много поводов для оптимизма и возможностей улучшить организационно-управленческую устойчивость НКО. Органы управления – самая доступная точка роста. Пример – опыт развитых стран, где НКО имеют высокую степень прозрачности и отчетности, четкие стратегии развития.

Например, в Швеции и Финляндии около 90% некоммерческих организаций публикуют свою финансовую отчетность и отчеты о деятельности. Это повышает доверие и помогает привлекать поддержку. И именно коллегиальные органы управления организацией обеспечивают эту прозрачность и контроль за следованием миссии. Это предоставляет НКО возможность изучать и применять передовой опыт, чтобы улучшить свою организационно-управленческую устойчивость.

В российских реалиях тоже растет понимание важности органов управления в НКО среди самих организаций и их руководителей. Многие НКО осознают, что правильно выстроенные и эффективно функционирующие органы управления – неотъемлемая часть их успеха и влияния на общество. Это стимулирует их улучшать систему управления, развивать навыки и компетенции членов органов управления, активно вовлекать в эту деятельность заинтересованные стороны.

Что учесть при создании органов управления НКО

Как показывает практика, необходимо учесть несколько важных аспектов, чтобы органы управления НКО работали эффективно.

Во-первых, важно, чтобы в состав этих структур входили люди с разнообразными навыками, знаниями и опытом. Самое главное – эти люди должны разделять миссию и ценности организации и быть готовы вкладывать силы в развитие и устойчивость организации.

Во-вторых, важно, чтобы члены управленческих структур имели достаточно полномочий, чтобы эту деятельность осуществлять. «Свадебные генералы», вся роль которых заключается в том, чтобы один раз в год заслушать отчет руководителя организации и поднять руку при голосовании за «признание деятельности организации удовлетворительной», вряд ли смогут помочь организации быть успешной и достигать поставленных целей. Да и сами цели организации в этом случае зачастую отсутствуют.

Как провести аудит органов управления

Для того чтобы обеспечить развитие и устойчивость своей организации, в первую очередь некоммерческим организациям стоит провести аудит работы действующих органов управления. Для этого можно предпринять следующие шаги:

1. Проведите обзор текущей структуры и состава органов управления, включая все роли, ответственность и взаимосвязи. Оцените, насколько эта структура соответствует потребностям организации и ее стратегическим целям. Проще говоря, ответьте себе на вопросы — чем занимается этот орган управления, для чего этот орган управления существует в данный момент времени, какой вклад вносит каждый человек, входящий в его состав, как действия этих людей ведут нашу организацию к достижению целей.
2. Оцените эффективность принятия решений. Оцените, насколько эффективно и своевременно принимаются решения, а также как учитываются разные точки зрения и интересы. Здесь вам помогут протоколы ваших встреч и собраний. Проанализируйте частоту встреч, повестку, которая была задана, решения. Вспомните, как велись обсуждения, были ли представлены альтернативные решения, обсуждались ли они, насколько каждый член органа управления был вовлечен в этот процесс. На этом этапе вы достаточно быстро найдете ответ на вопрос: реально ли действуют ваши органы управления и эффективны ли они или работают «для галочки».
3. Проанализируйте коммуникационные каналы и обмен информацией. Ваша задача на этом этапе – оценить качество коммуникации между членами органов управления и другими заинтересованными сторонами. Задайтесь вопросами: как часто вы коммуницируете с органами управления, по каким вопросам, совместно ли вы составляете повестку для встреч, кто из членов органов управления проявляет инициативу и проактивен, кто по-настоящему заинтересован в развитии вашей организации. Эффективно ли передается информация, не теряется ли смысл и суть, все ли адресаты в полной мере обладают необходимыми знаниями для принятия решений.
4. Оцените системы контроля и мониторинга в органах управления. Рассмотрите, как они отслеживают выполнение задач, достижение целей и обеспечивают соответствие законодательству и нормам.
5. Проведите опрос или интервью: составьте опросный лист или проведите интервью с членами органов управления, руководителями и другими заинтересованными сторонами. Спросите их мнение о работе органов управления, их эффективности и возможных улучшениях. Для того чтобы определить ближайшие шаги к развитию и зоны роста, стоит выслушать вашу действующую команду. Возможно, вы найдете для себя важные ответы и идеи, направленные на достижение целей организации. Потенциал роста, скорее всего, уже находится внутри действующих органов управления.
6. Сравните текущую работу органов управления вашей организации с лучшими практиками и стандартами. Для этого изучите передовой опыт и лучшие практики организации работы органов управления в других организациях, как в вашей стране, так и за рубежом. Сравните их с текущим состоянием вашей организации и определите области, в которых можно внести улучшения. Чтобы проделать эту работу, составьте два списка: первый список — это некоммерческие организации, деятельность которых вам симпатична, вы подписаны на их рассылки, регулярно просматриваете социальные сети, общаетесь с руководителями и сотрудниками этих организаций. Задайте им вопрос – как у вас выстроена работа органов управления. Второй список – это организации, которые работают в вашем направлении/тематике, возможно, на их сайтах вы сможете найти информацию об их органах управления, кто туда входит, чем они занимаются.

Аудит позволит создать план действий по улучшению работы органов управления. Но помните: важно не только составить план, но и воплотить его в жизнь. И еще важная деталь – не спешите. Любые изменения требуют времени.

Как создать органы управления

Но что делать организациям, которые еще не начинали работу в этом направлении? Создание органов управления с нуля требует тщательного планирования и внимания к деталям. Учитывайте уникальные потребности и цели вашей организации, а также опирайтесь на лучшие практики в данной области. Вот несколько элементов, на которые стоит обратить внимание.

Во-первых, цели и стратегия. Четкое определение целей позволяет разработать соответствующую структуру и функции органов управления. Кроме того, это помогает выявить необходимые компетенции и навыки членов органов управления. При определении стратегии следует учесть миссию организации и ее долгосрочные цели, чтобы органы управления могли эффективно поддерживать их достижение.

Во-вторых, разработка структуры органов управления. Нужно определить, сколько будет членов управления, их роли и ответственность каждого члена, взаимосвязи и коммуникационные потоки между ними. Структура должна быть гибкой и соответствовать размеру и характеру организации.

Третье – подбор квалифицированных и разнообразных членов органов управления. При формировании команды следует обратить внимание на профессиональный опыт, знания и навыки потенциальных кандидатов. Важно также обеспечить разнообразие перспектив и опыта, чтобы принимать обоснованные и комплексные решения. Для этого можно пригласить представителей разных сфер деятельности или разных социокультурных групп.

Четвертое – правила и процедуры для работы органов управления. Четкие правила позволяют определить принципы проведения заседаний, принятия решений, коммуникации, предотвращения конфликта интересов и других важных аспектов работы органов управления. Такие правила уменьшают возможные проблемы.

Важный шаг — обучение и развитие членов органов управления. Тренинги, семинары и другие формы обучения помогут улучшить профессиональные навыки и компетенции членов органов управления. Обучение может включать в себя управление финансами, стратегическое планирование, управление персоналом и другие важные области. Это поможет членам органов управления лучше понять особенности некоммерческой сферы и применить полученные знания в своей работе.

Эффективная коммуникация и взаимодействие между членами органов управления – еще один важный аспект. Регулярные заседания, обмен информацией, обратная связь и другие формы коммуникации помогают принимать обоснованные решения и содействуют эффективной работе органов управления. Открытая и доверительная атмосфера облегчает общение и сотрудничество между членами органов управления.

Прозрачность и отчетность тоже важны. Предоставление регулярных отчетов о деятельности организации, финансовых показателях и результатах перед заинтересованными сторонами создает доверие и позволяет оценить эффективность работы. Прозрачность также включает открытость в принятии решений и учет интересов всех заинтересованных сторон.

Наконец, грамотное управление изменениями – ключевой аспект при создании органов управления. При планировании структуры и процессов следует учесть возможные изменения в будущем и обеспечить гибкость в работе органов управления. Постепенные изменения и непрерывное улучшение помогут адаптироваться к изменяющейся среде и достигать лучших результатов.

Из личного опыта: в наших двух организациях – Межрегиональная благотворительная общественная организация «Центр социальных технологий «Гарант» и Благотворительный фонд развития сообщества «Гарант» – успешно работает такой орган как попечительский совет. Создавая попечительский совет еще в 2001 году для Центра социальных технологий «Гарант», мы руководствовались следующими целями:

• участие в разработке стратегии развития центра;
• популяризация идей благотворительности;
• помощь в привлечении дополнительного финансирования и иных ресурсов для содействия развитию социальной сферы Архангельска;
• контроль за реализацией благотворительных программ центра.

В попечительский совет входят семь человек, список участников и их основной род деятельности вы можете посмотреть на нашем сайте. Каждого члена попечительского совета мы выбирали по заданным нами принципам:

1. Профессионализм: мы стремились привлечь квалифицированных и опытных профессионалов в разных областях: финансы, право, маркетинг, управление и другие. Это позволяет нам обеспечить высокий уровень экспертизы и компетенций в решении ключевых проблем организации.

2. Разнообразие: мы стремились создать попечительский совет, в котором представлены разные перспективы и опыт. Мы активно искали кандидатов с разными социокультурными и профессиональными фонами, чтобы обеспечить многогранный подход к управлению организацией и учесть интересы разных групп.

3. Приобщение к миссии: мы отдавали предпочтение кандидатам, которые разделяют и поддерживают миссию и ценности организации. Важно, чтобы члены попечительского совета были вдохновлены и сильно заинтересованы в достижении наших целей и влиянии на общество.

4. Лидерство и этичность: мы искали людей с доказанным лидерским потенциалом и высокими этическими стандартами. Они способы принимать стратегические решения, управлять конфликтами, обеспечивать прозрачность и ответственность в работе, быть примером для других членов организации.

5. Работа в команде: мы предпочитали кандидатов, которые имеют опыт работы в коллективе и демонстрируют способность эффективно сотрудничать и строить партнерские отношения. Умение работать в команде и обеспечивать конструктивное взаимодействие внутри попечительского совета важно для успешного функционирования органа управления.

Эти принципы позволили нам создать сильный и разносторонний коллектив, способный эффективно поддерживать наши стратегические цели и миссию. Поэтому в том числе мы рекомендуем сформулировать для себя основные принципы, по которым вы будете проводить отбор членов органов управления.

Не менее важно создать механизмы для привлечения и участия широкого круга заинтересованных сторон в принятии решений. Оно может включать представителей доноров, партнеров, сообщества, волонтеров и других заинтересованных групп. Вовлечение разнообразных голосов поможет обеспечить более точные и сбалансированные решения, создать большую поддержку и легитимность для деятельности НКО.

Развитие и укрепление органов управления должно быть непрерывным. Нужно постоянно совершенствоваться и адаптироваться к изменениям.

Дополнительные ресурсы

• Пособие по формированию и оценке попечительских советов НКО. Алексей Кузьмин;
• Путеводитель для НКО: управление;
• Органы управления некоммерческой организации: структура и полномочия в 2023 году.

Материал подготовлен по проекту «НКО-профи». Проект реализует Агентство социальной информации при поддержке Благотворительного фонда Владимира Потанина.