Вопрос об эффективности НКО продолжает оставаться одним из самых популярных в сегодняшней повестке российского некоммерческого сектора, не уступая пальму первенства темам прозрачности и повышения финансовой устойчивости. И само некоммерческое сообщество, и получатели их услуг, не говоря уже о представителях органов власти и исследователях третьего сектора, с завидной регулярностью вносят этот вопрос в повестку дня своих форумов и конференций. Рассуждения ведутся о том, имеет ли смысл тратить на оценку и без того небольшие бюджеты некоммерческих организаций, а если все-таки тратить, то где взять ту уникальную методику оценки, которая раз и навсегда могла бы засвидетельствовать производимый социальный эффект. При этом практики и технологии мониторинга и оценки мало где описаны. Несмотря на то, что НКО используют эти инструменты для управления своей деятельностью, информацию о них в лучшем случае можно найти на сайтах отдельных организаций либо на узкопрофессиональных конференциях.
Ежегодный публичный отчет может снять все вопросы о том, зачем существует организация, и какую пользу она приносит. Ассоциация специалистов по оценке программ и политик (АСОПП) стала партнером Форума Доноров, учредив в конкурсе «Точка отсчета» специальную номинацию «За лучшее представление результатов мониторинга и оценки в годовом отчете НКО».
В этой номинации эксперты ассоциации отметят отчеты тех НКО, в которых представлены результаты мониторинга и оценки как отдельных проектов, так и деятельности НКО в целом, а также отражено, как организация использовала оценку для развития и улучшения своей работы и повышения ее эффективности.
Закономерно встает вопрос: как это можно сделать? С одной стороны, необходимо учитывать специфический формат отчета как документа, рассчитанного на самый широкий круг читателей, которые вряд ли заинтересуются аналитическими выкладками о том, как измерялась эффективность и какие ограничения пришлось учитывать в процессе сбора информации. С другой стороны, общие фразы о том, что все реализуемые проекты были успешны, а основным измерителем эффективности было количество благополучателей, не просто малоинформативны, но скорее контрпродуктивны. Кроме того, в разных организациях разный уровень развития культуры оценки: кто-то находится в самом начале пути и пока еще только пытается попробовать эту практику, а для кого-то оценка уже стала привычным инструментом управления, без которого не обходятся ни планирование, ни отчетность перед донорами. Но независимо от того, как давно вы работаете и на каком уровне развития находится ваша организация, хотим поделиться с вами несколькими советами.
Итак, о чем важно помнить, работая над ежегодным отчетом, в котором найдет отражение ваш подход к мониторигну и оценки?
Важен не уровень сложности измерений, а сам факт использования практики мониторинга и оценки
Уровень вашего организационного развития не может быть причиной, не позволяющей вам задуматься о мониторинге и оценке. Очевидно, что для организаций, находящихся на этапе становления, все силы и ресурсы будут сосредоточены на деятельности, и она может ограничиться исключительно простым подсчетом того, какие услуги и кому были оказаны. С появлением грантовой поддержки менеджерам приходится задумываться над составлением аналитической отчетности, качество которой напрямую зависит от того, как в НКО поставлена система мониторинга. Тогда же организация может впервые столкнуться с вопросом, надо ли ограничиться в проведении оценки собственными силами или лучше прибегнуть к помощи внешних экспертов. Здесь нет и не может быть одного единственно правильного для всех решения. Исходите из принципа целесообразности, ответьте себе на вопрос: что мы хотим узнать о наших проектах, и как полученная информация поможет сделать нашу работу максимально качественной и полезной? Поделитесь этой информацией с читателями отчета, им важно знать, что вы уделяете внимание качеству вашей работы, что вам не все равно, насколько полезными находят ваши услуги благополучатели, независимо от того, работаете вы всего год или ваша история насчитывает десятилетия.
Характер деятельности накладывает отпечаток на систему МиО
Практика мониторинга и оценки должна отражать специфику деятельности организации. Если ее суть состоит в обеспечении долгосрочного сопровождения семей/детей, то подходы к мониторингу и оценке будут отличаться от той практики, которая есть в организации, занимающейся привлечением частных пожертвований для оказания разовой оперативной помощи. В первом случае важно фокусироваться на долгосрочном эффекте, тогда как во втором случае достаточно отслеживать объемы собираемой помощи и своевременность реагирования на запросы.
Проектная логика — наше всё
Постарайтесь показать иерархию результатов своей деятельности, чтобы читатель, открывший отчет, смог понять, как и почему реализуемые вами проекты приводят к желаемым позитивным изменениям. Для этого мало сказать, что за истекший год вам удалось провести 10 круглых столов, оказать 125 консультаций и поучаствовать в пяти тренингах. Расскажите, как вся эта деятельность отразилась на качестве вашей работы, на расширении спектра оказываемых вами услуг и на том, что вы смогли помочь большему количеству людей, чем в прошлом году.
Не забывайте о многообразии видов оценки
Сложилось мнение, что оценка касается исключительно двух аспектов: анализа эффективности и изучения произведенного социального эффекта. Это не совсем так. В реальности спектр полезного действия оценки гораздо шире, она крайне полезна на всех стадиях проектной деятельности, начиная от уточнения потребностей ваших потенциальных благополучателей и замеров исходной ситуации до оценки экономической эффективности, которой можно воспользоваться ближе к завершению проекта.
Использование данных мониторинга и оценки
Высший смысл проведения оценки – это принятие управленческих решений, которые способны повлиять на судьбу ваших проектов. Чтобы это произошло, данные оценки должны обсуждаться с теми, кто будет принимать решения. Это может быть решение о закрытии проекта или, наоборот, о его продолжении или корректировке. В годовом отчете имеет смысл говорить о серьезных изменениях, делая ссылку на то, что эти изменения стали стали результатом рекомендаций, полученных в процессе оценки. Например, по результатам оценки стало понятно, что для успешного достижения долгосрочных целей программы критически важно объединить усилия с другими организациями, а формирование такого партнерства привело к уточнению целей и/или регионов реализации.
Не стесняйтесь сравнивать
Для того чтобы ваши утверждения о том, насколько «улучшилось», «повысилось», «сократилось» или «угулублилось» в результате вашей деятельности состояние дел, хорошо иметь базу для сравнения. Такой базой могут служить данные, собранные перед началом реализации проекта, если у вас была возможность провести такую оценку. Если речь идет о долгосрочных проектах, вы можете использовать целевые и фактически достигнутые показатели по итогам каждого года работы. Еще одним источником для сравнения могут служить данные коллег по сектору, если вы работаете в одном программном поле и решаете схожие проблемы.
Не забывайте о том, что оценивать можно и институциональное развитие
Слабые организации не способны реализовывать успешные проекты. Осознаем мы это или нет, но любые проекты влияют на нашу организацию, так же как и качество тех ресурсов, которыми мы располагаем. Речь идет не только о финансах, но скорее о том человеческом капитале, который есть у организации и в развитие которого она готова вкладываться. Институциональное развитие может быть таким же проектом, как и все те, что вы реализуете для внешней аудитории. В данном случае весь фокус внимания будет на внутренних вопросах: уровне зрелости процессов, инструментах коммуникации, органах коллегиального управления и профессиональном развитии сотрудников. Никто не ждет, что вы посвятите этому половину всего отчета, но стоит упомянуть, что, например, в результате тренингов, на которые вы направляли сотрудников, организация смогла расширить спектр услуг или наоборот сфокусировать его, повысив при этом качество; или благодаря новой стратегии присутствия в социальных сетях вы смогли улучшить уровень осведомленности ваших подписчиков и привлечь новых сторонников и волонтеров. Все это будет свидетельствовать о том, насколько серьезно и профессионально вы подходите к работе.
