Во время пандемии миру срочно пришлось учиться гибкости. Сначала все радовались возможности посидеть дома и рассуждали о самоизоляции как о хорошем упражнении по цифровизации всего. Но эксперимент затянулся, и карантинные меры стали разрушать привычный уклад. Особенно остро перемены почувствовали НКО, у которых не всегда достаточно ресурса, чтобы перестроиться быстро и без потерь.
Мы понимаем, что сейчас фондам особенно нужна поддержка. Каждый день появляются новые вызовы и сложности, которые касаются всего: юридических и финансовых аспектов, налогов и перемещения.
Скорее всего, НКО, которая много лет работала по заданным стандартам, сейчас переживает диссонанс, тем более что ее сотрудники не привыкли разбираться в нововведениях в таком ускоренном режиме. Свежие инициативы часто даются фрагментарно и чтобы их принять и освоить, нужна экспертиза.
Во время пандемии нам всем пришлось работать еще активнее. Мы регулярно рассказываем НКО, что происходит, помогаем не только советами, но и делом: быстро реагируем на изменения в законодательстве, готовим документы и приказы, которые помогут быть на правильной правовой волне в текущей непростой ситуации, предупреждаем о возможных рисках, штрафах и негативных правовых последствиях. Если говорить о человеческой стороне вопроса, заботимся о наших НКО, проявляем гибкость и поддерживаем их. Для всех нас этот период стал своего рода тестом на эффективность, и мы особенно гордимся, что нам удалось сохранить штатный режим обслуживания — выстроенная инфраструктура сейчас нужна как никогда. Сегодня мы можем поделиться списком антикризисных мер, которые доступны нам уже сейчас.
Продумать вариант «удаленки»
Работа из дома только на первый взгляд выглядит просто: отправил ссылку на Zoom, посовещался, расправился с делами и можно отдыхать. На самом деле, чтобы избежать нежелательных проблем с государственными органами и собственными сотрудниками, необходимо сначала издать специальный приказ, получить письменное согласие от коллег на их перевод и заключить с ними дополнительные соглашения к трудовым договорам.
Позаботиться о бюрократических моментах
Мы прекрасно адаптировались к видеоконференциям и освоили рабочие чаты на домашних компьютерах. Кажется, работа не встала, все идет хорошо. Но так продолжается до первого документа, под которым надо поставить подпись. Что делать? Организовать электронный документооборот. Закон предусматривает в «мирное и спокойное» время, что у всех сотрудников, работающих удаленно, при работе с документами должна быть электронная цифровая подпись. Но данная ситуация исключительная, поэтому законодатель допускает следующий вариант: работодатель и сотрудник договариваются об использовании сканов документов — к счастью, сделать копию подписанного документа сейчас можно с помощью смартфона.
Не забыть о пожилых и детях
Если у вас есть сотрудники старше 65 лет, которых никак не перевести на удаленку, государство предоставляет им право получить больничный лист — и он будет оплачиваться. Причем сумма выплаты во время пандемии должна быть не меньше МРОТ. Для этого работодателю нужно отправить всю необходимую информацию в электронном виде в Фонд социального страхования. Также вы можете помочь коллегам с маленькими детьми (до трех лет) получить государственное пособие — помните, что всем молодым родителям сейчас выплачивают по 5 тыс. рублей на одного ребенка. Если вы будете заботиться о своих сотрудниках, они будут чувствовать себя в безопасности — это всегда отражается на работе и атмосфере в коллективе.
Дать послабления
В некоторых сферах деятельности сотруднику необходимо пройти медосмотр, прежде чем приступить к работе. Подумайте, так ли это важно сейчас? Любой выход из дома — это большой риск для здоровья, особенно посещение поликлиники. Сейчас, во время пандемии, разрешено обойтись без медосмотра, и только в некоторых сферах деятельности он остается обязательным как и прежде, например, если деятельность связана:
- с производством, хранением, транспортировкой и реализацией пищевых продуктов и питьевой воды;
- воспитанием и обучением детей;
- работами на высоте;
- занятостью на рабочих местах с классом условий труда 3.3 и 3.4 по результатам СОУТ.
Не опускать руки, если «удаленка» невозможна
Не все проводят рабочие дни за компьютером. Если не можете организовать для сотрудника удаленную работу, помните, что у вас есть основания, на которых можно договориться с человеком о том, что пока он будет отдыхать. Так, вы можете обосновать отпуск коллеги простоем по независимым от сторон причинам, оформить с согласия сотрудника неполное рабочее время, договориться об отпуске вне графика.
Не стесняться
Мы рекомендуем использовать все возможности для поддержания вашей работы. Требуйте положенные вам льготы в государственных органах, используйте возможности грантового финансирования от государства, не забывайте о налоговых послаблениях. На все это вы имеете право, а сейчас — как никогда.
Дружить, любить, поддерживать
Сейчас мы видим, насколько по-разному люди относятся к самоизоляции. Кому-то работать из дома комфортно и радостно. Другие по разным причинам не могут организовать свое время и пространство (непросто заполнять отчеты, когда, например, на голову лезет кот, а за рукав тянет ребенок). Самое важное здесь не стать авторитарным руководителем и проявить гибкость. Поэтому помогайте сотрудникам перестраиваться: разговаривайте, поддерживайте, помогайте, хвалите. Не бойтесь тратить время на неформальное общение — возможно, иногда стоит устраивать видеоконференции не только для рабочего, но и для личного общения.
Расставаться правильно
К сожалению, сокращения на работе — новая реальность многих НКО. Организации вынуждены расставаться с административными сотрудниками и сокращать программную деятельность. Сегодня нам приходится помогать НКО корректно прощаться с сотрудниками, а иногда даже выступать медиаторами. Кризис пройдет, а репутация останется. Закон говорит, что сейчас увольнять можно только по соглашению сторон, собственному желанию, а также в связи с сокращением штата и окончанием срочного договора. Если вы расстаетесь с коллегой, напомните ему, что сейчас пособие по безработице увеличили до федерального МРОТ (12 130 рублей) вне зависимости от причины, по которой человек уходит из компании.
О чем важно не забывать?
- Помните об отчетах. С января этого года поменялись правила сдачи отчета о стаже сотрудника СЗВ-ТД. С 09.04.2020 его нужно сдавать на следующий день после приема, перевода или увольнения. Полагаем, что он нужен для дополнительного контроля со стороны государства за количеством уволенных. Штрафы пока не предусмотрены, по «пожурить» могут. Также нужно обязательно сообщать в центр занятости информацию о уволенных во время пандемии. Если этого не сделать, вас оштрафуют на 5 тыс. рублей.
- Будут и плюсы. С января 2020 года тестируется формат электронных трудовых книжек. Мы все мечтали о том, как можно будет получить все выписки из книжки онлайн и не просить специалиста HR или бухгалтера идти за ней в сейф и проводить специальные манипуляции. Мы в PHILIN считаем, что тренд на удаленную работу, который возник из-за пандемии, приблизит тот день, когда электронные трудовые книжки станут распространенной практикой — это существенно повышает мобильность.
Справка
PHILIN (Philanthropy infrastructure) — инфраструктурная платформа для развития некоммерческих организаций. Создает сервисные решения для НКО и запускает механизмы устойчивого роста социальных проектов.
