Новости
Новости
27.05.2024
24.05.2024
23.05.2024
18+
Серии

Рецепт успеха: как НКО организовать интересное событие

Опытные организаторы рассказали АСИ о том, как найти заинтересованного партнера, почему масштаб города не влияет на успех и какие при этом сложности поджидают НКО.

Фото: BRUNO EMMANUELLE / Unsplash

Весной 2022 года российские НКО столкнулись со снижением рекуррентных и разовых пожертвований. Некоторые организации отложили или решили вообще не проводить масштабные мероприятия, пока ситуация не станет стабильнее.

Агентство социальной информации поговорило с организаторами событий из Санкт-Петербурга, Перми и села Париж в Челябинской области, чтобы понять, как организовать событие, чтобы не прогореть.

Где найти деньги?

У пермского фонда «Дедморозим» есть две линейки событий: крупные, когда главным организатором выступает сама организация (например, «Теплый забег»), и небольшие, когда мероприятие проводит знакомая компания, а фонд оказывает ей поддержку.

«Последние девять месяцев у нас было больше событий такого рода, когда приходил запрос из вне. Потому что наши собственные крупные мероприятия сложнее сделать в текущей ситуации. Проблематичнее найти спонсоров: компании пересматривают бюджеты, пересматривают экономические модели и предпочитают вкладывать деньги в адресную помощь подопечным», – говорит Инна Бабина. Она занимается фандрайзингом и финансовым планированием в фонде «Дедморозим».

РОО «Ритм Петербурга» с 2019 года организует инклюзивный фестиваль телесной перкуссии «Ритм без границ». Каждый год проект становится масштабнее: в 2022 году фестиваль проходил не только для людей с инвалидностью, но и для педагогов музыкальных дисциплин.

«Ритм Петербурга» – многократный победитель конкурса Фонда президентских грантов. Основные средства на организацию фестиваля поступают именно из гранта.

Фонд поддержки спорта Челябинской области проводит Парижский полумарафон – забег в небольшом селе Париж в Нагайбакском районе. Сначала его организовывали силами местных активистов и компаний-спонсоров, потом средства начал выделять фонд. С 2021 года забег поддерживает губернатор области.

«И теперь благодаря нашему проекту меняется даже инфраструктура. Благоустроили село, отремонтировали дороги, сейчас восстанавливают Дом культуры и музей, появилась навигация.

Туристы, которые обычно мимо нас проезжали, часто спрашивали: “Как так, у вас такая башня, но почему все так убого?”. А теперь, когда они проезжают, всегда отмечают улучшения», – рассказывает Светлана Мамедалина, организатор забега.

К чему быть готовыми?

Первый шаг в подготовке любого события – понять, почему и кому оно будет полезно, говорит Андрей Горбунов, председатель правления «Ритма Петербурга». Организация общается с потенциальными участниками, чтобы выяснить, что они хотели бы видеть и какой результат получить.

«Главное – это подготовка до начала проекта. На момент подачи заявки мы уже понимаем, что все процессы на низком старте. А когда выигрываем – дальше только задача заводить этот организационный мотор и приводить все в движение», – говорит Горбунов.

Фото: Marcos Luiz Photograph / Unsplash

Светлана Мамедалина столкнулась в начале с тем, что придумала идею проекта и даже нашла тех, кому он будет интересен, но не получила поддержку у администрации района. Идея проводить забег в небольшом селе казалась властям абсурдной.

«Изначально мне в открытую говорили: “Зачем тебе это надо, ну кто сюда поедет. Ты наведешь шороху, а нам отчитываться”. Нам с трудом согласовывали трассы, были проблемы в подписании документов и много всего другого», – вспоминает организатор Парижского полумарафона.

Благодаря упорству провести марафон в первый раз все же удалось, и на него действительно приехали люди. Успешный опыт облегчил в дальнейшем подписание регламента, а после и убедил областное руководство поддержать забег.

4,3
тыс. человек посетили село Париж 20 августа 2022 года, в день проведения Парижского полумарафона

Но сложности бывают не только в начале. Инна Бабина отмечает, что планировать масштабные события всегда сложно, особенно в турбулентных условиях. Именно поэтому фонд сконцентрировался на «камерных» событиях, где, скорее, помогает, чем организует сам.

«Другая сложность в том, что люди, которые хотят организовать события, приходят в фонд и ждут, что мы возьмем на себя большую часть работы. У нас нет такой возможности, и мы стараемся четко обозначить нашу позицию: как мы можем принять участие, сколько ресурсов вложить и что сделать. Например, мы не можем превратить группу фонда в социальных сетях в городскую афишу и подробно рассказывать обо всех событиях, что проходят в поддержку наших подопечных», – говорит Бабина.

Где найти партнеров?

Организации отмечают: ни одно событие невозможно реализовать без помощи спонсоров или партнеров. И тут главное – их найти.

Светлана Мамедалина решила обратиться к тем, кто «дружит» со спортом. Так началось сотрудничество с управляющей компанией ЮГК: Константин Струков, президент компании, лыжник и кандидат в мастера спорта. На первом полумарафоне он пробежал 21,1 км.

«Компания закрывает все траты, связанные с награждением – там много номинаций, и в среднем мы награждаем более 150 человек. Сами мы бы не смогли это сделать , так как это огромные суммы. Только за первое место на дистанции 21,1 км мы платим 80 тысяч рублей», – говорит Мамедалина.

«Ритм Петербурга» ищет партнеров в интернете. Например, недавно организация искала команду, которая смогла бы провести многокамерную съемку клипа. Специалистов нашли и сразу предложили им сотрудничество на несколько лет. Команда согласилась и даже сделала скидку.

«Важно приезжать вживую, общаться с людьми, тогда завязываются связи, и в будущем люди готовы идти навстречу: где-то подсказать, где-то помочь, а где-то и скидку дать», – уверен Горбунов.

Фото: The Climate Reality Project / Unsplash

Среди партнеров «Дедморозим» много бывших и нынешних волонтеров. Многие из них сами предлагают помощь, понимая, что их навыки или ресурсы могут быть полезны в проведении конкретного мероприятия.

Главное, чтобы партнер захотел помогать и делать это регулярно. А для этого нужно совместить его интересы и особенности события, говорят организаторы.

Время и место: как это влияет?

Эксперты уверены: география на успех не влияет. В 2022 году на Парижский полумарафон приехали почти 2 тысячи спортсменов из 24 регионов России и Казахстана. Играет роль и местное сообщество: чем больше оно заинтересовано, тем выше шанс сделать успешное мероприятие.

А вот время, потраченное на организацию, очень важно. Есть события, на организацию которых уходит несколько недель. К масштабным мероприятиям можно готовиться в течение года, и все равно не спланировать все идеально.

Как отмечают в фонде, в среднем на организацию «Теплого забега» уходит три-четыре месяца. «Дедморозим» вместе с партнерами составляет приблизительный план: как календарный, так и финансовый.

А еще на экономию времени влияет команда: чем она опытнее и слаженнее работает, тем меньше проблем будет в организации события.

«У нас в команде около десяти человек. Это те, кто помогает с копирайтингом, ведет соцсети, публикует новости, отвечает аудитории. Мы видим потенциал в тесных отношениях с командой: каждый год искать новых сотрудников очень сложно и проблематично, поэтому свою команду обнулять не стоит», – отмечает Горбунов.

Как найти свою фишку?

Фишка – то, что привлекает внимание и мотивирует людей принять участие в событии. «Дедморозим» решили сделать свои мероприятия семейными: чтобы и взрослым, и детям было интересно. Например, когда фонд проводил йога-марафон, то специально открыл детское пространство: взрослые занимались йогой, а дети – на мастер-классах.

«А еще всегда стараемся делать символические сувениры. В случае с забегом – это варежки, которые мы дарим участникам из года в год. У нас есть уже участники, которые собрали целую коллекцию. Это не просто безликий магнитик или письмо в рамке – а наш особенный символ», – отмечает Бабина.

Парижский полумарафон решил сконцентрироваться не просто на спорте. В 2022 году в Париже проходили мастер-классы от ремесленников, выступали колоритные коллективы Челябинской области, работал фудкорт с блюдами национальной кухни нагайбаков.

«С первой акции у меня была идея показать малую народность. О нагайбаках всегда говорили мало – захотелось привлечь внимание. Чтобы люди не просто приехали, пробежали и уехали, а увезли частичку нашей культуры с собой, и им захотелось вернуться. Большая часть участников приезжают к нам ежегодно», – говорит Мамедалина.

Стоит ли игра свеч?

Хотя подготовка мероприятий занимает много времени, сил и денег, НКО продолжают их планировать и проводить.

В «Дедморозим» отмечают: при организации события его плюсы оценивают не только в финансовом эквиваленте. Для фонда это возможность рассказать о себе, познакомить аудиторию с подопечными и предоставить точку входа для тех, кто еще не помогает организации.

Фото: Alex Kotliarskyi / Unsplash

«А еще это возможность создать не только событие для горожан, но и для наших сотрудников», – заключает Бабина.

Андрей Горбунов уверен: крупные события – это всегда резонанс. Люди узнают о работе организации, хотят присоединиться или помочь.

«Обычно спустя месяц после фестиваля мы собираемся и обсуждаем, как все прошло и что хотелось бы сделать в будущем. Не просто тот же самый концерт, а новые локации, увеличение команды или вообще открыть отдельный курс. В конце мы всегда думаем, как и что применить в будущем», – заключает Горбунов.

Материал подготовлен по проекту «НКО-координаты». Проект реализуется Агентством социальной информации при поддержке Фонда президентских грантов.

18+
АСИ

Экспертная организация и информационное агентство некоммерческого сектора

Попасть в ленту

Как попасть в новости АСИ? Пришлите материал о вашей организации, новость, пресс-релиз, анонс события.

Рассылка

Cамые свежие новости, лучшие материалы в вашем почтовом ящике