Утверждать годовую и бухгалтерскую (финансовую) отчетность должны все некоммерческие организации за исключением религиозных. Эта норма отражена в части 3 статьи 29 Закона «О некоммерческих организациях». Утвердить годовую и бухгалтерскую отчетность нужно на ежегодном общем собрании НКО. Как проводить это собрание, Агентству социальной информации рассказала Юлия Илясова, практикующий юрист по сопровождению НКО.
Зачем проводить общее собрание
Помимо утверждения отчетности, которое необходимо по закону, во время годового собрания НКО могут оценить и проанализировать свою предыдущую работу. Поэтому это не только обязательно, но и полезно, считает эксперт.
На собрании можно разобрать цифры из годового отчета и бухгалтерской отчетности, на их основе выявить слабые места и достижения предыдущего года, рассмотреть результаты работы и с финансами, и с кадрами, и с другими ресурсами.
Это в свою очередь может помочь поставить более удачные цели и планы на следующий год. А публикация таких отчетов способствует открытости и прозрачности деятельности НКО.
Как провести общее собрание
Все заседания органов управления НКО, в том числе и общее годовое собрание, проводят по правилам, которые устанавливают в уставах. Поэтому собрания можно проводить и очно, и онлайн, и в смешанной форме, если позволяет устав. Утвердить годовую и бухгалтерскую отчетность можно в таких же форматах, следует из пункта 4.1. статьи 29 Закона «О некоммерческих организациях».
По статье 29 Закона «О некоммерческих организациях» утверждение отчетности относится к компетенции высшего органа управления некоммерческой организации.
Кто может участвовать
Для благотворительных организаций и фондов в собрании должен участвовать высший коллегиальный орган управления. Для общественных организаций отчеты может утвердить постоянно действующий коллегиальный руководящий орган, если это прописано в их уставах.
Участвовать в годовом собрании могут и другие люди, сотрудники некоммерческой организации, если этого не запрещает устав конкретной организации. Но права голоса на собрании у них все равно не будет.
Когда проводить
В законодательстве нет конкретного срока, в который нужно провести годовое собрание НКО. Однако планировать дату собрания можно, исходя из пункта 5 статьи 18 Закона 402-ФЗ, согласно которому НКО должно предоставить обязательный экземпляр отчетности не позднее трех месяцев после окончания отчетного периода.
То есть провести годовое собрание нужно так, чтобы успеть предоставить бухгалтерскую отчетность вовремя: до 31 марта следующего после отчетного года.
Что обсуждать
В законах нет норм, которые бы ограничивали количество и содержание вопросов, выносимых на годовое собрание.
«Лично я рекомендую руководствоваться в этом случае перечнем требуемых в ходе проверки у некоммерческих организаций документов, поскольку их представление является обязательным», — говорит юрист.
Поэтому в первую очередь на годовом собрании нужно:
- утвердить сметы доходов и расходов (финансового плана) с их приложением;
- утвердить годовой календарный план мероприятий с приложением примерного графика;
- утвердить аудиторское заключение (если оно обязательно) или отчет ревизора (при его наличии в организации);
- для фондов и общественных объединений — утвердить годовой отчет об использовании имущества НКО с указанием источников формирования имущества;
- для благотворительных организаций — утвердить благотворительные программы, годовой план, бюджет.
На годовом собрании НКО может определить приоритетные направления деятельности, принципы использования имущества, пересмотреть внутреннюю политику.
Еще, советует Юлия Илясова, на собрании важно проанализировать прошлогоднюю работу на соответствие целям НКО.
«Например, если по результатам за прошлый год или по плановой смете на будущий год становится очевидно, что необходимо заняться другими видами деятельности, то следует рассмотреть вопрос об изменении целей. Нужно иметь в виду, что в случае существенного изменения приоритетных направлений деятельности могут понадобиться изменения в устав и наименование НКО, а также актуализация сведений ОКВЭД в ЕГРЮЛ», — замечает юрист.
Как документировать собрание
Решения годового собрания оформляются протоколом. Его содержание и оформление не отличается от других протоколов заседаний высшего органа управления некоммерческой организации.
К протоколу можно добавить несколько приложений. Юлия Илясова рекомендует следующие документы:
- бухгалтерский баланс с отчетом о целевом использовании средств и приложений к ним, предусмотренными законодательством о бухгалтерском учете;
- годовой отчет, включающий смету на текущий год и анализ показателей за отчетный год;
- аудиторское заключение (если оно есть) или акт ревизионной проверки;
- утвержденные отчеты и программы, в том числе отчет об использовании имущества, отчет некоммерческой организации об использовании благотворительных пожертвований, собранных в ящики-копилки и так далее.
Почему нельзя им пренебрегать
Некоммерческие организации часто не предоставляют в контролирующие органы протоколы годовых собраний, рассказывает эксперт. Минюст часто упоминает это в «обзоре типичных нарушений некоммерческих организаций, выявляемых в ходе проверок».
«При опросе представителей НКО преобладающее большинство отвечает, что не обращали внимание на такие положения законодательства и не знали об обязательности проведения собраний органов управления в соответствии с периодичностью, указанной в уставе», — рассказывает юрист.
Тем не менее НКО обязана предоставлять протоколы годовых собраний при проверках. Если она не исполняет это обязательство, ей могут вынести предупреждение.
Само по себе уклонение от проведения годовых собраний не считается отдельным нарушением, за которое грозит административная ответственность. Однако если НКО не будет исполнять требования из предупреждении об устранении нарушений, ее может ожидать внеплановая проверка, а потом и административная ответственность.
«На практике непроведение некоммерческой организацией годовых собраний расценивается как несоблюдение ею положений своего устава и/или отсутствие деятельности, а при многочисленности или серьезности выявленных в ходе проверки нарушений является одним из оснований для ликвидации организации», — заключает Юлия Илясова.
