Инструкция: как НКО пользоваться таск-менеджерами

Таск-менеджеры – это программы для управления проектами, в которых централизованно ставятся задачи и контролируется их управление. Рассказываем, чем они могут пригодиться НКО. 

Что такое таск-менеджер

Многие организации смешивают понятия и называют таск-менеджерами любые программы для упрощения и автоматизации процессов, поясняет создательница эксперт-хаба для руководителей НКО «Без сахара», соучредитель и первый директор фонда «Нужна помощь» Анна Морозова.

Но таск-менеджер – это задачник, сервис, который позволяет ставить и отслеживать задачи. 

Необходимость его использования появляется там, где есть совместная работа, отмечает Морозова. Если человек сам ставит себе рабочую задачу, сам выполняет и сам анализирует результат, он может пользоваться чем угодно: блокнотом, заметками, таск-менеджером.  

В организациях же задачу чаще ставит один сотрудник, выполняет другой, а ее результаты требуются для работы третьего. Для того, чтобы следить за задачами, можно использовать офлайн-доску в офисе. А если офиса нет или сотрудники приходят туда в разное время или работают удаленно, необходимо завести общее пространство онлайн. 

Благотворительный фонд «Дети наши» стал пользоваться таск-менеджером около семи с половиной лет назад. В фонде всегда стремились к профессионализации работы, поэтому старались перенимать все лучшие бизнес-практики, рассказывает АСИ директор фонда Наталья Петрова.

«Таск-менеджеры — хорошая штука для ведения совместных проектов. А вся наша деятельность как раз является проектной. Чем быстрее растет организация и чем больше ее штат, тем быстрее растет потребность в таких инструментах», — считает Наталья. 

Двумя или пятью сотрудниками в НКО еще возможно управлять «вручную», но когда их становится десять и более, не обойтись без автоматизированных систем. 

Таск-менеджер VS блокнот

Общим пространством для команды могут стать и обычные документы с общим доступом, и рабочие чаты, считает Анна Морозова. 

«Если это чат для троих сотрудников, которые договорились, что не будут спамить там информацией о своих кошках, задачи могут не потеряться и не забыться в таком формате. Но если команда большая и работает в разное время, сотрудник может просто не увидеть задачу, потому что после нее коллеги обсуждали невкусный кофе», — объясняет Морозова. 

«Таск-менеджер нужен, чтобы любая задача была видна несмотря ни на что и ничем не была замусорена», – добавляет Анна. 

«Таск-менеджер — это единое пространство для всей организации, объединяющее всех сотрудников и все задачи, процессы, контакты. Это единый большой блокнот, в котором хранятся задачи каждого сотрудника и подразделения, база контактов и инструкций», — объясняет Наталья Петрова. 

Таск-менеджеры действительно связаны с устойчивостью организации. Наталья приводит пример: в фонде работает фандрайзер, и все контакты доноров он записывает у себя в бумажном блокноте. Потом фандрайзер увольняется и забирает с собой свой блокнот. В случае с таск-менеджерами все данные останутся в организации. 

Для каких задач использовать таск-менеджер

Еще одна причина использовать таск-менеджер — необходимость следить за динамикой задачи. Например, если сотрудника попросили просто отправить письмо, он сходит на почту, отправит и отпишется руководителю. Такую задачу можно провернуть без таск-менеджера. Но если в ней появляются дополнительные действия — проверить трек-номер, узнать, дошло ли оно до адресата, удобнее будет пользоваться таск-менеджером, рассказывает Анна Морозова. 

Такие программы оптимизируют рутинную работу: сотруднику не нужно постоянно держать в голове повторяющуюся задачу, система сама напомнит о ней в нужный срок, замечает Наталья Петрова. Конечно, есть задачи, для которых таск-менеджер совсем не подходит, например, узнать, в каком эмоциональном состоянии тот или иной сотрудник или выстроить долгосрочную стратегию организации. Но в остальных случаях он будет полезен. 

«По сути это высвобождение оперативной памяти и времени сотрудников. Не надо делать руками то, что можно легко и просто автоматизировать», — говорит Наталья Петрова. 

Как внедрить таск-менеджер в работу НКО

Если НКО задумывается об использовании таск-менеджера, стоит не забывать, что внедрение любой информационной системы будет вызывать сопротивление команды. У сотрудников НКО всегда разный уровень владения такими системами, поэтому нужен ответственный человек, который разберется с программой и будет готов объяснять ее другим.

При использовании таск-менеджера возможен диверсификационный подход, отмечает Наталья Петрова. В фонде «Дети наши», например, позволяют психологам, которые не очень любят подобные программы, работать в таск-менеджере частично: свою содержательную часть работы вести, где удобно, а общие организационные задачи, например, предоставление новостей, в общем таск-менеджере. 

Получается, чтобы внедрить таск-менеджер в работу, нужно:

• вшить систему так, чтобы рабочие процессы не могли без нее функционировать;
• включить волю руководителя, чтобы уговорами или распоряжением подключить всех к системе;
• обучить сотрудников и сделать систему максимально понятной;
• собирать обратную связь, чтобы понимать, что еще нужно настроить. 

По словам Анны Морозовой, для любого нововведения сначала нужен человек, которому «больше всех надо». Это может быть директор или руководитель, сотрудник, через которого проходит слишком много информации, или кто-то другой, заинтересованный в упрощении работы всей организации. 

Во-вторых, говорит Морозова, нужно учитывать, что все новшества обычно принимают в штыки. Поэтому иногда стоит сначала «усложнить» работу с задачами, а потом предложить упростить ее с помощью таск-менеджера.

К примеру, завести таблицу с общим доступом, обсудить с командой, кто, в каком порядке и что вносит в эту таблицу, и проработать в таком формате какое-то время. Вскоре это станет неудобно, и можно будет выбрать подходящий таск-менеджер. 

Если организация небольшая и ведет несложные задачи, ей можно выбрать простой и бесплатный задачник. Если он становится мал и организация хочет развиваться дальше, следует обратить внимание на более продвинутые сервисы. 

Еще несколько особенностей 

При использовании таск-менеджера вряд ли получится настроить программу в самом начале и работать в ней годами, говорит Наталья Петрова. Таск-менеджер помогает развивать организацию и развивается вместе с ней, поэтому его нужно постоянно дорабатывать, добавлять новые процессы и шаблоны. Программа, которой пользуется фонд, не бесплатна, но ее стоимость вполне подъемная для среднего размера НКО. 

Большинство таск-менеджеров, рассказывает Анна Морозова, «условно бесплатны», например, за приглашение в программу большого количества пользователей придется заплатить. Однако в НКО редко бывает такой большой штат.

К тому же в вопросе об экономии бюджета нужно внимательно изучить, действительно ли это экономит ресурсы: если НКО не платит за таск-менеджер, но ее руководитель весь день бегает и ищет нужный документ, это не экономия. Нужно отдавать себе отчет, что рабочий день руководителя стоит дороже, чем годовая подписка на некоторые таск-менеджеры. 

По словам Натальи Петровой, чаще всего сторонняя помощь IT-специалистов для настройки и использования таск-менеджеров НКО не нужна. В Сети достаточно статей, гайдов и видео о работе в конкретных программах.

Вместо итогов

Чтобы проверить, не нужен ли вашей организации таск-менеджер, Наталья Петрова предлагает соотнести несколько признаков:

• если в штате НКО больше пяти сотрудников;
• если команда организации распределенная: то есть кто-то работает в офисе, а кто-то удаленно;
• если объем деятельности НКО не умещается в оперативную память руководителя и организация планирует развиваться дальше. 

Если все признаки налицо, таск-менеджер будет полезен. А подробнее узнать о разных программах можно будет непосредственно у Анны Морозовой. В ближайшее время она планирует провести встречу для НКО, посвященную работе с таск-менеджерами. Анонс встречи можно будет найти в Telegram-канале «Без сахара».