Инструкция: как правильно вести финансовый учет в НКО

На вопросы корреспондента АСИ отвечала Анна Морозова, эксперт в организационном развитии НКО, создательница сервиса LemonPiе.

Что такое финансовый учет и зачем он нужен

Проще объяснить, чем финансовый учет не является. Чаще всего его путают с бухгалтерским учетом, хотя у них есть принципиальное отличие.

Так, бухгалтерский учет нужен для государства. Мы сдаем государству отчеты, чтобы показать, что мы заплатили все необходимые налоги, не нарушили законы и потратили деньги именно на свои уставные цели.

А финансовый учет нужен прежде всего руководителю организации. По сути, это внутренний учет. Он необходим, чтобы принимать управленческие решения и понимать, что делать для того, чтобы организация росла и крепла.

Некоммерческая организация — такая же организация, как и коммерческая или государственная. Ее сотрудники должны вовремя получать зарплату, отчеты для доноров должны формироваться без ошибок, работу нужно строить так, чтобы на все хватало денег. И желательно, чтобы хватало денег на все запланированные цели.

Поэтому все цифры должны быть не только прозрачны для руководителя проекта, но и сформированы в определенную систему.

Что сложнее по структуре

К сожалению, финансовый учет сложнее бухгалтерского. Потому что мы получаем деньги от доноров и, как правило, на конкретные цели. По закону мы должны отчитаться не только перед государством, но и конкретно перед каждым донором. Показать документально, на что были потрачены его средства.

В бизнесе все проще. Когда магазин продает ботинки, он получает от условного Василия деньги. Но дальше Василию все равно, на что вы потратите деньги, которые он вам передал. И, соответственно, вам не нужно отчитываться перед Василием.

В некоммерческой организации каждое пожертвование от человека или организации сотрудники должны внимательно отследить — на что оно было потрачено. И потом отчитаться.

Как правильно составлять бюджет, в том числе бюджет грантовой заявки

Первое, на что стоит обращать внимание, — это требования донора, от которого вы будете получать деньги.

Нужно быть четко уверенным, что то, что у вас войдет в бюджет, потом будет принято в отчете. Могут возникнуть споры: а подходят ли те расходы, которые вы показываете в отчете, под те формулировки, которые вы написали в бюджете, например, можно ли считать офисными расходами покупку 1С-бухгалтерии?

В случае грантов обычно все требования указаны в положении о конкурсе: там четко написано, на что можно тратить деньги, а на что нельзя, а также дается стандарт сметы. С компаниями тоже очень важно на берегу договориться о том, на что вы потратите выделенные средства.

Даже если особенных требований от донора нет, нужно убедиться, что ваш донор понимает, что такое уставные цели. Например, он должен понимать, что вы можете всю сумму денег потратить на зарплаты. Это не должно напугать его в тот момент, когда он получит отчет или решит рассказать о своем вкладе публично.

Второе — следите за своими косвенными расходами.

У вас есть прямые расходы на проект. Вы, например, проводите 10 психологических консультаций в месяц. Нужно посчитать: зарплату психолога, аренду помещения, в котором эти консультации будут проводиться, и другие сопутствующие расходы.

Но по этому проекту вы еще будете сдавать отчет, а значит, нужно заложить в этот бюджет расходы делопроизводителя, бухгалтера или финансового менеджера, который будет его собирать. А если отчет сдается в бумажном виде, нельзя пренебрегать расходами на бумагу, поскольку сегодня она довольно дорогая. Сам напечатанный отчет нужно куда-то везти — а это уже транспортные расходы. И так далее.

Это самая частая ошибка при составлении бюджета — люди учитывают только прямые расходы, а про косвенные забывают. В итоге реальный размер расходов по проекту вырастает чуть ли не вдвое.

Как правильно расходовать деньги, чтобы хватило до отчетного периода

Совет № 1. Подготовьте четко составленный бюджет. Он должен быть расписан по месяцам или по неделям. Это — план вашего расходования.

Вы как руководитель должны сравнивать то, как вы планировали расходовать средства, с тем, как вы на самом деле их потратили. Такие сравнения нужно делать часто, в обязательном порядке хотя бы раз в месяц, а лучше чаще. Основное правило финансового учета — это регулярность. Это должно стать для вас рутиной, как почистить зубы.

Вы должны уметь оценить, позволяет ли нынешний бюджет совершить ту или иную трату средств. Если стоимость покупки сильно превышает допустимую, то решить, что делать — тратить средства и ужиматься в следующем месяце или отложить ее.

Совет № 2. Обращайте внимание, на что конкретно вы тратите деньги.

Иногда случается путаница с общими формулировками при составлении договора с донором. Например, в нем указано, что вы можете тратить деньги на аренду помещения. И вы решаете, что в эту формулировку входит и оплата помещений для тех же психологов, и оплата офиса. А оказывается, что донор имел в виду оплату аренды помещений, которые нужны непосредственно для проекта.

Получается, что из-за недопонимания вы израсходовали собственные средства, которые не планировали. Если у вас есть хоть какие-то сомнения, сразу идите к донору и уточняйте, на что конкретно можно потратить его деньги.

Какие есть инструменты ведения финансового учета

Самый простой инструмент — Excel и его аналоги. Это то, что большинство организаций использует как основной рабочий инструмент.

Конечно, если объем обрабатываемых данных становится большим, заполнять все вручную уже очень долго или невозможно. Тогда нужно автоматизировать процесс. В том же самом Excel это можно делать с помощью сложных формул, сводных таблиц, макросов. Но для этого вам, скорее всего, понадобится специалист.

В целом систем учета для бизнеса много, а вот для НКО — нет. Все потому, что бизнесу невыгодно создавать отдельные программы исключительно для НКО и нашего, как мы обсуждали выше, особенного финансового учета.

Однако существуют системы, созданные для больших НКО или этими же самыми большими НКО. Они прекрасны всем — за исключением стоимости внедрения. Поэтому, собственно, подходят они только для крупных НКО, у которых сложная аналитика.

Существует альтернативный вариант — LemonPie, который я создавала ровным счетом для того, чтобы заполнить зияющую дыру между Excel и сложными учетными системами.

Наша система довольно простая интуитивно, в ней очень много стандартных справочников, отчетов, решений, которые позволяют начать работать с финансами, даже если вы не особенно разбираетесь в аналитике. При этом сервис учитывает специфику некоммерческого сектора, например, анализирует пожертвования из разных источников.

Что именно надо учитывать при контроле финансов в НКО

Стандартный набор — статьи доходов и расходов, проекты и программы, категории доноров. 

Глубина этой аналитики зависит от тех вопросов, которые вы задаете финансовому учету. Для небольшой организации этих вопросов может быть немного. Например: «Хватит ли мне денег на зарплату сотруднику в ближайший месяц?» Ответ на этот вопрос не требует сложной аналитики.

Сложная аналитика начинается тогда, когда речь заходит о донорах и о том, что они вам дают. Это уже не финансовый учет, а решение, которое вы принимаете на основе финансового учета.

Чем больше ваша организация, тем более сложная структура анализа вам нужна для того, чтобы развиваться.

Какие основные ошибки совершают при ведении финансового учета

Ошибка № 1. Финансовый учет вообще не ведут. Считают, что единственный, кто должен заниматься деньгами в организации, — это бухгалтер.

На деле же бухгалтер занимается деньгами, которые уже случились. Он занимается ими постфактум. Ему важно показать отчет о проделанной работе государству. А задача руководителя — смотреть в будущее, поэтому контроль денежных средств в организации — это его забота, а не бухгалтера.

Ошибка № 2. Желание новичков обучиться искусству ведения финансового учета нахрапом.

Обычно это приводит к выгоранию и дальнейшему нежеланию вести финансовый учет. Не нужно сразу стремиться проанализировать огромный объем информации за прошлые годы. Любая настройка системы, в том числе финансового учета, должна базироваться на том, что вы делаете все постепенно.

Ошибка № 3. Руководители проектов не имеют доступа к бюджетам.

Как только деятельность отрывается от финансов, происходит несовпадение целей. Если у программных менеджеров нет желания или возможности отслеживать бюджеты, у бухгалтера — вникать в особенности и детали программной деятельности, то в конечном итоге это ведет к взаимному неудовольствию.

Финансисты недовольны программниками, программники — финансистами. Поэтому за деньги в проекте или в программе должен отвечать программный сотрудник. При этом у него может быть помощник — финансовый менеджер, а еще лучше, если и делопроизводитель, который ответственен за документы.

Эффективный финансовый учет — это как?

Ничего сверхъестественного в финансовом учете нет. Это не какая-то сложная наука, которую невозможно познать и которой владеют только отдельные и уникальные индивидуумы. К сожалению, финансовый учет — это просто занудство в высшем его проявлении. Чем более тщательно, детально и скрупулезно вы будете к нему подходить, тем он у вас будет эффективнее.

Важно понимать, что никакой учет — ни финансовый, ни любой другой — не нужен сам по себе. Этот материал для того, чтобы на его основе принимать конкретные решения. Поэтому если руководитель не знает, в каком направлении двигаться, то и сам финансовый учет будет бесполезен. В нем не будет ни капли эффективности.

Поэтому первое, что нужно сделать руководителю, — это написать список вопросов, ответы на которые он хотел бы увидеть в финансовом учете. Обычно их много и они разнообразны. Из самого простого — это контроль над фандрайзингом, контроль над программной деятельностью, контроль над эффективностью конкретных сотрудников и так далее.

Три слова, которые идеально описывают учет НКО

Регулярность, внимательность, решения.

Материал подготовлен по проекту «НКО-профи». Проект реализует Агентство социальной информации при поддержке Благотворительного фонда Владимира Потанина.