Каждая вторая некоммерческая организация испытывает трудности с ведением финансового и бухгалтерского учета, совершая однотипные ошибки. Никто не застрахован, но можно ли их избежать? АСИ поговорило об этом с главным бухгалтером Ресурсного центра НКО Воронежской области Андреем Провоторовым.
Более 10 лет назад Андрей Провоторов открыл свою некоммерческую организацию в сфере культуры. Существовала она тогда только на бумаге, и в команде Андрея был сотрудник, который занимался делами организации, а сам он не вникал, какие и куда отчеты они отправляют каждый месяц. После увольнения сотрудника Провоторов получил первое, как сам называет, «письмо счастья» — штраф за нарушение сроков предоставления отчетности.
Так что он не понаслышке знает о том, как легко ошибиться, и теперь, будучи главбухом ресурсного центра, помогает некоммерческим организациям это предотвратить.
Типичные ошибки
Ошибка 1. Полагание на практику
Не секрет, что некоммерческие организации открывают те люди, которые видят какую-то определенную проблему и хотят ее решить. Эти люди хорошо осведомлены о самой проблеме и знают, как действовать, чтобы оказать помощь. Но они, по словам Андрея Провоторова, никогда не сталкивались со счетами, деньгами, отчетностью и не взаимодействовали с налоговыми органами. И им зачастую даже в голову не приходит заблаговременно ознакомиться с этими процессами, либо они надеются наверстать по ходу дела.
«Руководители НКО в финансовой области своих дел в начале пути абсолютно дезориентированы. Они открывают организации и совершенно не понимают, что им делать дальше, а порой и вовсе думают, что открыли НКО — и у них все хорошо. А потом начинаются уведомления из налоговой или требования об уплате штрафа: вы не прислали отчет, вы чего-то не сделали», — поясняет в беседе с АСИ Андрей Провоторов.
Начиная свое дело, будущий руководитель, по мнению главного бухгалтера, обязан познакомиться с финансовым законодательством. «Прижать» могут, например, из-за того, что руководитель НКО не позаботился об открытии расчетного счета. В законе это право, но на деле возникает много вопросов, если он отсутствует, даже при условии того, что деятельность не ведется.
«Расчетный счет — это добровольно-принудительная история. Рекомендую его открывать всем некоммерческим организациям. Ведь счет — это кошелек вашей НКО, а ваша НКО — это организм, у которого тоже есть нужды и потребности. Кстати, НКО, даже не имея никакой деятельности, сдает в среднем 40 отчетов в год!» — говорит Андрей Провоторов.
Не каждый директор при открытии организации обзаводится и цифровой электронной подписью, а она при таком документообороте превращается в особую нужду.
Ошибка 2. Слабое планирование
Другая распространенная ошибка — несвоевременная подача отчетности в различные органы и ведомства. С одной стороны, это следствие непросвещенности в вопросе и в неком смысле небрежности отношения практиков к, на их взгляд, теоретическому процессу, с другой — отсутствия четкого плана действий.
Математика простая: отчеты по форме 6 НДФЛ, четыре ежеквартальных отчета, еще четыре по расчету страховых взносов, информация о взносах в социальный фонд — это еще четыре квартальных отчета, отчеты с персонифицированными сведениями сотрудников, ежемесячные отчеты по начислениям, даже если они не осуществлялись, — это еще 12, плюс различные статистические отчеты для разных организаций и некоторые другие. И у каждой бумажки — свой срок.
Держать даты подачи отчетов в голове фактически невозможно. Лучше не скупиться и приобрести личный кабинет в специализированных сервисах, таких как «Контур», СБИС, «Калуга», «Астрал».
«Если нет возможности работать с программой, тогда рекомендую найти в открытом доступе календарь бухгалтера и в ручном режиме прописать для себя, какие отчеты вам необходимо предоставлять, и следовать этому плану. Но там напоминаний не будет, а важно сдавать все вовремя, чтобы к вам не было санкций, ситуаций, когда еще ничего не сделал, а уже проштрафился», — комментирует Провоторов. Специализированные сервисы предлагают также обновляемую базу с установленными формами документов для подачи разных видов финансовых отчетов, освобождая тем самым вас от поисков нужного шаблона на просторах интернета.
Ошибка 3. Непрозрачные расчеты
Многие НКО, даже являясь активным грантополучателем, не знают всей бухгалтерской кухни. Они заключают договоры, ведут первичную документацию, пишут отчеты, но если запросить оборотно-сальдовые ведомости, отмечает Андрей Провоторов, то тебе их не дадут.
Поэтому, когда дело доходит до формирования годовой бухгалтерской отчетности, возникают сложности.
«Все это нельзя из головы выдумать. И даже самый талантливый по платежкам из банка не все может восстановить, — продолжает главбух. — Для НКО еще важно показывать все источники доходов: гранты, пожертвования, субсидии. Обобщение поступлений или вовсе их отсутствие в расчетах вызовет вопросы у проверяющих органов».
Сектор в тени
Все эти ошибки, по мнению Андрея Провоторова, возникают из-за того, что не хватает взаимодействия контролирующих органов между собой, а еще их открытости по отношению к организациям.
Получается, что руководители НКО узнают, что что-то нарушили, когда уже все случилось.
«Мне бы очень хотелось, чтобы Минюст, Социальный фонд России, налоговая почаще устраивали бы совместные обучения для простых смертных. К тому же даже когда они организуют разовые встречи, узнать об их проведении практически невозможно. Для этого нужно ежедневно мониторить специальные разделы на их сайтах, но про это далеко не всем известно. Людей надо обучать, надо предостерегать их от возможных ошибок. Но не всем структурам это выгодно, ведь чем больше штрафов, тем больше поступлений в бюджет», — говорит АСИ Провоторов.
И эта проблема более глубокая, по мнению главбуха. В нашей стране некоммерческий сектор, по его словам, несмотря на достойное развитие, мало кто замечает.
«Если позвонить в компанию, которая предоставляет бухгалтерские услуги или продает программное обеспечение, первый вопрос, который зададут: ”Вы ИП или ООО?” Когда отвечаешь, что некоммерческая организация, на том конце линии ощущается зависание. Люди не понимают, как с тобой дальше вести диалог», — делится впечатлениями главбух.
Но прогресс есть — уверен Андрей Провоторов: «Еще два года назад, когда воронежской НКО нужно было установить эквайринг (технология безналичного приема платежей с использованием банковских карт и систем бесконтактной оплаты. — Прим. АСИ), зависание тоже происходило на этапе, когда они уточняли, что ничего не продают и ничего не покупают. Много сил приходилось тратить на то, чтобы объяснить, что такая возможность нужна НКО для получения пожертвований — это поступление, но не реализация, это совершенно иная хозяйственная операция».
«Бухгалтерия — это тренируемый навык, — продолжает свое рассуждение Андрей Провоторов. — Но прокачивать его нужно серьезно, относиться к этой деятельности педантично, иначе — ищите профильного специалиста под себя.
Бухгалтер в НКО — это как личный врач, от него нельзя скрывать никакую информацию, он должен быть постоянным. Это не кто-то эпизодический от проекта в проект, это человек, который знает всю финансовую подноготную вашей организации. Бухгалтер пишет книгу жизни вашей организации, ее финансовую историю».
