В фонде «Жизнь как чудо» к благотворительным распродажам изначально относились как к масштабным проектам, не рассматривая промежуточных вариантов. Именно поэтому, по словам Павла Раковского, мероприятие никогда не называли «гаражной распродажей» или «барахолкой»
Наоборот, у фонд была задача подчеркнуть высокий уровень локации и партнеров. За годы проведения проект менял названия — Miracle Sale, Rooftop Charity, а с этого года стал «Чудо-распродажей».
В 2017 году в первой распродаже участвовали 38 партнеров, общий сбор составил 1,8 миллионов рублей. В этом году число партнеров достигло 86 (из них 3 — ключевых), а сумма сбора выросла до 11 миллионов рублей.
Все это, отмечает Павел Раковский, стало возможно благодаря качественной коммуникации и выстраиванию долгосрочных партнерских отношений: большинство компаний, поддержавших проект в самом начале, продолжают сотрудничать с фондом и сейчас.
Сотрудничество с брендами: выгода для обеих сторон
Сбор вещей — ключевой и непростой этап подготовки к распродаже. Он позволяет фонду выстраивать отношения с брендами, которые перерастают в крепкую дружбу.
Например, сотрудничество фонда с сетью магазинов Ekonika началось с передачи нескольких коробок обуви. Сегодня компания регулярно передает обувь, сумки и аксессуары, оказывает финансовую поддержку и привлекает сотрудников к участию в мероприятиях фонда.
По словам директора по фандрайзингу фонда «Жизнь как чудо», организация предлагает партнерам простое, но эффективное решение: «У вас есть продукты, которые не распродаются или остаются после фотосессий, а у нас есть событие, которое может превратить их в реальную помощь детям. Давайте дружить?».
Чтобы поддерживать интерес партнеров, фонд старается обеспечивать прозрачность и регулярную обратную связь. После мероприятий компании получают не только отчетные данные, но и истории подопечных, которым помогли их пожертвования, а также информацию о врачах, прошедших обучение или повышение квалификации.
Фото предоставлено фондом «Жизнь как чудо»
Бюджет и pro bono: на чем можно сэкономить
Главный принцип формирования бюджета «Чудо-распродажи» — экономить без потери качества. За годы работы фонд сформировал базу надежных партнеров и подрядчиков, которые предоставляют значительные скидки.
Для тех, кто только начинает организовывать распродажи или похожие события, самый простой способ сэкономить — использовать теплые контакты, говорят в фонде. Если их нет, можно самостоятельно искать и просить скидки. Со временем сформируется сеть проверенных подрядчиков и партнеров.
Например, на протяжении всех 12 лет отель The Carlton бесплатно предоставляет площадку ждя проведения «Чудо-распродажи». При этом фонду предлагают не только помещения, но и команду менеджеров, которая помогает в проведении события.
Все товары для распродажи партнеры предоставляют безвозмездно. Фотографы, видеографы, аниматоры, гримеры, поставщики кофе и воды, а также волонтеры помогают фонду бесплатно. Основные статьи расходов — это оборудование (рейлы, отпариватели, раздевалки), баннеры и другие технические расходники.
Баланс шопинга и благотворительных смыслов
Организаторы стараются сделать распродажу комфортной для посетителей. Пространство разделено на несколько зон: отдельный зал с одеждой и обувью, ярмарка в холле, точки с кофе, напитками и мороженым, места для отдыха и фотозоны. Для детей работает игровая зона с аниматорами.
В этом году на «Чудо-распродаже» была комната тишины, в которой показывали фильм «Невидимые герои» о врачах-неонатологах. Посетители могли не только отдохнуть от шума основного зала, но и больше узнать о работе фонда «Жизнь как чудо».
При продумывании ключевых событий уделяется много времени концепции, чтобы максимально эффективно использовать пространство, возможности локации и партнеров. Цель мероприятия — вызвать у посетителей восторг и желание вернуться на следующую распродажу, говорит Раковский.
Распределение ролей и работа с волонтерами
Организация мероприятий — важная часть фандрайзинга фонда, поэтому планирование начинается задолго до события. Проект-менеджер собирает команду, распределяя зоны ответственности и множество других задач. Фонд реализует почти все работы силами своей команды, временно превращаясь в полноценное ивент-агентство, что позволяет сохранять контроль над качеством и экономить бюджет.
Амбассадоры — попечители, инфлюенсеры и вовлеченные люди — отвечают за привлечение партнеров, передающих вещи, и за привлечение гостей.
На самой распродаже заняты до 80 волонтеров, которые сортируют вещи, наполняют рейлы и поддерживают атмосферу праздника. В последние годы большинство волонтеров предоставляет Московский авиационный институт.
Часто дружба с волонтерами не ограничивается одним участием в «Чудо-распродаже». Например, Наталия Королева из Мурманской области, посетив мероприятие, настолько вдохновилась, что по возвращении домой нашла нового партнера для фонда — небольшую сеть кофеен, которая теперь передает часть своей выручки на поддержку подопечных.
Преодоление сложностей
Главная сложность проведения распродажи заключается в длительном цикле подготовки и реализации, а также в большом количестве участников процесса, с которыми необходимо постоянно взаимодействовать и оперативно координировать работу.
Фонд работает с более чем 80 партнерами, а также с 3-5 ключевыми информационными партнерами. Огромное количество товаров превращает офис в склад на целый месяц, и вся команда подключается к их разбору.
Во время последней распродажи организаторы опасались перебоев с мобильным интернетом рядом с Кремлем. Из-за этого могли возникнуть сложности с оплатой картой и через СБП, на которые приходится около 80% всех пожертвований. Чтобы этого избежать, финансовый отдел фонда заказал десяток терминалов, настроил удаленную сеть в офисе и предоставил данные отелю для доступа на площадке.
Универсальные элементы для любой НКО
Может показаться, что событие такого формата, как «Чудо-распродажа», может реализовать только большой фонд с достаточным количеством ресурсов. Но в организации отмечают: формат распродажи понятен всем и не требует серьезных вложений.
Перед началом такого проекта важно ответить на несколько вопросов: готова ли команда к такому масштабному событию, есть ли партнеры или друзья, г сможет ли фонд собрать достаточно гостей, и действительно ли это необходимо. Если хотя бы на половину вопросов ответ «да», то можно начинать, считает Павел Раковский.
Фото предоставлено фондом «Жизнь как чудо»
Такие мероприятия — это не всегда про деньги, это про людей, про выстраивание отношений и про возможность сделать что-то новое, добавляют в фонде.
Материал подготовлен по проекту «НКО-Профи: поддержка, преемственность, развитие», который реализуется Агентством социальной информации при поддержке Фонда президентских грантов.
