26 августа в парке «Городской сад» Краснодара уже в четвертый раз пройдет ежегодный фестиваль «Папа может!», в программе которого традиционно – конкурсы и подарки от партнеров, мастер-классы для взрослых и детей, «забег грудничков» и анимация. Организатор фестиваля — центр реализации социальных волонтерских инициатив «Корпорация добра».
О том, сколько стоит организовать независимый фестиваль, АСИ рассказала его организатор Наталья Мацко.
Составление бюджета
«Основная цель фестиваля – создать площадку, где папы могут стать примером для детей: не на словах, а на деле продемонстрировать свои умения и навыки, а где нужно – сообразительность и смекалку», — описала фестиваль собеседница АСИ. В основном на него приходят семьи с маленькими (до восьми лет) детьми. Бюджет фестиваля с охватом от 600 до 900 участников составляет от 50 до 80 тыс. рублей, которые выделяют спонсоры. При этом команда – всего два организатора и до восьми волонтеров.
Подготовка фестиваля начинается с составления бюджета. Наталья рекомендует обязательно включить в него:
- ведущего, музыку (оборудование, диджей)
- оформление площадки
- дизайнера (создание афиши и макетов для социальных сетей)
- фотографа и видеооператора
- вознаграждение организаторам
«Первые пункты можно «закрыть» за счет бартера и личных связей. Возможно, у ваших коллег есть возможность поддержать проект и вложить в него свое время. Вы можете пригласить не одного, а нескольких ведущих, чтобы они провели не более двух часов своего времени на мероприятии. Также можно работать с фотографом, дизайнером, декораторами. Вы можете пригласить студентов профильных вузов, чтобы они в качестве практики и для портфолио оформили вам площадку, сделали макет афиш. В этом случае нужно быть готовым к возможному невысокому качеству работы и срыву дедлайна», — говорит Наталья Мацко.
Самый важный пункт – вознаграждение организаторам. Ведь в зависимости от масштаба события его подготовка занимает от трех до шести месяцев. Чем ближе фестиваль, тем больше времени он требует: большинство спонсоров и партнеров «просыпаются» незадолго до мероприятия. По словам Натальи, в среднем этой работе нужно уделять от двух часов в день. За неделю получается 10 часов. Умножим на три месяца и получим 120 часов. В среднем в Краснодаре час работы координатора или менеджера стоит 250 рублей. В итоге за три месяца координатор при такой нагрузке может претендовать на 30 тыс. рублей.
«Отдавать организацию фестиваля волонтеру можно в том случае, если волонтер – опытный организатор, у которого есть физическая возможность посвятить проекту достаточно времени, сил и энергии», — уточнила собеседница АСИ.
Работа со СМИ
Важное направление – рекламная кампания и работа со СМИ. Без информационной поддержки трудно собрать аудиторию, которую вы обещаете, например, спонсорам. Один из хороших способов решения задачи – заручиться поддержкой СМИ, блогеров.
«Именно поддержкой, а не финансовыми обязательствами. Работать со СМИ в регионе труднее по причине их небольшого количества. До сих пор многие СМИ (как коммерческие, так и государственные) просят деньги за поддержку социальных и независимых проектов. Нужно искать лояльных, предлагать интересные форматы сотрудничества и не только просить, но и давать взамен: рассказывать вашей аудитории об информационных партнерах, предлагать партнеру креативную интеграцию на площадке, поздравлять с днем рождения сотрудников редакции, — уточняет Наталья Мацко. — Все это и многое другое входит в обязанности PR-менеджера».
Например, совместно с информационным партнером «Афиша Краснодара» команда фестиваля разработала специальный медиапроект, приуроченный к фестивалю «Папа может!», в котором задействовали в качестве героев пап Краснодара – представителей интересных профессий.
Спонсоры
Для привлечения финансирования на фестиваль на этапе составления бюджета обдумайте опции для спонсоров, составьте коммерческое/спонсорское предложение. При их подготовке важно четко понимать, какую аудиторию вы планируете привлечь, ее портрет, каким будет коммуникационный план в социальных сетях и информационная поддержка в СМИ, какие варианты интеграции предлагаются спонсору.
«Поставьте себя на место человека, который принимает решение по вашему предложению: что ему важно получить в итоге? Выполнение плана, креативная интеграция бренда, лояльность аудитории? Понимая задачи компании, которой вы предлагаете спонсорство или партнерство, вы можете сформировать наиболее актуальное предложение, повысив шансы на одобрение», — советует Наталья Мацко.
Подписывайтесь на канал АСИ в «Яндекс.Дзен».
