Что такое автоматизация?
Автоматизация – это использование технических средств, чтобы облегчить работу сотрудников. Она помогает избавиться от рутины, исключить человеческий фактор и освобождает время коллектива для других задач. Благодаря автоматизации директор НКО может контролировать сотрудников, следить за ресурсами и управлять организацией онлайн.
«Автоматизация — это, скорее, образ мысли, чем техническое решение», — отмечает исполнительный директор Благотворительного фонда «Правмир» Татьяна Апатова.
Зачем она нужна?
Автоматизация – часть процесса оптимизации. Нужно понять, поможет ли замена сотрудника роботом повысить качество работы и возможно ли это. Если да – автоматизация нужна.
Этот процесс нужен не только директору, но и коллективу. Он освободит время сотрудников для выполнения других задач и очертит границы работы каждого.
«В НКО должностная инструкция и перечень обязанностей сотрудника написаны часто вилами по воде. Благодаря автоматизации ты прикрепляешь за человеком конкретный процесс. Это ясность как для директора, так и для сотрудника», — поясняет Апатова.
Автоматизация нужна, чтобы снять лишний стресс, в том числе у тех, кто обращается в НКО. Автоматизация не убивает душевность, но помогает сотрудникам меньше выгорать и больше посвящать себя подопечным.
С чего начать?
НКО нужно проанализировать свою работу и понять недочеты. Это этап оптимизации. Можно использовать виртуальную доску Miro, сервис Lucidchart – они помогут систематизировать и собрать вместе информацию.
НКО должна определить направления, которые нужно менять. Например, можно автоматизировать работу с email-обращениями.
Дальше идет этап автоматизации, который не требует вложений: часто организация использует не все функции, которые встроены в сервисы. Например, в почте можно настроить автоматический ответ о том, что письмо пришло и в какие сроки организация на него ответит.
Также в интернете есть специальные рассылочные сервисы, обучающие платформы и гайды по работе с электронной почтой. Их тоже можно использовать.
Если ресурсов в открытом доступе недостаточно, нужно обращаться к программистам и разработчикам. Или попросить похожие технологии у других НКО.
Где использовать?
Работа с пожертвованиями и обращениями, документооборот, координация волонтеров и склад – все это НКО может автоматизировать.
Чтобы автоматизировать работу с донорами, «Правмир» сделал специальную базу данных. Там хранится информация о том, на что человек жертвовал, чем интересовался. Все это помогает сделать дальнейшую работу с донором индивидуальной.
Такая же база данных есть и с подопечными. В фонд приходит обращение от семьи, его обрабатывают. Затем фонд открывает сбор. Когда деньги собраны и лечение пройдено, система закрывает карточку подопечного и передает информацию об этом в систему работы с донорами. После этого отправляется письмо тем, кто поддерживал адресный сбор.
Все сервисы в фонде автоматически обмениваются информацией между собой, что позволяет оперативно формировать отчеты и базы данных.
Какие возможны сложности?
Дорого и долго – так многие НКО относятся к автоматизации.
На самом деле это не так. Часть автоматизации для НКО бесплатна – это курсы и гайды в открытых источниках, помощь коллег по сектору и изучение функционала в используемых сервисах. Есть сервис ПланФикс – это конструктор, где можно сделать программу под НКО.
Платные услуги – это работа программиста и разработчика. Фонд «Правмир» потратил 600 тыс. рублей, чтобы автоматизировать процесс: над этим работал программист и архитектор CRM.
CRM-система — это специальное программное обеспечение для организаций, предназначенное для автоматизации стратегий общения с донорами, подопечными и партнерами.
Иногда IT-компании и разработчики могут снизить стоимость своих услуг для третьего сектора. TeploDigital предоставляет легальные программы и сервисы для НКО со скидкой. Еще часть средств на автоматизацию можно заложить в грантовые заявки.
Продолжительность процесса автоматизации зависит от объема и сложности работы. «Правмир» потратил на это полтора года.
Сейчас фонд готов бесплатно передать свой код другим НКО. «Дети наши» тоже готовы предложить НКО свою систему автоматизации: она подходит для небольших и средних фондов.
Что делать, если коллектив не принимает автоматизацию?
Часто автоматизация идет «сверху» и сотрудники к ней не готовы. Исполнительный директор Фонда развития Политехнического музея Анна Морозова советует начинать автоматизацию с отдела, где процессы понятны и четки, а успех будет виден сразу. Например, с бухгалтерии.
Обучение сотрудников поможет перейти на новую систему безболезненно. Легче адаптироваться поможет специалист, который ответит на все вопросы. Можно устроить встречу с генеральным директором и программистом.
«Чтобы люди заговорили, чтобы предлагали, говорили то, что думают, а не то, «как правильно» – это была задачка посложнее, чем автоматизация», – рассказывает Апатова.
Не стоит торопить сотрудников: переход на новые программы может быть болезненным. Стоит объяснить, что автоматизация вводится для упрощения работы, а не для обесценивания труда.
Кому не подходит?
«Пока у НКО нет свободных денег, пока в мыслях нет этой автоматизации, потому что все горит – это не нужно», – считает Анна Морозова.
Автоматизация должна проходить из внутреннего желания и осознания, а не потому что «модно». Нужно понимать, какие цели стоят перед НКО и поможет ли автоматизация в их достижении.
Нельзя начинать автоматизацию, если НКО не оптимизировала процессы и не поняла, что нужно менять. Команда «Правмира» анализировала работу самостоятельно, это заняло около месяца.
Может пригодиться помощь фасилитатора. Человек «из вне» легче увидит проблемы в процессе и поделится с лайфхаками, которыми пользовались другие НКО во время автоматизации.
Возможна ли автоматизация в небольших НКО?
По мнению Анны Морозовой, легче автоматизировать работу в НКО, где немного сотрудников, а потом масштабировать это опыт.
С другой стороны, чем меньше подчиненных, тем хуже они понимают, зачем им внедрять роботов в общении между собой. Если в планах НКО масштабировать свою работу, автоматизация актуальна на будущее.
Где автоматизация заканчивается?
В инструкции должно быть прописано, какая часть работы зависит от робота, а какая – от человека. Если в организации понимают, что робот может некорректно справиться с задачей, лучше оставить ее за сотрудником.
«Это вещи, которые связаны не с автоматизацией, а с продуманностью взаимодействия НКО с подопечными, донорами, коллегами», – уверена Морозова.
Автоматизация – удобное хранение и передача данных, она не делает работу за сотрудника.
Медиацентр «АСИ – Благосфера» – совместный проект центра «Благосфера» и Агентства социальной информации. Его цель – продвижение в обществе идей благотворительности и социальной ответственности, социальной активности граждан с использованием различных медиаформатов. Один из таких форматов – медиаклуб для проведения обучающих, дискуссионных и просветительских мероприятий в сфере коммуникаций с участием профессионалов для НКО, сообществ, граждан.
