Онбординг: адаптация с первого касания — кейс лауреата премии «НКО-Профи»

БФ СТ «Всё получится!» стал победителем первой премии «НКО-Профи» в номинации «Сектор возможностей» — за системный и продуманный подход к адаптации и сопровождению новых сотрудников.

Проект «Всё получится!» действует с 2019 года. Он начинался с социальной практики сопровождаемого трудоустройства в Санкт-Петербурге. Постепенно команда накапливала опыт, формировала технологию и начала транслировать ее в другие регионы. Сегодня у проекта амбициозная цель — сделать так, чтобы к 2019 году доступ к услугам технологии сопровождаемого трудоустройства «Всё получится!» был у молодых людей в 40 регионах России.

Первые шаги HR

По мере роста проекта становилось понятно, что знания важно сохранять и передавать не только «наружу», но и внутри команды. Начали с проблемы утери накопленных знаний, уходящих из организации при увольнении сотрудников. Решили оцифровать данные, собрать опыт разных специалистов, сформировать базу знаний. Она помогает новым сотрудникам погружаться в процессы и обучаться технологиям работы со стейкхолдерами и благополучателями.

Так в фонде появился блок обучения и адаптации, за который отвечает HR-отдел. Его сформировали в 2023 году — к тому моменту в организации было 77 штатных сотрудников. Решили не нанимать внешнего HR-специалиста, а сформировать новый отдел из уже работающих и погруженных в проблематику инклюзии людей.

Первой задачей HR-отдела было помочь коллегам «сонастроиться», осознать себя командой, работающей на общий результат. Начали со сбора информации: какой опыт у сотрудников фонда, какие трудности у тех, кто только пришел в команду?

«Целый год у нас был цикл встреч, мы проводили опросы. Нам надо было понять, что удерживает специалистов в организации и что, наоборот, мешает их работе, какие проблемы возникают, — говорит Елена Орлова, руководитель HR-отдела фонда. — Мы собрали информацию, и стали думать, как поддержать на разных этапах наших сотрудников».

За работу

HR-специалисты проследили весь путь, который проходит сотрудник, с «первого касания». Каким человек видит фонд «Всё получится!» на сайте и как оценивает вакансию на HeadHunter, на которую откликается? Стали следить за тем, чтобы все было максимально прозрачно: будущий сотрудник должен четко понимать, чем занимается организация и какой у него будет функционал.

Далее новый сотрудник проходит учебный курс и изучает информацию на платформе, где оцифрованы все услуги фонда. HR-специалисты знакомят всех новичков, даже не работающих напрямую с благополучателями, с инклюзивной культурой. Все это помогает новому человеку освоиться в течение месяца, понять, что и как он должен делать.

«Мы стали больше внимания уделять обучению на входе. Появилась система, четко выстроенные этапы онбординга. Мы начали контролировать этот путь — не следить за дедлайнами, а подключаться там, где возникли сложности», — говорит Елена Орлова.

Новому сотруднику помогают также чек-листы, в которых прописаны все шаги, например к кому с какими вопросами обращаться, встречи один на один с руководителями разных направлений.

Через месяц после трудоустройства новый сотрудник дает HR-отделу обратную связь о работе в организации, в том числе об онбординге: как все организовано и какие трудности остались. HR-отдел учитывает это в будущем, чтобы сделать включение нового сотрудника в работу еще легче.

«Обратная связь очень важна для нас. Мы все время проводим опросы, и у нас в принципе все построено на инициативе сотрудников — у них всегда есть возможность оставить отзыв, что-то предложить, — объясняет Елена Орлова. — Например, благодаря опросам мы поняли: человек не совсем понимает, что ему делать в первый день. Тогда мы придумали подготовить чек-листы, в которых прописали в том числе и это».

Евгения Кандакова, руководитель отдела «Сопровождаемое трудоустройство», работает в фонде «Всё получится!» семь месяцев. Ее впечатлило, с каким уважением здесь относятся к сотрудникам и их ценностям. На собеседовании HR-специалист интересовался не только опытом, но и спрашивал, например, что для нее значит инклюзия. А после было второе, коллективное собеседование — Евгения претендовала на роль руководителя отдела и его сотрудники задавали ей самые прямые вопросы, чтобы понять, как она работает с командой.

Период адаптации длился шесть месяцев. Евгения постепенно включалась в работу и погружалась в задачи, следуя чек-листам. Еженедельно проходили встречи с руководителем организации: новая сотрудница рассказывала, как она себя чувствует на рабочем месте, в каком направлении хочет развиваться и как видит свое будущее в фонде.

«Прийти на роль руководителя в большую слаженную команду — это всегда вызов. Справиться с ним мне помогла забота фонда о сотруднике, которая проявляется даже в мелочах, — рассказывает Евгения Кандакова. — Например, было очень удобно, что я могла легко сориентироваться и запомнить коллег — у нас есть специальный файл, где указаны должности, фотографии и контакты всех сотрудников фонда».

Двигаемся дальше

Руководители направлений регулярно проводят встречи один на один со своими сотрудниками, где те могут поделиться тем, что их беспокоит, и получить поддержку. Проводятся интервизии — профессиональное обучение через разбор конкретных ситуаций: рассматриваются рабочие кейсы, вырабатываются новые решения и алгоритмы действий. По запросу для сотрудников проводят супервизии и индивидуальные консультации с психологами — «Всё получится!» сотрудничает с тремя внештатными специалистами. Недавно в организации появилась также программа коучинга: сотрудники, которые хотят профессионально расти, обсуждают свой карьерный путь и возможности роста.

«У меня была непростая ситуация — я стала руководителем в сложившемся коллективе, и психолог очень помог мне справиться с тревогой в этот момент. Супервизии также меня поддерживают — можно проговорить тревожащую тебя ситуацию или разрешить конфликт при модерации психолога, — рассказывает Евгения Кандакова. — В интервизиях я особенно ценю возможность обсудить проблемы с коллегами из других отделов, посмотреть на привычные вещи с другой стороны. А с помощью коуча я поставила себе новые цели: какими инструментами хочу овладеть для работы с командой».

В фонде приветствуются и «низовые» инициативы, подразумевающие неформальное общение коллег. Участие в таких мероприятиях всегда добровольное. Например, появилась традиция «рандом кофе» через сервис Яндекса: раз в две недели бот определяет пары, которые договариваются и встречаются на полчаса. По инициативе сотрудников регулярно проходят встречи киноклуба, мастер-классы, походы.

«Всё это помогает нам создать крепкую команду и предотвратить текучку, — говорит Евгения Кандакова. — В беседах один на один с сотрудниками своего отдела я часто спрашиваю, что их удерживает в фонде, и многие отвечают “хорошая команда”. Это большая заслуга руководства и HR-специалистов фонда — благодаря им создана культура работы с сотрудниками».

Практика – лауреат премии «НКО-Профи»

В фонде создана и работает целостная модель поддержки сотрудника с первого контакта с кандидатом до завершения испытательного срока и полноценного включения в рабочие процессы.

«Принципиальная особенность практики — равная ценность всех этапов входа в организацию… Это единая логика заботы о человеке, а не набор отдельных HR-процедур», — подчеркивают в фонде.

Вторая ключевая характеристика практики — культура постепенного, экологичного погружения. Даже в периоды высокой нагрузки организация не форсирует включение сотрудника. Он получает пространство для знакомства с миссией, людьми и способами работы, начинает понимать контекст и свою профессиональную роль.
Формирование внутренней сети контактов — осознанная цель адаптации. Для этого используются формальные и неформальные механизмы включения в команду, которые позволяют сотруднику почувствовать себя частью профессионального сообщества, а не только функциональной структуры.

Третья особенность — управляемость процесса при сохранении индивидуальной траектории. Процедуры унифицированы, но темп погружения настраивается под человека. Отдельный элемент модели — системная оценка качества адаптации. После каждого цикла входа собирается обратная связь от нового сотрудника и его руководителя. Она позволяет корректировать процесс.

Фокусируемся на заботе

Чтобы создать поддерживающую систему, фонд использовал стандартные HR-процедуры и инструменты, рассказывает Елена Орлова. Но при этом учли и специфику некоммерческих организаций — сюда приходят работать неравнодушные, стремящиеся помогать люди, и риск выгорания высок. Поэтому внедрили регулярные супервизии и интервизии — процессы, которых обычно нет в коммерческих компаниях.

Сейчас организация закладывает в свой бюджет зарплату HR-специалистам и гонорары психологам. Большинство этих специалистов заняты на квотируемых местах как люди с инвалидностью, а полторы ставки и работа внештатных сотрудников оплачивается из грантовых средств — «Все получится!» уже много лет поддерживают Фонд Потанина, фонд «Абсолют-помощь» и стратегический партнер — фонд «Вклад в будущее».

На эти же средства в ближайшем будущем планируется «упаковать» все HR-процедуры. Сейчас «упакован» только онбординг, а остальные процессы расписаны не так подробно, объясняет Елена Орлова. Важно стандартизировать, описать и уложить в HR-продукт все направления работы фонда, создать HR-метрики, на основании которых принимаются решения, оцифровать и прописать индивидуальные карьерные треки.

«Систему поддержки сотрудников сложно выстроить без HR-процедур, а внедрить их НКО удается нечасто — это объемный и непростой процесс, вкладываться в который при ограниченных ресурсах и постоянной необходимости экономить, сложно, — говорит Елена Орлова. — Я рада, что наша организация, несмотря на все сложности, фокусируется на заботе о сотрудниках и у нас есть возможность развивать HR-направление. Это мотивирует сотрудников работать дальше и достигать амбициозных целей».

Сотрудники НКО могут обращаться за консультациями по HR-процессам к Елене Орловой по mail: e.orlova@rabota-i.org.