COVID-19 разрушил привычный уклад жизни, закрыв десятки тысяч россиян на карантин. Для многих удаленная работа давно стала нормой, но эти долгие «каникулы» мир запомнит как время размытия офисных границ.
Сегодня у нас есть все возможности для продуктивной работы из любой точки мира: социальные сети, мессенджеры, удаленные платежи, сервисы для видеоконференций. В связи с пандемией коронавируса обстановка в мире стала действительно напряженной, и команда PHILIN предлагает использовать ее как урок по адаптивности. Правда, если крупные коммерческие компании могут позволить себе совершать ошибки и методично исправлять их, то у некоммерческих организаций, к сожалению, не всегда есть на это ресурсы и время. Поэтому лучше заранее разработать план и предусмотреть возможные трудности.
PHILIN обслуживает более 60 НКО в постоянном режиме. Мы оказываем услуги на аутсорсе и чаще всего не присутствуем в офисе клиентов, поэтому справедливо будет сказать, что мы знаем об удаленной работе все. Помимо привычных звонков и переписок, мы пользуемся специальным программным обеспечением (хелпдеск-система, ip-телефония, автоматизированные процессы взаимодействия), которое позволяет не тратить драгоценное время фондов. Также часть нашей команды работает из другого города, а сотрудники московского офиса могут смело остаться дома даже при незначительных признаках простуды. Делимся простыми способами, как перевести команду в удаленный режим, чтобы работа продолжала кипеть.
Доступ к сетевым ресурсам компании должен быть у всех (проверьте дважды!)
Карантин не страшен людям, работающим на ноутбуках, но стационарный компьютер домой забрать сложно. Поэтому мы рекомендуем организовать удаленный доступ к рабочему компьютеру. Важно позаботиться об этом заранее, желательно, пока все в офисе. Помните, что некоторым коллегам может понадобиться помощь — кто-то недостаточно хорошо владеет новыми технологиями, а кто-то может постесняться сказать, что у него не получилось настроить компьютер. Возьмите все в свои руки!
Создайте эффект присутствия
Если день начнется с коллективной планерки, каждый получит задачи и поймет, чем занимаются другие. Сначала в видеоконференции могут участвовать все сотрудники, затем можно продолжить общение с каждым из подразделений и забрифовать всех по отдельности. Для этого можно использовать широкий спектр программного обеспечения: Zoom, Skype for business, Microsoft Teams. В отличие от переписки, такой формат позволяет лучше включаться в процесс. Вы так же, как и раньше, решаете вопросы с глазу на глаз, просто вместо респиратора вас будет защищать экран телефона или ноутбука. Заранее составьте расписание включений для каждого отдела и не пренебрегайте помощью IT-специалистов. После каждой виртуальной встречи важно делать фоллоуапы – резюме беседы, которые лягут в основу следующей видеоконференции.
Держите команду в курсе событий
Чтобы люди не выпадали из рабочей колеи, делайте рассылки для сотрудников почаще. Если такой практики в компании нет, введите ее! В письмах к команде можно делиться новостями компании, рассказывать о текущих делах коллег и дальнейших планах. На большое число получателей рассылки легко оформляются с помощью сервисов — например, Unisender, Mailchimp или Tilda.
Проверьте, все ли в чате
В каждой компании есть рабочие чаты в Whatsapp, Hangsout, телеграме и других мессенджерах. Важно, чтобы к общей переписке имели доступ все сотрудники. Помните, что дублирование информации раздражает и сбивает с толку. Проследите за тем, чтобы в чатах не было флуда.
Планируйте правильно (и красиво!)
Одна из эффективных мер, которая отлично подходит для удаленной работы – онлайн-планирование. Для этого существуют сервисы Trello, Planfix, Planner и др. Они выглядят как доски со стикерами и помогают видеть, чем занята команда прямо сейчас.
Освойте вебинары
Перенести на виртуальную площадку можно все офлайн-мероприятия, которые не удается провести в условиях карантина — мастер-классы, митапы, обучение сотрудников, знакомство с волонтерами, информационные лекции с участием экспертов. Такие эфиры имеют большую популярность и в размеренной жизни, не отягощенной карантином. Поэтому если вы еще не проводите вебинары (в соцсетях или Zoom), самое время для практики.
Также вебинары могут заменить онлайн-конференции для сотрудников. Наш учредитель Рубен Варданян работает одновременно над десятками проектов и регулярно использует вебинары для общения сразу со всей своей командой. В этом формате можно задать вопрос напрямую и оперативно узнать информацию. Это очень полезно для работы онлайн-коллектива.
Сведите к минимуму
Постарайтесь выбирать такие онлайн-платформы, которые будут доступны и максимально понятны всем сотрудникам. В условиях карантина быстро учить людей привыкать к сложным технологичным решениям довольно непросто. Если у команды еще нет опыта работы в специальных сервисах, лучше использовать те, что знакомы всем — гугл-документы или Яндекс.диск.
Загляните в будущее
Многое из того, что было доступно компаниям только в офисе, совсем скоро будет делаться из любой точки земного шара. Наличие электронной подписи, готовых шаблонов, онлайн-документов ускоряют рабочий процесс в несколько раз. Кроме того экономится время на передачу документации, канцелярские принадлежности и ценный ресурс сотрудников. Так что сложная эпидемиологическая обстановка поможет нам не просто освоить что-то новое, но и в спокойном режиме протестировать ряд технологий, которые совсем скоро станут обязательной частью жизни.
Команда PHILIN рекомендует чаще мыть руки, укреплять иммунитет и сохранять тесные контакты с коллегами на безопасном расстоянии!
Подписывайтесь на телеграм-канал АСИ.
