Путеводитель для НКО: технологии

Фрагмент главы III: «Технологии для НКО». Авторы: Анна Ладошкина, Юлия Крылова, дизайнеры, веб-разработчики, эксперты в области веб-технологий для некоммерческого сектора.

Какие IT-тенденции должна знать современная НКО?

С каждым годом некоммерческим организациям требуется все больше знаний в сфере IT, чтобы успевать за конкурентами и работать эффективно.

Вот десять современных IT-тенденций, которые необходимо следовать НКО.

1. У НКО есть работоспособный, адаптированный под мобильные устройства сайт.
2. НКО автоматизирует процессы в офисе.
3. НКО автоматизирует коммуникацию с жертвователями, благополучателями и волонтерами.
4. НКО автоматизирует и снижает затраты на обучение сотрудников и благополучателей.
5. НКО позволяет работать сотрудникам там, где им удобно, и хранит данные в «облаках».
6. НКО следит за личной безопасностью сотрудников.
7. НКО следит за безопасностью сайта и документов.
8. НКО знает и соблюдает законы, касающиеся IT.
9. НКО знает, где можно найти финансирование на поддержание IT-инфраструктуры.
10. НКО знает, где найти IT-волонтеров и получить помощь pro bono.

Что такое облачные сервисы и зачем они нужны?

Представьте себе ситуацию: у вас завтра важные переговоры, а ваш компьютер внезапно перестал включаться. А на нем презентация, отчет и другие документы. Еще более экстремально, если компьютер изъяла прокуратура и вы не успели стереть файлы и ограничить доступ. Или вы просто находитесь вне офиса и у вас появилось время поработать над определенным документом. Во всех этих случаях пригодятся облачные сервисы.

Благодаря облачным сервисам вы можете, находясь где угодно, совместно с командой работать над любыми документами: от таблицы Excel до мультимедийной презентации. Облачные сервисы доступны с разных устройств, можно получить доступ к файлам и рабочим материалам со смартфона или планшета.

Ниже – пять наиболее популярных облачных платформ для хранения файлов и удаленной работы с ними:

• Google One (Диск): https://one.google.com;
• Яндекс Диск: https://disk.yandex.ru;
• Dropbox: https://www.dropbox.com;
• pCloud: https://www.pcloud.com/eu;
• Облако Mail: https://cloud.mail.ru.

Зачем НКО таск-менеджеры?

Без должной организации рабочего процесса задачи и поручения скапливаются и путаются. Их присылают на почту и в мессенджеры, некоторые могут быть записаны только в блокноте без привязки к проектам и дедлайнам. Таск-менеджеры позволяют координировать работу команды, помогают не забывать о важных вопросах и учитывать загруженность каждого сотрудника.

Мы отобрали шесть таск-менеджеров, которыми ваша команда может пользоваться бесплатно:

• Asana: https://app.asana.com;
• Wrike: https://www.wrike.com/ru;
• «Лидер Таск»: https://www.leadertask.ru;
• Pyrus: https://pyrus.com/ru/product;
• Trello: https://trello.com;
• «Битрикс24»: https://www.bitrix24.ru.

Как перейти на электронный документооборот?

Электронная подпись становится неотъемлемой частью работы некоммерческих организаций. С 1 января 2020 года сдавать отчетность по НДФЛ на бумажном носителе могут только те юридические лица, которые за год выплатили доходы максимум десяти сотрудникам. Все остальные должны будут предоставлять документы в электронном виде и подписывать их цифровой подписью.

Чтобы начать использовать электронный документооборот, нужно подключиться к одной из систем и выпустить электронную подпись. Какие системы наиболее популярны?

Контур.Диадок https://www.diadoc.ru

Минимальный тариф за 900 руб. включает в себя 100 документов. Позволяет обмениваться документами только с контрагентами, оператором электронного документооборота которых является «СКБ Контур». При этом клиент может приобретать тарифный план «Минимальный» не чаще одного раза в год.

Taxcom/1С ЭДО https://taxcom.ru/dokumentooborot/ehdo-v-1s

Есть два варианта работы, от которых зависит оплата услуг оператора. Если вы используете решение 1С ЭДО, то цену устанавливает франчайзи 1С в вашем городе. Второй вариант работы – напрямую, без привязки к 1С.

СБИС https://sbis.ru

Минимальный пакет – 500 руб. в год, ограничение – 50 пакетов в квартал. В пакет могут входить любые виды документов и в любом количестве, но в каждом должно быть не более одного счета-фактуры. Берут оплату за подключение к сервису (500 руб.).

Полезные ссылки

Как мы выбирали сервис для электронного документооборота с заказчиками, habr.com: https://habr.com/ru/post/448666

Подпишусь под каждым словом: что такое электронная подпись и как ее использовать, «Теплица социальных технологий»: Подробнее об электронной подписи: https://te-st.ru/2020/01/29/what-is-digital-signature

Какой мессенджер выбрать для НКО?

Мессенджеры ускоряют коммуникацию и позволяют создать общее рабочее пространство для всей команды. Так как их много, лучше выбрать один как стандарт для всей организации.

Самые популярные мессенджеры:

• Whatsapp https://www.whatsapp.com;
• Viber https://www.viber.com/ru;
• Telegram https://telegram.org;
• Skype https://www.skype.com/ru;
• Facebook Messenger https://www.messenger.com;
• Signal https://signal.org/ru;
• Яндекс.Мессенджер https://yandex.ru/messenger.

Полезные ссылки

На удаленку: лучшие инструменты для дистанционной работы вашей команды, «Теплица социальных технологий»: https://te-st.ru/2020/03/19/tools-for-remote-work

Мессенджеры и угрозы безопасности. Размышляем о приватности мессенджеров вместе с главой WhatsApp, «Теплица социальных технологий»: https://te-st.ru/2020/08/06/whatsapp

Без стресса: 25 методов управления удаленной командой, «Теплица социальных технологий»: https://te-st.ru/2020/07/25/remote-work-canva

Инструменты для тайм-менеджмента, организации хранения информации и общения в команде, «Теплица социальных технологий»: https://te-st.ru/2018/04/04/tools-for-personal-development

Полное содержимое статьи Анны Ладошкиной и Юлии Крыловой о технологиях для НКО можно скачать здесь: pdf, epub (zip-архив).