«Скорая помощь для подопечных»: как работает менеджер по закупкам в НКО

Корреспондент АСИ поговорил с менеджерами по закупкам трех российских НКО и подготовил краткий гид по профессии.

Кто такой менеджер по закупкам

Государственным и коммерческим организациям для работы нужны разные товары и услуги. Канцелярия, мебель, техника, интернет, автотранспорт, бытовая химия, организация мероприятий и разработка новых сайтов – лишь небольшой список того, в чем может нуждаться госучреждение или компания.

НКО тоже регулярно закупают товары и услуги у поставщиков. Поиск наиболее выгодных коммерческих предложений, ведение переговоров с поставщиками, организация своевременной поставки товаров, подписание договоров и оформление соответствующей документации входит в обязанности менеджера по закупкам.

В крупных благотворительных организациях существуют целые отделы, которые собирают информацию о том, что необходимо закупить, от всех подразделений фонда. Такие специалисты есть в фондах «Подари жизнь», «Второе дыхание», «Дари еду», «Старость в радость», «Дети-бабочки», «Дом с маяком».

Что делает менеджер по закупкам

Фонд «Дом с маяком» регулярно обеспечивает своих подопечных всем необходимым – от лекарств и специализированного питания до медицинского оборудования и технических средств реабилитации.

«Функционал сотрудника отдела закупок в НКО и коммерческой организации схож, но есть и нюансы: необходимо исключать риски несвоевременной поставки оборудования жизнеобеспечения и расходных материалов, а в силу публичности деятельности процесс закупок должен быть абсолютно прозрачен. Главное – закупать все в срок, так как товаров всегда очень ждут наши подопечные.

Менеджер по закупкам в хосписе – это спортсмен-триатлонист, он такой же выносливый и многозадачный»,

— говорит Татьяна Рыжова, руководитель отдела закупок фонда «Дом с маяком».

Цены, сроки, и качество продукции – основные критерии при выборе товаров у поставщиков. Легче всего это соблюсти при сотрудничестве непосредственно с производителями или дистрибьюторами.

«Конечно, специфику деятельности хосписа принимают во внимание большинство поставщиков, нам идут навстречу при согласовании оптимальных условий. Тем не менее, не всю продукцию для хосписа можно приобрести у производителя, тогда привлекаются мультибрендовые поставщики», — рассказывает Татьяна Рыжова.

В фонде «Дети-бабочки» менеджер по закупкам участвует в программе «Адресная помощь». У генных дерматозов есть специфика – детям необходима ежедневная помощь, это вопрос жизни без боли. Сейчас у благотворительной организации 2500 подопечных — «бабочек» и «рыбок».

Фонд регулярно проводит анкетирование своих подопечных. Они получают список перевязочных средств и средств наружного применения, из которых мамы выбирают то, что им нужно из расчета месячной потребности ребенка. Кроме того, 75 медицинских специалистов из 34 регионов РФ присылают свои запросы. Эти данные передают медицинской команде фонда, которая их утверждает и при необходимости корректирует. После утверждения бюджета на проект «Адресная помощь» сотрудники фонда делают закупки.

Объем закупок огромный. Порой только одному ребенку необходимо отправить 80 посылок. Это плановая работа. Но иногда приходят срочные запросы от коллег – например, закупка медикаментов для ребенка, который находится в больнице. Задача отдела по закупкам — как можно быстрее помочь.

«Мы закупаем необходимые медикаменты и перевязочные материалы, очень важно, чтобы они были всегда в наличии и в необходимом количестве, вовремя отправлены. Также мои важные задачи – отслеживать и анализировать все запросы подопечных, составлять списки лекарств и сверять их с медицинской командой, вести учет всех отправленных средств и оставшихся на складе запасов, делать отчеты и аналитику», — рассказывает Светлана Куликова, руководитель отдела закупок фонда «Дети-бабочки».

Специалисты отдела закупок продумывают оптимальный маршрут для каждой посылки и следят, чтобы груз не потерялся в дороге.

В фонде «Дети-бабочки» посчитали, что за все время работы (в марте 2021 года он отпраздновал десятилетие) подопечным отправили 35 тонн бинтов. Если перевести это в метры, то получится расстояние больше 7000 км, как от Калининграда до Петропавловска-Камчатского.

В Агентстве стратегических инициатив при взаимодействии с поставщиками руководствуются положением о закупочной деятельности и используют открытые конкурентные процедуры. Выбор поставщиков происходит на электронной торговой площадке. В качестве критерия для выбора победителя выступает предложенная им цена.

Среди закупок агентства – оказание услуг, например по проведению исследовательских работ, печати и производству полиграфической и информационной продукции, организации видеосъемки и техническому обеспечению мероприятий. Менеджеру по закупкам важно знать законодательство в сфере закупок, чтобы корректно подготовить документацию.

«Мы анализируем рынок, составляем техническое задание, собираем коммерческие предложения, готовим закупочную документацию, то есть пакет документов и выкладываем это на электронную торговую площадку. Любые поставщики могут участвовать в конкурсной процедуре и выиграть», — говорит Максим Полевик, менеджер по закупкам Агентства стратегических инициатив.

Профессиональные компетенции

Сотрудники отдела закупок в НКО отмечают, что специалисту, который занимается закупками, важно обладать следующим набором качеств и навыков:

• ответственность и дисциплинированность, которые помогут ничего не забыть;
• способность обучаться, которая поможет быстро стать максимально эффективным;
• коммуникативные навыки, которые помогут поддерживать партнерские отношения с поставщиками, договариваться о скидках;
• мультизадачность;
• умение разбираться в логистике, юриспруденции;
• умение работать с большим объемом информации;
• хорошо разбираться с цифрами, потому что часто речь идет о больших деньгах;
• умение вести документооборот, отчетность, работать с контрактами и договорами.

«Нужно всегда быть в тонусе. Обычно я стараюсь составить план работы, как минимум, на следующую неделю. Но бывает, что приходят срочные задачи. Нужно уметь оперативно их решить и не нарушить текущих планов», — говорит Светлана Куликова, руководитель отдела закупок фонда «Дети-бабочки».

Какие могут быть трудности

Трудности у менеджеров по закупкам бывают разные. Например, фонд «Дети-бабочки» работает в пяти странах СНГ, это значит, что отправка посылок сопровождается еще тоннами бумаг для таможни, что очень трудозатратно.

«Самое сложное – все успеть. Но я знаю, что от моей работы зависит жизнь ребенка, и это помогает выносить за скобки все трудности», — говорит Светлана Куликова.

Фонду «Дом с маяком» основные сложности преподнесла пандемия — она дестабилизировала рынок поставок медицинского оборудования. Фонду пришлось пересмотреть критерии оценки складских запасов.

Есть также риски, что закупка не состоится, например, когда невозможно найти достаточное количество коммерческих предложений, чтобы обосновать цену. Кроме того, если поставщик посчитает, что в конкурсной процедуре были нарушения, он может обратиться с жалобой в Федеральную антимонопольную службу или Арбитражный суд. Тогда закупка приостанавливается, и заказчик не получает своевременно услуги. Такие риски выделяют в Агентстве стратегических инициатив.

Плюсы и минусы

Безусловный и неоспоримый плюс работы – сама благотворительная сфера деятельности, говорят эксперты.

«Особенно круто быть частью большой команды, благодаря которой улучшается жизнь подопечных фонда. Очень трогательно получать отзывы о своей работе, мамы наших «бабочек» и «рыбок» часто благодарят нас в соцсетях», — говорит Светлана Куликова.

В работе менеджера по закупкам много разных задач, от которых не устаешь и развиваешься по-настоящему.

Из минусов — любая угроза срыва сроков поставок и высокая ответственность. Все это требует от менеджеров максимальной мобилизации всех ресурсов.

Где учиться

Самая близкая по профилю специальность в вузах — «Менеджмент», «Управление проектами», «Логистика», «Товароведение». Есть также курсы для заказчиков по управлению государственными и муниципальными закупками и для поставщиков по участию в государственных, корпоративных и регламентированных закупках по 44‑ФЗ и 223‑ФЗ. Такие курсы длятся от нескольких дней до нескольких недель, по окончанию выдается сертификат или диплом.

Например, обучение проводит Образовательный центр «Гарант», Центр компьютерного обучения «Специалист» при МГТУ им.Н.Э.Баумана, ресурс «Учёба.ру», «Контур.Школа». Но, как отмечают опрошенные спикеры, главное в работе менеджера по закупкам – тот объем знаний, который можно приобрести на практике.