Шаг 1. Когда нужно брать помощника
Вместе с руководителями НКО мы выделили список «звоночков», которые говорят о том, что пора искать себе правую руку.
- Когда ни в какую не хочется делать какую-то задачу, хотя выполнить ее нужно качественно и в срок. Вместо этого она каждый раз откладывается на последний момент.
- Когда близкие забывают, как вы выглядите.
- Когда работы настолько много, что непонятно, за что хвататься в первую очередь.
- Когда не хватает сил, постоянно устаете и начинаете часто болеть.
- Когда не можете быстро ответить, в каком году вы в последний раз были в отпуске.
- Когда при всей любви к своей работе хочется все бросить.
Если вы загнули хотя бы два пальца, читая эти пункты, скорее всего, вам требуется человек, который снимет с вас часть обязанностей.
Шаг 2. Где и как искать помощника
Если вы работаете в большом фонде, обсудите с HR-менеджером необходимый список черт характера и профессиональных компетенций, которые вам нужны. Так неподходящие кандидатуры будут отсеиваться еще до того, как вы о них узнали.
Если же в фонде нет кадровика и поиск лежит на вас, пользуйтесь всеми возможными методами: спрашивайте у коллег по сектору, публикуйте вакансию в соцсетях, HeadHunter и профильных Telegram-каналах.
Не поленитесь и разработайте тестовое задание специально для этой должности. Попросите написать сопроводительное письмо. Все это в будущем позволит узнать о соискателе больше.
Шаг 3. Определите, кто может стать вашим помощником
Практика показывает, что стать хорошим помощником руководителя НКО может и человек, ранее незнакомый с третьим сектором. Так, помощником Надежды Поляковой, директора фонда помощи людям в трудной жизненной ситуации «Лавка радостей» стала женщина, которая изначально хотела работать продавцом.
«Мне дважды не везло с помощниками. Проблема была даже не в профессиональных моментах, а скорее в темпераменте. А потом совершенно случайно ко мне пришла женщина устраиваться на продавца. Поговорив с ней, я сразу предложила ей занять должность помощника. Поняла, что мы на одной волне. Сейчас Иванна — моя права рука и административный директор фонда», — поделилась Надежда.
А Екатерина Милова, директор по развитию фонда борьбы с инсультом ОРБИ, не пожалела, что взяла в качестве помощника девушку-студентку.
«Саша учится в Шанинке. Другие директора, насколько я знаю, берут достаточно опытных сотрудников, но я решила попробовать поработать именно с человеком без опыта, потому что для меня это был уникальный шанс “создать” помощника под себя. К тому же я в последнее время принципиально стараюсь набирать людей не из некоммерческого сектора — они привносят свежий взгляд в фонд», — рассказала Екатерина.
В этом вопросе все зависит от ваших личных предпочтений и рабочих требований. Вполне возможно, что вам наоборот требуется опытный сотрудник, которому не нужно будет ничего объяснять. Отразите это в тексте своей вакансии.
Шаг 4. При выборе помощника руководствуйтесь своими внутренними ориентирами
У каждого они свои. Смотрите не только на профессиональные компетенции, но и на качества характера — насколько они созвучны вашим.
«Наверняка вы и сами знаете, что работа в фонде во многом строится на симпатии сотрудников друг к другу. Стремитесь найти человека, который не разрушит атмосферу, а дополнит ее», — объясняет Полякова.
Составьте свой список качеств, с которыми вы точно не сможете мириться.
У Надежды это: лицемерие, бесчеловечность, враждебность, бесчестность, отсутствие эмпатии. Екатерина же не готова была взаимодействовать с медлительным, безграмотным, незаинтересованным, необщительным, безответственным, стеснительным человеком.
«Еще на собеседовании я спросила у Иванны: “А зачем продавцом?”. А она отвечает, что больше никем не может устроиться из-за возраста. Я сразу вспомнила, что в свое время тоже оказалась в безвыходной ситуации: я и муж лишаемся работы чуть ли не в один месяц, а у нас кредит на машину, двое детей и крохотные накопления. И я была готова работать кем угодно, как и она. Мне это очень импонирует. Наверное, я выбирала по принципу “себе подобного” — человека, который не брезгует любой работой», — объяснила свой выбор Надежда.
Шаг 5. Не торопитесь с выбором
Дайте себе время определиться, не стесняйтесь назначать испытательный срок. Иногда то, как человек презентует себя на собеседовании, совсем не соответствует действительности. В таком случае нужно быть готовым отказать ему в должности.
Шаг 6. Учитесь делегировать
Да, делегировать обязанности поначалу может быть сложно. Найдите свой метод.
По словам Надежды, в этом вопросе она себя не щадила и жестко оторвала от сердца свои обязанности. «Я буквально переступала через себя, не вижу другого способа», — делится она.
«Еще до появления помощника мне было тяжело делегировать задачи даже своим коллегам. Передавать свои обязанности мне пришлось вынуждено — из-за рождения ребенка и восьмимесячного обучения в Московской школе профессиональной филантропии. В обоих случаях я полностью выпала из жизни фонда. А когда вернулась, оказалось, что без меня ничего не рухнуло, даже наоборот. Один человек не может сделать столько, сколько сделает команда. Это очень отрезвляет», — рассказывает Екатерина.
Фото: Andrew Moca / Unsplash
Будьте готовы к тому, что поначалу в любом случае будет сложно. Если вариант «в омут с головой» вам не подходит, попробуйте передавать обязанности постепенно. Например, сначала поручите помощнику делать презентации и таблицы, потом доверьте ему назначение встреч и созвонов, подписание документов и так повышайте число делегируемых задач.
Помните, что появление помощника — это возможность уделить внимание более важным задачам, а не взвалить на себя дополнительную работу.
«Когда мы только начали работать с Сашей, я передала ей рутинные обязанности, а сама нахватала еще больше. Получилось так, что я отдала 20% работы, а взяла еще 100%. Это, конечно, была ошибка. Сейчас на мне остались только стратегические задачи — те, где нужно мое непосредственное участие. Но научиться тому, чтобы не брать на себя больше, чем нужно, можно только опытным путем, к сожалению», — считает Екатерина.
И Надежда, и Екатерина признаются: проще всего помощникам было передать те задачи, выполнять которые им самим не нравится. У Надежды это любая работа, связанная с творчеством и написанием текстов, а у Екатерины — все, что связано с таблицами.
«Я такой человек — “если хочешь сделать что-то хорошо, сделай это сам”. Все потому, что когда я только пришла фонд, я была и швец, и жнец, и на дуде игрец — организатор, сммщик, логист, пиарщик, сортировщик, продавец и так далее. И когда ты отдаешь человеку задачу, а в итоге получается не то, что ты предполагаешь, то в следующий раз ты уже делегировать ничего не хочешь. Я начала все контролировать. Приходилось бороться с этой проблемой. Говорила себе: “Нельзя быть компетентной во всем”, но принять это было очень болезненно. Только сейчас, спустя пять лет, я могу спокойно уйти в отпуск или на обучение, зная, что ни одна сфера у меня не рухнет», — делится Надежда.
Шаг 7. Дайте помощнику шанс проявиться, не будьте слишком строги
На все 100% оправдать ваши ожидания будет крайне сложно. Постарайтесь на первых порах не сравнивать результат работы помощника с тем, как вы могли бы выполнить поставленные задачи, — это заведомо очко не в его пользу. «Мы ведь вряд ли найдем моего идеального клона, так ведь?», — смеется Екатерина.
Попробуйте проговаривать каждую задачу еще до того, как отдать ее в работу. Озвучьте, каких результатов нужно достичь и что нужно учитывать в процессе. Так вы снизите количество вероятных недопониманий и сможете дать конструктивную критику на выходе.
Шаг 8. Не забывайте хвалить помощника
Для многих важно одобрение, особенно в первые дни на рабочем месте. Указывайте на ошибки, но обязательно подмечайте достоинства. Тогда у человека появится стимул в следующий раз сделать работу еще лучше. Расположите его к себе. Объясните, что не нужно бояться выговора и скрывать от вас ошибки или неудачи.
Фото: Estúdio Bloom / Unsplash
Почему в третьем секторе непопулярно иметь помощника?
«У нас в секторе многие считают, что личный помощник у руководителя — это “барство”. Но, на мой взгляд, ассистент экономит то время, которое я могу посвятить стратегическим целям: заняться фандрайзингом или провести встречи, которые помогут фонду реализовывать проекты», — рассказывает Екатерина.
Когда она опубликовала вакансию помощника у себя в соцсетях, многие коллеги очень удивились, начали спрашивать: «Зачем тебе помощник, денег много?». Сама Милова считает, что наличие помощника — это сплошные плюсы, особенно если речь идет о крупном фонде.
«Некоммерческая организация — это такой же “бизнес”, такое же крупное дело — с оценками эффективности, показателями, описанными бизнес-процессами. Разница только в том, что в нашей работе больше смысла. Почему тогда у руководителя в НКО не может быть помощника?», — рассуждает Екатерина.
К тому же помощники помогают выстроить рабочий процесс и структурировать работу фонда. Это положительно влияет не только на руководителя, который является примером для сотрудников, но и на весь коллектив. Понятные, прозрачные рабочие алгоритмы неизбежно снижают уровень стресса и вероятность выгорания сотрудников.
Материал подготовлен по проекту «ПРОявления НКО: информация, смыслы, коммьюнити». Проект реализует Агентство социальной информации при поддержке Фонда президентских грантов.
