Аутсорсинг — это процесс, когда организация передает часть задач или процессов сторонним подрядчикам. Сейчас становится все больше исполнителей, готовых облегчить работу НКО. На аутсорс готовы взять бухгалтерские задачи, решение юридических вопросов, внедрение IT-решений.
Несмотря на это, не все НКО готовы воспользоваться их услугами. Одна из причин этого — страх потерять свою уникальность. Ведь индивидуальный подход — это важная составляющая любой некоммерческой организации.
Но эксперты уверены: цифровизация — это не антоним уникальности. Она бывает разной: как адаптированной под нужды и особенности конкретной НКО, так и со стандартными типовыми подходами. Главное — понять, где организации нужна эта уникальность.
«Когда мы понимаем свои особенности и отличия от других, это хорошо. Мы учимся их учитывать и отслеживать. И в том месте, где они не нужны, убирать или добавлять там, где это кажется важным. Если у вас никто не отвечает на телефон, указанный на сайте, — это особенность, но она не очень вам нужна. И тут лучше бы использовать стандартное решение: подходить к телефону. Поэтому важно убирать то особенное, что мешает развитию», — рассуждает Анна Морозова, эксперт по оргразвитию НКО и создательница LemonPie.
Кроме того, далеко не всегда и не во всем НКО нужны уникальные решения. Например, если организация почти не использует свой сайт, ей подойдет типовое решение. И сохраненные ресурсы лучше потратить на другое направление: например, придумать уникальный контент-план и наполнение для соцсетей.
Если механизм является побочным или обслуживающим, тем проще использовать для него типовые решения. А когда речь идет о фундаментальных решениях, которые отражают ценности и миссию НКО, — уникальности и внимания там должно быть больше.
«Мы часто работаем с НКО на этапе, когда их информационная зрелость толкает организацию развиваться дальше. И это ключевой момент для принятия решения, что для нас важно, а что нет. Пока этого не происходит, то решения принимаются не на основе оценки, а потому что “я про это слышал” или “я так хочу”», — говорит Анна Ладошкина, основатель и руководитель компании по разработке веб-ресурсов «Бюро Анны Ладошкиной».
Что же НКО отдать на аутсорс?
«Нам бы хотелось, чтобы НКО приходили сразу, но, как правило, приходят уже после набитых шишек. Или когда кто-то из коллег набил шишки, пришел к нам и больше этих шишек нет — и тогда узнают про нас», — говорит Михаил Письменный, основатель сервиса для фандрайзинга givr.ru.
Хотя, как отмечает эксперт, в последнее время все чаще за услугами обращаются организации, которые только открываются и ищут набор типовых решений. Например, у givr.ru есть типовой сайт, который подходит для старта работы, и система приема пожертвований, которая подходит 80–90% НКО.
Эксперт уверен: НКО могут отдавать на аутсорс решение бухгалтерских и юридических вопросов, прием входящих звонков от благополучателей, разработку IT-решений, маркетинг и пиар, делопроизводство.
«Можно конкурировать миссией, программной деятельностью… Но если мы говорим про инфраструктурную обертку, то ее в большинстве случаев надо отдавать на аутсорсинг. Отдавать на аутсорсинг нельзя то, в чем фигурирует внутренняя экспертность НКО: управление проектами и стратегией развития, работу с благополучателями и все, связанное с репутацией и рисками», — говорит эксперт.
Фото: Austin Distel / Unsplash
Как отмечает Анна Ладошкина, важно помнить про владение предметной областью. Например, любая организация может собрать лендинг на Tilda, но далеко не все понимают, как должна быть выстроена структура сайта, где и что на нем указывать. Поэтому иногда легче отдать на аутсорсинг всю область.
Как понять, когда использовать уникальные решения?
Как отмечает Анна Морозова, любой организации нужно обращать внимание на три фактора: наличие ресурсов, уровень компетенций и сложность задач. Когда у НКО мало ресурсов и компетенций, а деятельность довольно простая — можно использовать стандартные решения.
Но когда ресурсов становится больше, команда начинает глубже разбираться в вопросах и накапливает компетенции, появляется первый запрос на уникальность. В этот момент НКО лучше формирует запрос, запрашивает дополнительную информацию, нанимает специализированных сотрудников.
Третий этап — когда в работе появляется много тонкостей и сложностей, появляются идеи, как можно индивидуализировать и кастомизировать стандартное решение для лучшей работы.
«Если бы все двигались по такому пути, весь наш некоммерческий сектор был бы уже в космосе. На практике, как только мы заметили, что нам чего-то не хватает, то мы начинаем сами решать проблему. А компетенций и опыта нет — и мы набиваем шишки. Нам кажется, что мы уникальные и только у нас такие проблемы, и начинаем вываливать кучу денег в процессы, чтобы их настроить. В результате люди оказываются с горой чего-то сделанного, но плохо работающего. Страх того, что кто-то не поймет вашей специфики, приводит к такому развитию событий», — говорит Анна Морозова.
НКО важно помнить: как правило, путь, который они проходят, не уникальный. Уникально — то, как каждый решает его преодолеть, говорит основатель сервиса givr.ru. Поэтому здорово, когда есть отраслевые решения, которые подходят большинству НКО, — на основе этого можно развиваться и уже после искать свое направление уникальности.
Какие есть барьеры?
Сейчас для тех НКО, кто хочет и готов улучшать внутренние процессы, есть разные сервисы и аутсорс-компании. Например, сервис LemonPie помогает настраивать управленческий учет внутри организации, givr.ru объединяет сбор пожертвований, платежные виджеты, управление донорами, почтовые рассылки и аналитику в единую платформу, а Бюро Анны Ладошкиной готово предложить комплексную веб-разработку для НКО. Но несмотря на такой выбор, далеко не все обращаются к ним.
Михаил Письменный уверен: у этого сразу несколько причин. С одной стороны, люди привыкают к конкретным решениям — и им сложно дается смена технологий и внедрение новых цифровых решений. Например, у НКО уже есть сайт, и инвестировать в создание нового — это всегда большой и сложный шаг, ведь предыдущий продолжает работать.
Фото: Alexandr Podvalny / Unsplash
Кроме того, большинство людей предпочитают использовать уже проверенные и доступные технологии. Новаторов, которые рискуют попробовать что-то нетипичное, — меньшинство.
«У нас был опыт, когда мы внедряли с фондом “Дети-бабочки” Cherry CRM, которая полностью автоматизирует документооборот. До того как мы создали и внедрили ее, на подписание договора с благополучателем уходило несколько дней. После внедрения на это уходит две минуты. Но на эту работу нам пришлось потратить полтора года и значительный бюджет. Иногда нужно достичь такого уровня боли, что невозможно терпеть, и тогда происходит внедрение новых технологий», — приводит пример из практики Михаил.
Также серьезный барьер — нерешительность со стороны руководства. Если оно не знает, чего хочет и готово ли к изменениям, аутсорс-агентства не смогут качественно выполнять свою работу.
Говоря про управленческий учет, Анна Морозова отмечает: часто не стоит соответствующая стратегическая цель. Если нет цели, то и инструментом пользоваться не будут. Поэтому еще один барьер — отсутствие понимания, как и в каком направлении должна развиваться организация. Когда НКО формулирует цель, то тогда появляется мысль: а какие ресурсы в этом могут помочь?
Где найти деньги на аутсорс-решения?
«Если вы не знаете, откуда у вас берутся деньги и на что, вы и не знаете, где брать деньги на развитие», — уверена Анна Морозова.
Эксперт советует: бюджет организации должен быть разложен по приоритетам. Есть бюджет минимальный — это средства, которые нужны, чтобы просто существовать; бюджет побольше включает в себя средства, которые можно потратить на ближайшее развитие; и бюджет максимального уровня — тот, в котором заложены спецпроекты.
Таким спецпроектом может быть что угодно, что позволяет НКО развиваться. А источники пополнения зависят от самой организации: это могут быть гранты, фандрайзинг, спонсорство.
Анна Ладошкина поддерживает: финансовая дисциплина — это не волшебство, а планомерная работа. Если организация считает деньги и учится их распределять, она сможет направлять их на свое улучшение. В другом же случае любые услуги будут казаться дорогими.
Как не попасть в зависимость от аутсорсинга?
Один из страхов НКО в том, что, однажды воспользовавшись услугами аутсорс-сервисов, они станут зависимыми от них. Например, фандрайзинговая платформа помогает собирать хорошие пожертвования, но контакты доноров хранит у себя. Кажется, что если сотрудничество с этой платформой прервется, то НКО все потеряет.
«Но чтобы потерять, нужно иметь. Если сервис дал возможность получать деньги, а аудитории не было и нет — ты не потерял, это вопрос понимания ситуации. Возможно, задача состоит не в том, чтобы взаимодействовать с донором, а лучше взаимодействовать с платформой и продолжать собирать деньги», — говорит создательница LemonPie.
Также важно на старте обговаривать, чтобы решения сервиса или компании были понятными и безопасными. Например, чтобы разработчики прописывали понятный код, чтобы в случае критической ситуации в нем могла разобраться другая IT-команда.
А еще иногда нужно менять подрядчиков, потому что НКО развивается. Есть примеры, когда организации пользуются услугами аутсорсингового сервиса годами, но если есть желание развиваться дальше, то не нужно этого бояться. Ведь задача аутсорсинга — не контролировать НКО, а помогать им достигать большего.
Встречи медиаклуба «АСИ — Благосфера» проводятся в рамках проекта «Проводники социальных изменений», который реализуется при поддержке Фонда президентских грантов.
Медиацентр «АСИ — Благосфера» — совместный проект Центра «Благосфера» и Агентства социальной информации. С помощью разных медиаформатов он продвигает в обществе идеи благотворительности, социальной ответственности, социальной активности граждан. Один из таких форматов — медиаклуб, в котором проводятся обучающие, дискуссионные и просветительские мероприятия для НКО, сообществ, граждан.
