Апрель — традиционная для организаций пора отчетностей. И если раньше большинство из них тихо хоронились на сайте Минюста и в архивах организаций, то теперь и государство (Фонд президентских грантов, Комитет общественных связей города Москвы), и доноры, и само общество с гораздо большим вниманием относится к тому, как и насколько эффективно расходуются предоставленные средства. Самая убедительная, емкая и понятная форма представления результатов своей деятельности — публичный годовой отчет организации.
Как ради подготовки отчета не выпасть из рабочего процесса на долгие месяцы, как собрать отчет меньше, чем за неделю, как мотивировать команду к открытости и отчетности — в советах Анастасии Ложкиной, директора по развитию и привлечению средств фонда «Арифметика добра».
1. Четкое ТЗ и утвержденная руководством организации структура отчета — залог его скорой подготовки
Уже в ноябре мы в организации создаем рабочую группу, которая обсуждает концепцию годового отчета, определяет его целевую аудиторию (яркий, четкий — для доноров, простой в формулировках — для участников наших акций, а сложный, официальный — для экспертов), структуру и ограничения (по количеству страниц, по представленным материалам), принимаем решения, какие данные, достижения, неудачи должны быть отражены обязательно, а что не представляет особого интереса для читателей.
Если нет понимания, для кого пишется отчет, деньги и время на его подготовку будут потрачены впустую.
2. Хороший годовой отчет — результат регулярной системной работы всей команды
Каждый месяц до 5-го числа руководители проектов и программ по утвержденной форме отправляют ответственному человеку мини-отчеты: количественные показатели, достижения, интересные отзывы благополучателей и партнеров. Все это складывается в отдельную папку «Ежемесячные отчеты». Таким образом, к концу года мы получаем несколько папок с материалами разного типа, которые легко собираются и трансформируются под цели и задачи отчета. Далее каждый из руководителей проектов собирает из этого массива текст и материалы в отчет. После этого перед фандрайзером и пиарщиком стоит задача выбрать цитаты и фотографии с нужной интонацией и переписать тексты «человеческим» языком (очень часто мы читаем отчеты, в которых в большей степени рассказывается про организации, но не про людей. Это неправильно и неинтересно). В итоге рабочая группа по подготовке отчета встречается не более двух раз. Каждому из программных руководителей дается не более суток на внесение корректировок драфт-версию отчета.
3. Дисциплину отчетности необходимо воспитывать и поддерживать
Мы, как фандрайзеры, должны показать людям, как работают собранные деньги.
Каждый программный менеджер, каждый сотрудник должен понимать, что отчетность — это часть любой программной деятельности. Когда кто-то из сотрудников начинает забывать про «правило 5-го числа», жаловаться на обилие текущей работы и невозможность вовремя сдать отчет, я начинаю профилактическую работу: рассказываю о том, почему это важно, сколько денег помог заработать нам наш последний отчет и т.д. Вообще уровень прозрачности прямо пропорционален объему средств: отчеты — это 50% успеха фандрайзинга. Более того, сегодня, если вы не отчитаетесь перед ФПГ, не получите следующий транш.
4. «Чем раньше, тем лучше»: быстро сданный отчет — показатель эффективности и внутреннего порядка в организации
У нас есть четкий срок: 31 января отчет должен быть публично сдан. И для нас это логично: без подведения итогов предыдущего года сложно определить «точки роста» и планы на текущий. Думать о планах на новый год в августе — как минимум странно. Если организация не может внутри себя подготовить отчет в течение восьми месяцев, она уже не вызывает доверия, это говорит о том, что в ней царит хаос и бардак. Отчет — это показатель внутренней культуры, уважения к аудитории и стейкхолдерам организации.
5. Регулярная отчетность вооружает вас уникальными данными и показателями
Меня в организации в шутку называют «хранительницей данных» — каждый месяц я заполняю мониторинговую таблицу показателей по всем нашим проектам. Я чувствую необходимость вести сравнительную статистику не только по показателями наших проектов, но и по общефедеральным и регулярно обновляю таблицу свежими данными Росстата, Министерства образования и др. Таким образом, с одной стороны, я могу сказать, какой конкретный количественный вклад вносит наш фонд в решение той или иной значимой социальной проблемы, с другой — я всегда готова отвечать на запросы журналистов по списку тем, с которыми мы работаем.
Алгоритм подготовки отчета: открыть критерии, например, конкурса «Точка отсчета» —> сформировать из них структуру документа —> назначить день и раз в месяц докладывать в одну папку фото, тексты и другие материалы.
***
С Анастасией беседовала пресс-служба Форума Доноров. Материал подготовлен в рамках медиапроекта «Коммуникатор «Точки отсчета». Проект реализует Ассоциация грантодающих организаций «Форум Доноров» с использованием гранта Президента РФ на развитие гражданского общества, предоставленного Фондом президентских грантов.
