Что такое административный бюджет
Административный бюджет – это план материальной поддержки работы НКО в целом, вне зависимости от ее программ и проектов. Он, как и любой бюджет, состоит из расходов и доходов.
К административным относятся расходы на аренду помещения, зарплаты, приобретение и обслуживание офисного оборудования, покупку канцелярских принадлежностей и другие траты.
«Это комплекс общих для НКО расходов, которые есть вне зависимости от наличия или количества проектов. Неважно, одна у вас программа или десять. Но чем больше у вас людей и работы, тем больше административных расходов», – объясняет Оксана Петрова, директор фонда «Добрый город Петербург».
В зависимости от организационно-правовой формы некоммерческой организации законодательство регулирует и административные расходы.
Например, ст. 16 Закона N 135-ФЗ «О благотворительной деятельности и добровольчестве (волонтерстве)» говорит, что «благотворительная организация не вправе использовать на оплату труда административно-управленческого персонала более 20 процентов финансовых средств, расходуемых этой организацией за финансовый год».
Текущие и проектные расходы
Важно научиться разделять проектные и текущие административные расходы, потому что нельзя оплачивать из проектных средств то, что проектом не предусмотрено.
Например канцтовары могут быть необходимы для работы независимо от проектов, а могут быть нужны только для конкретного проекта. Флипчарты для «уроков доброты в школе» можно записать в смету проекта. Но оборудование, которое на этих уроках не используется, а нужно вам просто в офис, записать в нее нельзя. В проект можно включить зарплаты сотрудников, задействованных в нем, но нельзя — всех остальных.
Разделив проектные и текущие расходы, можно подсчитать, сколько нужно на «админку» на год с проектами и вне каждого из них.
«Я бы рекомендовала делать три варианта бюджета. Бюджет минимум – без чего не сможет работать организация, бюджет оптимум – за счет чего можно расширить команду или получить какие-то бонусы, и это позволит сделать вашу работу более качественно. И бюджет максимум, куда будут входить все возможные необходимые расходы», – советует директор фонда «Добрый город Петербург».
Исходя из трех бюджетов, можно делать фандрайзинговый план с учетом имеющихся денег, мониторить будущие конкурсы, вести переговоры с партнерами или запускать сбор частных пожертвований.
Экономия
Есть способы сэкономить бюджет в «административной» части.
Например, можно привлекать pro bono волонтеров: системных администраторов, юристов, PR-специалистов, фотографов, дизайнеров. Отдавать задачи на аутсорс на договоры ГПХ, чтобы не брать дополнительного сотрудника на зарплату, если это дешевле.
В период пандемии некоторые НКО перешли в онлайн и смогли отказаться от помещения. Это серьезно сократило административные расходы. Если офис организации необходим, можно обратиться за помощью к городу: в некоторых регионах власти выделяют бесплатные помещения для некоммерческих организаций.
Фото: Kelly Sikkema / Unsplash
Другой способ – кооперироваться с другими НКО и вместе оплатить работу административного персонала. Например, бухгалтера: в таком случае он будет вести документацию сразу двух организаций.
Некоторые организации могут закрыть часть административных расходов при партнерстве с социально ответственными компаниями. Например, часть фондов присоединилась к программе «Яндекса» «Помощь рядом» и теперь экономит на покупке служебного ПО.
Источники дохода на административные нужды
«Если НКО оптимизировала свой административный бюджет перечисленными способами, она может аргументированно показать донору, сколько средств нужно на уставную деятельность. Как правило, в таком случае удается договориться с донором и включить административные расходы в проект», – уверена Оксана Петрова.
В крупнейшие гранты, прежде всего в конкурсы Фонда президентских грантов, можно добавлять административные расходы — на всё необходимое по проекту. Есть грантовые конкурсы, которые не финансируют административные нужды, например нельзя включать в них зарплату сотрудников. С другой стороны, есть конкурсы, например, Фонда Потанина, направленные на поддержание устойчивости организаций. Это финансирование именно текущей деятельности и всех ее административных расходов, независимо от проектов, которые она собирается реализовывать.
«Нужно внимательно читать условия конкурса. Выбирайте не тех, кто дает грант, а тех, при чьей поддержке вы будете работать наиболее устойчиво», – советует Петрова.
Если организация не выиграет грант или не сможет договориться с донором, то расходы перераспределяются, определяются дефициты, и НКО ищет способы «подлатать дыры». Тут может пригодиться помощь других доноров и партнеров.
НКО могут использовать и частные пожертвования, но сбор должен быть целевым именно на административные нужды. Например, фонд «Предание» делает отдельный онлайн-сбор на такие расходы и объясняет важность этой помощи.
Зарплаты в НКО — в рынке или по остаточному принципу?
О расходах на зарплаты в НКО идут бурные дискуссии — сколько денег на это выделять. В некоторых организациях в России даже директора до сих пор работают без зарплат. Но развитие сектора идет в сторону профессионализации. Если НКО хочет привлечь квалифицированных людей, то она должна конкурировать с другими сферами за соискателей.
Считать, что на зарплатах можно экономить, — большая ошибка. Оплата труда будет разной в зависимости от организации, но она не должна быть минимальной.
«В какой-то момент я задумалась поменять машину, долго выбирала. Я зашла к своим коллегам и спросила: «Скажите, на какой машине должен ездить директор благотворительного фонда?» Воцарилась тишина, а после мне ответили: «Велосипед». Это, конечно, шутка, но она основана на стереотипах», – рассказывает Оксана Петрова.
Фото: Kelly Sikkema / Unsplash
Особенно актуально это для региональных НКО. По словам эксперта, многие организации до сих пор имеют небольшой административный бюджет. Чем лучше у НКО прописан бюджет и финансовое планирование, чем тверже она убеждает доноров в необходимости платить за «админку», тем больше у нее шансов оказывать качественную и регулярную помощь. «Люди в таких организациях работают, а не выгорают», – уверена Петрова.
Другая ошибка – когда НКО не аргументирует донору свои административные расходы: почему ее специалисты должны получать столько? Зачем ей такой дорогой принтер или такое большое помещение? Может ли она найти выход и без потерь урезать административные статьи? К этим вопросам на переговорах стоит готовиться.
Полезные ссылки
Оксана Петрова рекомендует посетить «НКО Кухню» – портал, где собраны советы по формированию бюджета для НКО. На сайте есть статьи о юридических аспектах работы, привлечении средств, менеджменте в социальной сфере и социальном предпринимательстве.
Организации могут записаться на дистанционный курс финансовой грамотности для НКО. Его автор — Санкт-Петербургский Центр развития некоммерческих организаций (внесен Минюстом в реестр НКО, выполняющих функции иностранного агента). Курс бесплатный и состоит из пяти модулей: документооборот в НКО, бюджетирование, оформление доходов и расходов в НКО, управленческий и финансовый учет, отчетность и проверки НКО.
Обновление от 02.04.2021, 15:27: добавлена информация о содержании ст. 16 Закона N 135-ФЗ «О благотворительной деятельности и добровольчестве (волонтерстве)»
Обновление от 02.04.2021, 16:30: внесены правки, уточнены понятия административных и текущих расходов.
