Главное — добровольно: какие инструменты могут использовать НКО для командной работы

Равное, открытое общение в коллективе — основа корпоративной культуры. Если его нет, никакие инструменты не помогут выстроить полноценную командную работу, предупреждает Юрий Калашников, руководитель Конструкторского бюро бизнес-решений.

Проблемы с выстраиванием коммуникации в коллективе возникают по разным причинам. Но глобально это всегда нехватка мотивации, говорит эксперт. Но есть и другие факторы.

1. Избыточный контроль – коллеги устали от постоянных регламентов.
2. Недостаточная прозрачность организации в целом.
3. Конкуренция внутри коллектива.
4. Повышенная бюрократия – на каждое действие есть инструкция, в итоге люди прекращают общаться.
5. Отсутствие времени.
6. Различия в стилях коммуникации в команде.
7. Страх перед критикой. Если сотрудников чаще критикуют, чем хвалят, желания открыто обмениваться информацией не будет.
8. Нет общих, командных или индивидуальных целей.
9. Нет позитивного примера.

«Иногда люди путают мотивацию и стимул. Стимул – это внешнее воздействие на человека, а мотивация – внутреннее желание. Эти пункты – про мотивацию, собственное желание человека общаться и встречаться с коллегами», — объясняет Калашников.

Что делать? Для начала — понять, зачем организации нужно, чтобы сотрудники встречались, отвлекались от рутинных дел и находили общий язык. Пока не будет понимания – не будет мотивации.

Юрий Калашников предлагает руководителям сделать следующие шаги.

1. Установить ясные цели для себя и для каждого отдельного сотрудника.
2. Стать примером для коллег.
3. Внедрять новые инструменты коммуникации и обязательно учить ими пользоваться.
4. Поощрять обратную связь. Без нее будет непонятно, насколько инструменты удобны коллективу.
5. Внедрять и поддерживать кросс-командные проекты: когда подразделения или отделы НКО начинают работать над общими программами.
6. Обучать навыкам коммуникации – в этом поможет Telegram-канал «Цифровой этикет».

Какие задачи можно решить за счет прозрачности и открытости?

Корпоративная культура, основанная на прозрачности и открытости, помогает повышать качество работы и выстраивать крепкие отношения в коллективе. Что может измениться в НКО после таких перемен:

• повышение мотивации и удовлетворенности сотрудников, что будет непосредственно влиять на качество работы;
• укрепление команды;
• привлечение и удержание талантов, снижение текучести кадров;
• снижение рисков благодаря раннему выявлению проблем;
• улучшение клиентского опыта – про НКО знают и с ней хотят работать;
• создание, разработка и внедрение инноваций – возможность НКО развиваться быстрее.

Какие инструменты можно использовать?

Для начала руководителю нужно приготовиться, что любой новый инструмент не понравится команде, каким бы удобным он ни был. Почему?

1. Не было обучения на старте. Недостаточно просто усадить всех в переговорной и объявить, что появился новый инструмент. В команде есть разные люди – и они требуют разного подхода в обучении.
2. Нужно формировать привычку. Руководитель должен создать условия, когда человек будет регулярно использовать инструмент – тогда у него появится привычка.
3. Нет понимания, как инструмент упростит жизнь – важно это несколько раз объяснить.
4. У всех есть страх перед изменениями.
5. Нехватка времени на обучение. Возможно, у сотрудника нет возможности уделить нужное время на обучение (или он не хочет) – с этим нужно разобраться.

Что нужно делать? Первое – постоянно и разнообразно обучать. Выпускать гайды, проводить собрания, поощрять мотивированных сотрудников публично и индивидуально общаться с отстающими.

Второе – создавать условия, в которых команда не сможет не использовать внедряемый инструмент. Если это специальные программы для рабочей коммуникации – переводить все общение туда, не отвечать в прежних мессенджерах.

Третье – на личном примере показывать преимущество новых инструментов. И тестировать новинки на тех сотрудниках, кто любит инновации и открыт к новому опыту.

И, конечно, понадобится терпение. Все равно будут люди, которые будут критиковать идеи несмотря ни на что и до последнего отказываться от изменений.  

Из чего складывается корпоративная культура?

Юрий Калашников выделяет несколько направлений, в которых люди могут себя проявить. Это не конечный список, но в целом он должен подойти для большинства НКО.

• Общение

• Работа с идеями

Если нужно пространство, где коллеги смогут обсуждать идеи, можно использовать платформы Miro или Padlet. Это виртуальные доски, на которых можно записывать свои предложения и обсуждать их с коллегами.

• Документооборот

Чтобы хранить документы, отправлять их коллегам и иметь возможность их редактировать, можно использовать такие сервисы, как «Google Диск», «Яндекс.Диск», документы в «Битрикс24» и «Облако Mail.ru».

• Видеовстречи

Сервисов для видеозвонков сейчас очень много – каждая организация может подобрать тот, который ей будет удобнее. Юрий Калашников выделяет Zoom, «VK Звонки», Google Meet и Teams.

• Обмен новостями

Новости организации, обсуждение последних событий и другая жизнь коллектива тоже требуют пространства для обсуждения. Чтобы общаться с коллегами, Калашников предлагает создавать специальные каналы в Telegram, вести ленту новостей в «Битрикс24» или создать закрытое сообщество в VK.

В этих же каналах можно благодарить сотрудников за выполненный проект или решение крупной задачи – это важный элемент корпоративной культуры. Например, в «Битрикс24» можно выносить благодарность коллегам – она будет отображаться в профиле человека.

• Управление проектами и задачами

Чтобы правильно ставить задачи по проектам, контролировать их выполнение, отмечать дедлайны, оставлять заметки коллегам и так далее, можно использовать «Битрикс24», Trello, Miro или Notion.

Эти же сервисы можно использовать для сбора и обработки обратной связи от коллег, а также для того, чтобы понимать, что нужно поменять во внутренних процессах.

• Обучение сотрудников

Если НКО обучает своих сотрудников, ей нужно хранилище информации. Это виртуальное место, в которое может «прийти» любой сотрудник и прочитать о правилах работы и инструментах, используемых в организации. Можно использовать базу знаний в «Битрикс24», Notion, LMS в Tilda или сервис Glide.

• Работа с клиентами и партнерами

Фандрайзеру или человеку, отвечающему за связи с партнерами, нужен инструмент, который позволит систематизировать всю информацию. Это не только удобно, но и полезно для его коллег, если человек уходит в отпуск или увольняется. Калашников предлагает использовать CRM-систему в «Битрикс24» или AMOCRM. Подробнее о том, чем может быть полезна CRM-система НКО – в материале с другой встречи медиаклуба.

Что можно использовать кроме онлайн-инструментов?

Чтобы наладить неформальное общение в коллективе, можно использовать и другие инструменты – не только в цифровом пространстве. Юрий Калашников предлагает девять идей:

1. Фика – это короткий перерыв на кофе, часто с выпечкой или сладостями. Это шведская традиция делать перерыв в работе, во время которого коллеги могут общаться на любые темы – желательно нерабочие.
2. Пятничные встречи: в конце недели сотрудники встречаются вживую и рассказывают о хороших событиях, которые случились в течение недели.
3. Благодарности и похвалы: регулярно проводить встречи, на которых коллеги смогут похвалить друг друга и выразить признательность за хорошую работу или помощь.
4. Тематические дни: возможность в определенные дни проявить изобретательность, выбирая определенную тему для одежды или декорации рабочего пространства.
5. Внутренние хобби и клубы, где сотрудники у сотрудников будут общие интересы вне рабочих задач.
6. «Спикеры изнутри»: в коллективе есть люди, которые хорошо в чем-то разбираются. Можно дать им возможность выступить перед коллегами с презентациями или мастер-классами.
7. Дружественные соревнования: например, квизы.
8. Отмечать дни рождения, памятные даты, важные моменты для организации
9. Информационные стенды/каналы: место, где можно делиться интересными фактами, мемами, шутками и другим неформальным контентом.

«Но ключевое условие – чтобы все было добровольно. Я знаю примеры, когда самые крутые инициативы рушатся, просто потому что появляется формулировка «явка обязательна», – отмечает Юрий Калашников.