Чем бухгалтерия НКО принципиально отличается от бухгалтерии коммерческой организации?
Принципиально то, что написано в законе, – мы ведем раздельный учет. Если у нас есть приносящая доход деятельность, учет практически совпадает с коммерческими структурами.
А учет основной деятельности НКО ведется иначе: в разрезе источников и назначений использования, например, откуда поступили деньги, на что нам их дали и на что мы их потратили. В коммерции такого нет.
Но самое большое отличие, с практической точки зрения, в другом. Когда бухгалтер работает в коммерции, у организации есть ограниченная сфера деятельности, которую бухгалтер знает «от» и «до». А в НКО, особенно если это благотворительный фонд, ты постоянно сталкиваешься с совершенно разными группами товаров: сегодня это дерево (у которого есть отдельная система учета), завтра текстиль (система «Честный знак»), потом инвалидные коляски (прослеживаемый товар) или медикаменты, оборот которых регулируется отдельным законом.
Все это невозможно знать наизусть, но постоянно надо держать руку на пульсе и все проверять. Закон о благотворительности надо очень хорошо знать, а дальше идут законы разных отраслей, которые тоже приходится читать, понимать и учитывать в деятельности НКО.
С какими финансовыми и бухгалтерскими вопросами НКО чаще всего сталкиваются на практике?
Когда мы ведем учет, мы должны учитывать как желания доноров, так и потребности наших благополучателей. Но во главе всегда стоит целевое использование средств.
В коммерческой структуре бухгалтер может собрать документы, сделать проводки и сдать отчетность. В НКО это невозможно. Ты должен оперативно принимать участие практически в любом действии, чтобы проконтролировать, соответствует ли оно уставным целям НКО. Если получить документы уже по факту, можно выяснить очень много неприятных моментов, а исправить уже не будет возможности.
Поэтому очень важно, чтобы бухгалтер и юрист подключались к любому проекту с самого начала. Все должно быть оговорено до начала проекта, а не когда уже все сделали.
Еще одна большая тема – гранты. У каждого гранта свои требования, и здесь возникает много вопросов со сметами, отпусками сотрудников, привлеченными физлицами, договорами с ними. Важно заранее понимать статус каждого человека и правильно оформлять отношения с ним.
И, конечно, есть проблема изменения цен. От момента заключения договора до реализации проекта может пройти время, цены растут, а у нас есть утвержденная смета. Любое изменение означает письма и дополнительные соглашения. Чем дольше проект, тем больше дополнительных бумаг приходится оформлять в процессе его реализации.
Как выглядит обычный рабочий день бухгалтера в НКО?
Мне кажется, у всех бухгалтеров рабочий день выглядит примерно одинаково. Ты приходишь, проверяешь банк: какие финансы поступили, все ли назначения в платежах корректны. Если ждем финансирование для реализации какого-то проекта, то сообщаешь: «Все, деньги пришли, можно запускать». Это приятное событие.
Потом работа в системе электронного документооборота: проверяешь, какие документы пришли, что подписываем, что не подписываем, где нужно запросить уточнение. Проверяешь входящую почту, смотришь, что сотрудники прислали для ЭДО. Эта текучка иногда занимает от двух до трех часов.
Фото: Дима Жаров / АСИ
Дальше по-разному. Есть текущие задачи. Мы, например, стараемся не откладывать отчеты по грантам до окончания проекта, все делаем в реальном времени. Что-то произошло – сразу внесли в отчет. Когда проект заканчивается, наша задача проверить уже заполненный отчет, это очень сильно облегчает нашу работу. Гранты – это отдельный и кропотливый труд.
Конечно, когда запускается новый проект, надо много прочитать, просмотреть документацию и требования, обсудить детали с юристом и членами команды. Но дальше все равно будут уточнения в процессе реализации, так как с момента планирования проекта до его осуществления проходит немало времени.
Я стараюсь быть на работе пораньше, чтобы тот час, когда никого еще нет в офисе, потратить на текущие вопросы: проверить программу, закрыть какие-то периоды, посмотреть, чего не хватает. Если приезжаешь вовремя, звонки начинаются уже в метро.
И, как у всех бухгалтеров, никогда нельзя произносить фразу: «Сегодня спокойный день» или «Я, пожалуй, сегодня уйду пораньше, потому что все доделала». Тут же всплывает какая-нибудь срочная задача.
Что происходит с пожертвованием после того, как человек перевел деньги фонду? Как бухгалтер «видит» этот путь?
Приходят деньги, и мы определяем, от кого это деньги: физическое лицо, юридическое лицо. С юридическими лицами есть два случая: кто-то хочет отдельный финансовый отчет, а кому-то достаточно публичной отчетности фонда.
Если у бухгалтера сначала есть договор и он ждет деньги, все понятно: деньги пришли – начинаем работать. Уже в момент прихода понятно, на что нам их дали.
Если это открытый сбор на сторонней площадке, то все должно быть прописано в правилах этой площадки по сбору пожертвований. Главное, чтобы эти правила и цель сбора дошли до бухгалтера вовремя.
Есть еще вопрос с пожертвованиями через терминалы и QR-коды. Если человек платит картой или по QR-коду, у НКО нет информации российский это или иностранный источник.
Может ли фонд потратить деньги, собранные на одну цель, на что-то другое? Например, если на проект удалось собрать больше необходимого?
Если это открытый сбор в интернете, нужно смотреть правила конкретной площадки, там обычно указано, что происходит в случае превышения суммы сбора.
Но если в правилах написано, что деньги нужно вернуть, значит надо вернуть. Если написано, что фонд имеет право потратить их на аналогичные цели, значит можно.
Также если есть возможность обсудить заранее, я всегда за то, чтобы было написано: деньги могут быть потрачены на аналогичные цели. Потому что угадать сумму сбора не всегда реально. Где-то остаются подписки, и платежи продолжают приходить после того, как конкретная цель уже достигнута.
Некоторые площадки разрешают определенную часть средств направлять на содержание фонда. Это существенная помощь, так как в фонде работают не только волонтеры.
У нас в фонде открытых интернет-сборов практически нет. Мы работаем системно: помогаем социальным учреждениям. Определяем их потребности и исходя из этого понимаем, на что направлять деньги.
Мы деньги тратим очень аккуратно, они нам достаются непросто.
Бывает ли, что фонду приходится отказываться от пожертвования или возвращать уже полученные деньги?
Все бывает. Мы всегда проверяем, кто нам жертвует. Сейчас важно проверять юридическую составляющую, как по отношению к физическим лицам, так и юридическим. Если есть риск быть признанным иноагентом из-за такого пожертвования, то лучше отказаться от денег.
Бывает и другая ситуация. Есть проект, есть заявка, мы рассчитываем на определенную сумму денег, а потом нам говорят: «Ой, нет, мы столько не можем, можем меньше». А мы понимаем, что оставшуюся сумму своими средствами не доберем: у нас нет этих денег в смете. Тогда приходится отказаться от этих денег и не запускать проект.
У нас есть два внутренних закона – устав и смета. По ним и работаем.
Насколько бухгалтер должен участвовать в планировании нового проекта НКО?
Когда идет составление сметы на проект, бухгалтер должен вычитывать ее полностью. Я неоднократно сталкивалась с мнением, что бухгалтер должен посчитать налоги и взносы. Но предварительная работа не ограничивается налогами и взносами, чтобы потом не стал проблемой отчет, если выяснится, что что-то запланировали не так.
Поэтому когда мы запускаем проект, я обязательно вычитываю бюджет полностью. Есть три составляющие: сам проект, календарный план и бюджет. И все надо проверить вместе с менеджером проекта. Когда ты сам прочитал проект, легче сделать отчет, потому что ты понимаешь его суть. Если все оговорено заранее, это уменьшит объем работы в будущем.
Фото предоставлено Татьяной Калфовой
Сложно работать с проектом, который переходит из одного года в другой при изменении законодательства. Сейчас у нас идет важный проект на 2026-2027 годы. С 1 января меняются взносы, поэтому все расходы на физических лиц в смете четко разделены между 2026 и 2027 годами. Желательно не допускать изменений в календарном плане, иначе можно не уложиться в заложенные сметой взносы.
Что бухгалтеру важно знать о благотворительных акциях и сборах пожертвований, чтобы фонд не столкнулся с проблемами после их проведения?
Бухгалтер должен понимать суть акции и знать, на что именно собираются деньги.
Если фонд проводит сбор средств, бухгалтер должен понимать его правила: что является целью, что будет происходить с деньгами после ее достижения, можно ли направить остаток на аналогичные задачи, нужно ли его вернуть.
То же самое с любым мероприятием. Мы, например, можем собирать деньги на конкретную вещь для учреждения. Если заранее понимаем, сколько она стоит, нужно понимать и дальнейшую судьбу средств, если их соберут больше или из какого источника будут взяты средства, если соберем меньше.
И все это должно быть правильно написано и оформлено. Когда все прописано, проблем не возникает.
Какая бухгалтерская ошибка может обойтись НКО особенно дорого? И какие ошибки встречаются чаще всего?
Это двоякий вопрос: дорого может быть в деньгах, а может быть в репутации. И то, и то дорого.
Самая большая катастрофа – отсутствие раздельного учета. Это недопустимо, о чем прямо говорится в законе.
Дальше – нецелевое использование средств. Если его признает налоговая инспекция, это повлечет доначисление налогов и штрафы. Если нецелевое использование признает грантодатель, это тоже повлечет потерю финансов, потому что придется возвращать часть гранта.
Но я бы не всегда называла это именно бухгалтерской ошибкой. Это системная ошибка: средства потрачены не туда. Потому что, если ты выступаешь от лица организации, нужно читать устав и делать только те добрые дела, которые в нем зафиксированы. Желание сделать доброе дело само по себе не аргумент. Если оно не совпадает с целями вашей организации, берите свои личные деньги, время, ноги и делайте.
Еще одна грубая ошибка – отсутствие отчета по гранту или в государственные органы. Это сигнал для осознанного жертвователя, что что-то не так.
Ошибка может быть и по незнанию. Например, детскому дому нужны медикаменты. НКО может их купить и отдать детскому учреждению. А так нельзя, потому что это – оборот медицинских препаратов. Правильно будет, когда детский дом придет в аптеку, заключит с ней договор, получит документы и лекарства, а фонд все оплатит. Фактически операция та же, но юридически, в этом случае, она оформлена грамотно.
Какие документы бухгалтеру особенно важно получать от сотрудников НКО и почему фраза «мы потом все оформим» может обернуться проблемой?
В идеале важно получить все документы и вовремя. Договоры хотелось бы видеть до момента их подписания.
Что касается фразы «потом оформим», то это чаще всего означает, что бухгалтеру надо постоянно напоминать «должникам», вести реестр тех, кто обещал предоставить документы, и следить за сроками. Это трата рабочего времени.
Чем организация больше, тем строже должны быть внутренние договоренности.
Зачем НКО так много отчетности и кому на самом деле нужны все эти документы?
У меня, наверное, нестандартное мнение. Много отчетов – да, это тяжело, это много работы. Сказать, что они не нужны? Нет.
НКО работает с деньгами, которые заработали не они. Эти средства НКО передали на определенные нужды. За эти финансы, даже не по закону, а просто по-человечески, нужно отчитаться и объяснить, на что они потрачены. Это нормально. Это не наши деньги. Мы отчитываемся и нашим жертвователям, и государственным ведомствам.
Фото предоставлено Татьяной Калфовой
В этом году самым тяжелым был отчет в Минюст России по новой форме. Мне было проще, потому что я пришла из управленческого учета. Чтобы перевести свои цифры в этот отчет, пришлось что-то вычленить, но на это я потратила меньше времени, чем многие из коллег. Новая форма отчета совмещает прежние формы отчетности минимум двух ведомств (Минюста и Росстата) и разработана для всех видов НКО, а все они очень разные. Отчет был тяжелый, но нужный. Надеюсь, в следующем году будет легче.
Как подготовиться к проверке фонда и какие документы стоит регулярно проверять внутри организации?
Документы надо постоянно держать в порядке в любой организации. Регулярно проверять реестры договоров, все закрывающие документы. Бумаг много. Это тяжело, но надо.
При этом невозможно все сделать идеально. Особенно в НКО, где многие моменты не урегулированы законодательно. Приходится опираться на экспертное мнение, на опыт коллег.
И надо помнить, что всегда можно получить помощь и консультацию.
У бухгалтеров НКО есть довольно большое, как я это называю, горизонтальное сообщество. Бухгалтеры различных НКО знакомы друг с другом, и мы, при необходимости, всегда можем задать вопрос и получить «второе мнение». А также приятно, что сейчас можно обратиться на горячую линию любого госведомства и получить помощь в решении конкретного вопроса.
Есть ли у бухгалтера место для творчества или эта профессия все-таки полностью про правила, цифры и таблицы?
Работа – это цифры, таблицы, правила, Налоговый кодекс, законы о благотворительности. Это про цифры.
Но творческую составляющую я добавляю сама. Когда у меня есть свободное время, я участвую в наших проектах как волонтер. Иду и делаю что-то другое, чтобы разгрузить мозг. Например, я ходила к детям, мы с ними готовили пирожные. Было очень весело.
А еще очень интересно, когда ты работаешь с документами и в них видишь реальные истории. Вот в детском доме на средства от НКО построили теплицу. Потом купили лопаты и тележки, лейки и семена. Затем нам прислали фотографию первого урожая, а в начале были только документы.
Что бы вы хотели, чтобы каждый сотрудник НКО понимал о бухгалтерии фонда?
Хотелось бы, чтобы все сотрудники знали устав, понимали смету в части того проекта или программы, в которой они работают.
И понимали, что бухгалтерия не делает добрые дела. Бухгалтерия их учитывает.
Из документов должно быть понятно, что происходит или что произошло. Поэтому в НКО: каждое доброе дело надо сначала обсудить, потом проверить на соответствие уставным целям, потом сделать это доброе дело и подкрепить его документами. Вот такой алгоритм.
Материал подготовлен по проекту «НКО-профи: поддержка, преемственность, развитие», который реализуется Агентством социальной информации при поддержке Фонда президентских грантов.
