Условия
Оформление презентации, во-первых, зависит от места, в котором вы будете выступать, говорит Алеся Селиванова, специалист в области визуализации данных.
Для большого пространства нужно сделать крупный шрифт, чтобы аудитория могла увидеть слайды. Размер 10 или 12 для такой презентации будет слишком мелким. Условно оптимальный размер шрифта — это возраст самого старшего человека в аудитории, поделенный на два, отмечает эксперт. Но если в аудитории много детей, шрифт тоже должен быть крупным. Если сложно определиться, представьте, что презентацию вы готовите себе — оцените, все ли вам видно.
Из-за крупного шрифта много текста на слайды не поместится. Поэтому четко сформулируйте тезисы, которые хотите донести до аудитории. Особенность таких тезисов в том, что они не работают без спикера — вам нужно рассказать, что вы имели в виду, чтобы аудитория поняла логическую связь.
Желательно выбирать фон презентации в зависимости от цвета пространства — в темном помещении светлые слайды будут слепить аудиторию. Именно поэтому на презентациях продукции Apple используется темный фон.
Если вы представляете презентацию в небольшом офисе, лучше, наоборот, выбирать светлый фон. Это связано с тем, что их в таких случаях, как правило, распечатывают, а при печати белого фона возникает меньше проблем. В этом случае можно использовать мелкий шрифт, а значит, добавить на слайды больше графических элементов и больше информации.
Если презентация нужна только для самостоятельного изучения, харизма спикера не сработает. Переключите внимание читателя на четкие и емкие формулировки и уберите лишнюю информацию.
Решение или проблема
Понимание аудитории минимизирует шансы неправильно подать информацию, говорит Алеся Селиванова. В зависимости от аудитории нужно сделать фокус на решении или на самой проблеме.
- Фокус на решении: подходит, если аудитория осознает проблему, о которой вы говорите, и доверяет вам;
- Фокус на проблеме: нужен, если аудитория не осознала проблему и не доверяет. Поэтому сначала вам нужно объяснить, в чем проблема.
Зачем и о чем рассказывать
По словам эксперта, создавая презентацию, вы должны понимать, какой результат хотите получить. Это помогает сфокусировать внимание и побудить аудиторию совершить какое-то действие.
Исходя из результата вы определяете, что будете рассказывать. При этом нужно помнить: из всего, что вы успеете рассказать аудитории, она усвоит лишь часть. Поэтому в презентации нужно сфокусироваться именно на этой главной информации, которую слушатели должны запомнить.
«Так работает наш мозг. Мы ничего не можем с этим сделать. В один момент времени он может держать одну вещь в фокусе и еще две на периферии. Если вы множите полюсы информации на периферии, то все наше внимание начинает рассеиваться. Таким образом мы теряемся в информации, забываем, и никакого эффекта нет», — говорит Алеся Селиванова.
Как рассказывать
Чтобы презентация была интересной, используйте принципы сторителлинга. В сторителлинге есть герой, который сталкивается с трудностями, но находит выход из ситуации. Так же и с презентацией: предложите проблему и покажите, как ее решить.
Таким образом, композиция презентации должна выглядеть так:
- Вступление: расскажите про тренды, приведите статистику и мнения экспертов;
- Проблема: какой конфликт существует сейчас, что не так;
- Решение: в чем оно состоит и его преимущества, каковы риски и как их избежать, прогнозы;
- Заключение: выводы и призыв к действию.
Первые две части должны быть самыми короткими. Основа вашей презентации — описание решения.
Рассказывать в начале презентации о своем большом опыте и достижениях не самый хороший вариант, считает Селиванова. Аудитории важнее услышать о собственных проблемах. Избегайте и традиционного «Спасибо за внимание» в конце, ведь именно конец и начало презентации запоминают лучше всего. Используйте эти слайды для полезной информации.
Как оформить презентацию
Изображения. По мнению Алеси Селивановой, в презентации важно использовать картинки и по возможности заменять текст более лаконичными иконками. Визуальную информацию мозг обрабатывает быстрее. При этом изображение не должно идти вразрез с текстом, зрителям нужно давать очевидные и несложные ассоциации.
Если вы не умеете рисовать сами, можете воспользоваться банками бесплатных фотографий (Pixabay, Unsplash) или использовать шаблоны в Power Point.
Цвет. Обычно организации используют в презентациях корпоративную палитру. Если у вас нет корпоративных цветов и вы не знаете, какие цвета сочетаются друг с другом, воспользуйтесь сайтами с бесплатными палитрами. Такую палитру, например, можно найти здесь.
Шрифт. Главное требование к шрифту — читабельность. По словам специалиста, для презентации нужно выбирать не более двух разных шрифтов: для заголовка и для текста.
Заголовки. Заголовки слайдов должны содержать ключевую мысль, быть конкретными и не содержать неоконченных фраз.
Рабочая область слайда. Сама информация на слайде должна быть структурирована. Человек, который видит презентацию впервые, читает текст, как привык: сверху вниз, слева направо. Вся справочная информация и сноски размещаются внизу.
Диаграммы и гистограммы. Основное назначение диаграмм — четче показать связи. Они должны быть максимально простыми. Поэтому лучше использовать не больше шести компонентов и отказаться от 3D-эффектов, они искажают изображение и отвлекают внимание. При оформлении гистограмм уберите оси и округлите цифры, чтобы результат был нагляднее.
По мнению Алеси Селивановой, при оформлении нужно соблюдать пять принципов:
- Постоянство. Во всей презентации должны быть одинаковые символы, отступы, интервалы и стили форматирования;
- Выравнивание. Не забудьте выравнять текст (желательно по левому краю или по центру) и объекты. Последние можно упорядочить с помощью вкладки «Формат» в Power Point;
- Близость. Размещайте объекты из схожих категорий (одного цвета или размера) ближе друг к другу;
- Контраст. Выделяйте главные объекты на слайде: увеличьте их размер, сделайте отличную от других форму, цвет или поставьте в другое место;
- Простота. Уберите все, что может отвлечь аудиторию.
«В погоне за визуальной особенностью мы можем упустить самое важное — это данные, — говорит Алеся Селиванова. — Как бы мы ни хотели выделиться, нельзя жертвовать этим ради здравого смысла».
Дополнительную информацию, в том числе полезные книги, можно найти в презентации эксперта.
Видеозапись мастер-класса
Мастер-класс проводится в рамках медиаклуба «АСИ — Благосфера» с использованием гранта Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества, предоставленного Фондом президентских грантов.
Медиацентр «АСИ – Благосфера» — это совместный проект центра «Благосфера» и Агентства социальной информации. Его цель – продвижение в обществе идей благотворительности и социальной ответственности, социальной активности граждан с использованием различных медиаформатов. Один из таких форматов – Медиаклуб для проведения обучающих, дискуссионных и просветительских мероприятий в сфере коммуникаций с участием профессионалов для НКО, сообществ, граждан.
Подписывайтесь на телеграм-канал АСИ.
