На что ориентироваться?
Публичный годовой отчет – необязательный, но полезный документ для некоммерческих организаций. Именно благодаря ему можно заинтересовать новых доноров и партнеров, привлечь пожертвования и рассказать, чем прошедший год запомнился для организации.
В отличие от остальной отчетности, публичные годовые отчеты составляются в свободной форме. Формат может быть любым – на что хватит фантазии, сил и ресурсов.
Надежда Янкелевич, руководитель направления внешних связей фонда «Нужна помощь», выделяет несколько трендов в составлении публичных годовых отчетов. Это то, что поможет НКО быть «на волне».
Первый тренд связан с сторителлингом. Сейчас НКО все чаще рассказывают о достижениях через истории своих подопечных или сотрудников. Делать это можно как в письменном, так и в видеоформате.
Второй тренд – использование новых форматов. Отчеты, сделанные в виде PDF-документа, до сих пор остаются самым распространенным вариантом. Но некоторые НКО делают инфографику, снимают видео и создают свои лендинги – с каждым годом таких форматов все больше.
«Следующий тренд связан с тем, что НКО перестают просто показывать свою работу, а начинают объяснять, почему это важно. Это не просто фиксация: “Мы сделали десять программ, у нас стало больше подопечных”. Все чаще я вижу в годовых отчетах, как НКО объясняют, зачем они работают, как их проекты помогают решать социальные проблемы. Есть тренд на рефлексию, а не простую отчетность», – говорит Надежда Янкелевич.
Последний тренд – демонстрация в отчетах живых примеров. Это не обязательно люди: если НКО помогает животным, сохраняет природу и защищает культурное наследие, то это могут быть упоминания конкретных кейсов работы. Постепенно сухие цифры и факты отходят на второй план – вместо этого в центре оказываются примеры из жизни.
Три необычных формата
АСИ выбрало три интересных формата публичных годовых отчетов, которые НКО могут сделать самостоятельно.
Вариант 1. Лендинг
Вместо привычного pdf-формата НКО могут создать лендинг со своим публичным годовым отчетом. Главный плюс такого формата в том, что человек может сам «путешествовать» по отчету: не просто читать страницу за страницей, а выбирать то, что интересно в первую очередь.
Например, центр «Благосфера» выпускает отчеты на отдельном лендинге с 2017 года – с момента публикации первого годового отчета. Посмотреть годовой отчет центра за 2022 год можно по ссылке.
Подготовка к созданию такого отчета длится в течение года: сотрудники центра собирают данные и вписывают в специальные формы (чаще всего для этого используют Google-таблицы). Часть данных собирают в первые месяцы по итогам прошедшего года: финансовые показатели, статистику охватов медиапродуктов и каналов и т.д.
Фото: Christina @ wocintechchat.com / Unsplash
После того, как штатные сотрудники собрали всю необходимую информацию, «Благосфера» привлекает специалистов со стороны для верстки лендинга.
«Хотя это и простейшая Тильда, но для дизайна, минимальной анимации (это важно и для привлекательности страницы, и для удобства пользователей) все-таки требуется помощь профессионалов», – объясняет Елена Темичева, директор по коммуникациям и стратегическому развитию центра «Благоcфера».
Как подготовить отчет-лендинг:
- собрать информацию о деятельности НКО за прошедший год (можно задействовать сотрудников из разных отделов);
- сформировать общий документ с информацией для годового отчета;
- сделать лендинг с собранной информацией / привлечь для этого разработчиков со стороны.
Какие ресурсы понадобятся:
Можно обратиться за помощью к разработчикам, которые помогут сделать лендинг. У Теплицы социальных технологий (проект внесен в реестр иноагентов) есть проект «IT-волонтер»: на сайте НКО могут размещать свои задачи, а специалисты – откликаться на них.
Если организация хочет сделать лендинг самостоятельно, можно воспользоваться одним из конструкторов: Wix (есть шаблоны лендинговых страниц), Tilda Publishing (ключевые блоки бесплатные, за дополнительные придется заплатить), Flexbe (часть контента доступна бесплатно, но использовать можно только готовые блоки).
Вариант 2. Сторителлинг
Фонд «Свет.дети» подготовил годовой публичный отчет за 2022 год от лица своего подопечного – 13-летнего Раделя Хисамова, который уже семь лет борется с лейкозом.
«Идея появилась, когда мы брали интервью у детей перед Новым годом. Я общалась тогда с Раделем, и он очень интересно рассказывал о своем лечении и жизни в квартире фонда. Мы подумали, что было бы классно, чтобы Радель рассказал о том, как он видит работу фонда в целом», – говорит Юлия Беленькая, заместитель директора по фандрайзингу фонда «Свет.дети».
Чтобы подготовить такой отчет, Марина Бобришова, контент-менеджер фонда, созванивалась с Раделем около пяти раз. Начинали издалека: сначала говорили о египетских богах, теннисе, рецепте татарских лепешек – и с этих тем постепенно перешли на обсуждение фонда.
Важным было вместе с детским взглядом передать точные факты: поэтому рассказ Раделя дополняют врезки с точными цифрами: кому, сколько раз и на какие средства помогли в фонде.
Также весь отчет выполнен в общей стилистке: иллюстрации подготовил специалист, который сотрудничает с фондом. Ему составили техническое задание: как и что нарисовать, а дальше – вместе выбирали, что больше всего подходит для иллюстрации.
Как подготовить отчет от лица подопечного:
- выбрать героя;
- найти специалиста, который проведет с ним интервью;
- собрать информацию о деятельности НКО за прошедший год (можно задействовать сотрудников из разных отделов);
- собрать все в один документ / пригласить дизайнеров и верстальщика со стороны.
Какие ресурсы понадобятся:
В первую очередь – человек, который будет общаться с подопечным НКО. Это может быть PR-специалист или контент-менеджер, который после разговора сможет переработать интервью в текст для отчета. Если в штате такого специалиста нет, можно разместить заявку на платформе для pro bono волонтеров ProCharity.
Найти иллюстраторов можно также на платформе ProCharity либо сделать оформление самостоятельно. Найти уже готовые иллюстрации можно в специальных библиотеках: Freepik, Lapa.ninja, Manypixels и другие.
Вариант 3. Видео
Редкий, но уже существующий формат публичных годовых отчетов – это видеоотчеты. Как правило, в таком ролике упоминается вся та же информация, что и в pdf-файле: какие программы были реализованы за год, сколько пожертвований собрали, кому помогли и т.д.
В 2021 году фонд «Хранители детства» опубликовал свой ролик с итогами прошедшего года. Видео длится шесть минут: в нем объясняется, какие программы есть у фонда и какую конкретно помощь могут получить подростки.
Как отмечают в фонде, на подготовку текста для ролика ушло около недели. Еще пять дней – на отрисовку самого видео.
«Наши партнеры, компания “Смыслотека”, сделали ролик. Рисовал художник в технике видеоскрайбинг: художник работает в специальной программе, накладывается музыка и закадровый голос», – объясняет Надежда Чибис, специалист по коммуникациям и фандрайзингу фонда поддержки семьи и детей «Хранители детства».
Как подготовить видеоотчет:
- собрать информацию о деятельности НКО за прошедший год (можно задействовать сотрудников из разных отделов);
- подготовить на основе собранной информации текст для озвучки ролика;
- сделать видеоряд / обратиться за помощью к дизайнерам и монтажерам.
Какие ресурсы понадобятся:
Найти pro bono специалиста, который снимет ролик и займется его монтажом также можно на платформе ProCharity. На сайте есть список волонтеров, которые занимаются видео: можно выбрать конкретного специалиста и списаться с ним.
Также можно сделать ролик самим. Для этого можно использовать футажи для видео (скачать их можно на Sutterstock, Videohive или из других онлайн-библиотек), а также воспользоваться специальными программами (например, программой «Объясняшки»).
А нужен ли креатив?
Если НКО привыкла выпускать традиционные годовые отчеты в pdf-форматах, которые нравятся их партнерам и донорам, то не обязательно заставлять себя «креативить». Пробовать новые форматы стоит, только если есть желание, силы и запрос.
«На мой взгляд, главное делать отчет от людей и для людей. Не надо относиться формально ни к команде, ни к наполнению, ни к читателям», – говорит Надежда Янкелевич.
Главное – найти ресурсы сделать хотя бы небольшой публичный годовой отчет. Это отличный инструмент коммуникации и возможность рассказать о себе как донорам и партнерам, так и коллегам по сектору.
«Многие думают, что годовые отчеты никто не читает. Если вам тоже так кажется, то знайте – это не так. Есть хотя бы один человек, который все читает и смотрит – это я», – заключает Надежда Янкелевич.
Материал подготовлен по проекту «НКО-профи». Проект реализует Агентство социальной информации при поддержке Благотворительного фонда Владимира Потанина.
