Текст подготовлен совместно с Ольгой Савельевой, исполнительным директором фонда «Радость есть», и группой компаний Philin Philgood, занимающихся аутсорсом. Ольга работала руководителем отдела фандрайзинга в «Доме с маяком» и заместителем директора по стратегии в фонде «Вера». В январе 2024 года она зарегистрировала собственный фонд «Радость есть».
Что такое аутсорс
Аутсорсинг — это делегирование непрофильных функций организации другим людям или организациям. Например, если организация сталкивается с трудностями по долгосрочному планированию и стратегии, можно обратиться в аутсорсинговое агентство — специалисты все просчитают и подскажут, как двигаться дальше.
Кого выбрать — частного аутсорс-специалиста или компанию
Все будет зависеть от ваших финансовых и поисковых возможностей. Вполне вероятно, что один специалист может стоить дороже, чем целый отдел аутсорсинговой компании.
Возможно, компания вложит в какую-то задачу собственный бюджет и покроет расходы сама. А может, наоборот, «заломить» цену.
Где искать специалистов
Нет ничего лучше сарафанного радио. Попробуйте поискать среди своих знакомых — наверняка кто-то ищет работу или просто готов вам помочь. Хорошо, если получится «кинуть клич» внутри третьего сектора, но если такой возможности нет, используйте более традиционные методы: HeadHunter, Профи.ру.
«У меня бывало такое, что рекомендованные моими знакомыми специалисты мне не нравились: не подходили по каким-то параметрам. И я искала сама. И находила, что самое главное», — говорит Ольга.
Что учитывать при поиске специалистов
Сначала стоит определить, чего вы сами, как работодатель, ждете от соискателя. Выпишите для себя, с какими качествами готовы мириться, а что точно станет причиной отказа. Подумайте, какой опыт должен быть у специалиста, которого вы нанимаете.
Ольга поделилась собственным примером поиска специалиста для недавно созданного ею фонда «Радость есть». Вместе со своей подругой и соосновательницей Ольга искала бухгалтера.
«Конечно, было бы неплохо, если бы человек ранее работал бухгалтером именно в сфере НКО, поскольку у нас в секторе учет финансов — это очень специфическая вещь. Но для нас это было не первостепенно, и девушка, которая сейчас работает у нас бухгалтером на аутсорсе, пришла совершенно из другой сферы. Просто у нас была возможность ее обучить и проконсультировать», — объяснила Савельева.
Фото: Ken Suarez / Unsplash
Оцените свои силы: можете ли вы взять человека без опыта работы в НКО? Если да, тогда учитывайте, что на вас ложится обучение нового сотрудника. Если нет, придется искать, вероятно, более высокооплачиваемый вариант — человека с опытом.
По мнению Савельевой, важно, не где искать специалистов, а какие вопросы им задавать. Нужно иметь навык интервьюирования: задавать верные вопросы и слышать ответы на них. А еще — заранее знать, какими качествами должен обладать сотрудник вашей НКО.
«Мне, например, важно, чтобы к нам приходил человек, которому неравнодушна эта сфера. Пусть он никогда в ней не работал, но его должен как-то затрагивать сектор. Я всегда обращаю внимание на этот человеческий фактор», — говорит Савельева.
Совет: золотое правило здоровой коммуникации
Обращаясь за помощью к аутсорс-специалистам, НКО часто сами не понимают, чего хотят. Обычно это касается именно молодых организаций, которые впервые нанимают профессионалов.
Главное, что советует Ольга, — это быть максимально честными со своими исполнителями. Признайтесь, что пришли за помощью в первый раз и пока не очень понимаете, что конкретно от вас требуется. Вам обязательно пойдут навстречу и расскажут, как заполнить форму и насколько детально нужно расписать ТЗ.
Нужно ли НКО составлять собственный план реализации проекта
«Конечно. Некоторые НКО сваливают всю ответственность за проект на аутсорсинговую компанию, думая, что им все должны. Но это неправильно. Огромная доля ответственности лежит и на самой НКО. Ну и, конечно, любую работу нужно принимать с благодарностью», — считает Ольга.
Для начала стоит составить план: сколько средств можно потратить на необходимые аутсорс-услуги, какой эффект ожидается после реализации, каких результатов ждет НКО.
Узнайте, что думают на этот счет ваши коллеги из разных отделов — все они будут смотреть на этот заказ через призму своей специальности, и, вполне вероятно, вы получите очень полезный фидбек.
Как подготовить бюджет к тратам за услугу
«Мое глубокое убеждение — узкоспециализированные услуги в идеале должны оплачиваться. Конечно, все это могут сделать волонтеры. Но будет лучше, если ваши отношения со специалистами будут строго рабочими и договорными. И регулироваться оплатой труда. Так вы будете уверены, что работа выполнится в срок и будет качественной. Либо вы сможете без проблем внести все необходимые правки. С волонтерами так получается не всегда», — делится Ольга.
Фандрайзер всегда может найти благотворителя, который поймет, зачем фонду нужны деньги на свое стратегическое развитие.
Но для начала:
Во-первых, нужно проверить свой устав. Имеете ли вы вообще право тратить деньги на административные нужды своей организации? Это должны знать ваш бухгалтер и юрист.
Из любого пожертвования НКО имеет право потратить на административные нужды 20%.
Во-вторых, стоит перебрать всех своих благотворителей. Подумайте, кто из них точно не разрешит тратить свои деньги на стратегическое развитие организации. Помните, что для многих доноров важно, чтобы деньги шли именно на адресную помощь и уставные цели НКО. Если не хотите потерять такого благотворителя, обращаться к нему с такими просьбами не стоит.
А вот более лояльным жертвователям можно грамотно объяснить, что сайт организации — это ее лицо, и было бы здорово, если бы часть денег ушла на его доработку. Или, например, показать график, как выросли бы пожертвования, если бы организация оплатила услуги профессионального фандрайзера.
В-третьих, будьте максимально прозрачными. Демонстрируйте благотворителям свои траты, если того требует ситуация. Чем более вы открыты, тем больше доверия получает ваша организация.
В-четвертых, публикация отчетности — это очень важно. Если благотворитель разрешил потратить деньги на аутсорсинговую услугу, покажите ему результат этих трат.
Можно ли найти совершенно нового благотворителя для оплаты аутсорса
«Обычно это не очень эффективное решение. Резко привлекать нового благотворителя к оплате чего-либо не очень хорошо. Другой вопрос, если к вам обратилась компания, которая изначально заинтересована именно в том, чтобы помогать благотворительности стратегически», — говорит Савельева.
Еще один хороший инструмент в этом вопросе — то же сарафанное радио. Попросите своего благотворителя рассказать своему кругу знакомств о том, что вам очень нужно найти профессионалов, к примеру, для создания логотипа вашей НКО. Есть вероятность, что у вашего благотворителя есть друг, который владеет фирмой, занимающейся дизайном. Возможно, он даже сделает вам скидку или оплатит услугу за свой счет.
Что делать, если денег на административные цели совсем нет
«Аутсорс не обязательно должен быть платным. Вполне можно обратиться за помощью к волонтерам и студентам. В конце концов, 10 лет назад в «Доме с маяком» работало три человека, и очень многое делали именно волонтеры», — говорит Ольга.
Можно сделать так: воспользоваться помощью волонтеров, а параллельно искать финансирование. Начать с небольшой пиар-кампании, а когда появятся средства, расширить ее.
Возможно, это и не понадобится. Студенты бывают очень талантливые, и есть вероятность, что вам повезет получить отличный финальный продукт.
Но есть одно «но». Имейте в виду:
Волонтеры, конечно, всегда очень сильно помогают фондам, но обычно они выполняют задачи долго, поскольку заняться этим им удается только в свободное от основной работы и учебы время. К тому же волонтеры не всегда адекватно реагируют на критику или редактуру и иногда игнорируют ТЗ.
Нужно ли поощрять волонтеров за их труд
Обязательно. Самое простое, что можно сделать — это написать благодарственное письмо или вручить грамоту, раздать значки об отличии. Другой вариант — собрать всех в офисе организации на чай с печеньем и поблагодарить публично.
Бонус: советы от аутсорсинговой компании
«Philin Philgood — группа компаний, которая оказывает услуги НКО, социальным проектам бизнеса и владельцев частных капиталов в формате 360°. По просьбе корреспондента АСИ, группа поделилась несколькими рекомендациями для НКО, которые планируют обращаться к ним в поиске специалистов. Советы универсальны — они помогут даже в том случае, если вы намерены обратиться в другую аутсорсинговую компанию или закрывать задачу самостоятельно».
- Фонд должен определить ответственных со своей стороны за коммуникацию с нашими специалистами. К сожалению, иногда теряются документы из-за отсутствия ответственного со стороны партнера. Мы, к сожалению, не можем забрать все процессы и вести их автономно без участия фонда.
- Фонд должен иметь горизонт планирования, в том числе связанный с развитием. Это поможет и подобрать комфортные условия обслуживания, и организовать удобные и эффективные процессы внутри.
- Нет глупых вопросов, есть только незаданные вопросы. Мы выступаем «за» диалог. Любые вопросы, которые возникают у сотрудников со стороны клиентов важно проговаривать, чтобы избегать системных ошибок.
- Ведение в формате «360» гораздо эффективнее. Это когда клиент приходит сразу с комплексом запросов. В таком случае партнерство становится точкой роста для клиентов.
- Необходимо определить рабочую группу со стороны клиента еще на этапе первичных переговоров. Очень часто на первые встречи приходит только руководитель организации, который не знаком с особенностями бухучета и другими профильными тонкостями.
- Настроиться на прозрачную работу. Если в организации происходит что-то, о чем аутсорсинговая компания узнает постфактум или случайно, то выстроить прозрачную и точную бухгалтерию станет очень сложно.
- Определить свои запросы, связанные со всеми подразделениями нашей компании. Philin Philgood знают по бухгалтерскому и юридическому сопровождению, но мы также помогаем клиентам с коммуникациями, стратегическим планированием и даже с внутренней организацией.
Материал подготовлен по проекту «НКО-профи». Проект реализует Агентство социальной информации при поддержке Благотворительного фонда Владимира Потанина.
