Текст подготовлен совместно с председателем фонда «Феникс» Татьяной Станкевич и Philin Philgood.
Что нужно сделать первым делом
Не спешите сразу браться за написание заявки, как только узнали о конкурсе. Просмотрите сайты крупных грантодающих организаций: высока вероятность, что на них вы найдете обучающие (и не только) материалы, которые помогут упростить процесс написания заявки.
Например, на сайте Фонда президентских грантов в открытый доступ выложены рекомендации в виде видеоуроков. В них рассказывается о том, как обеспечить проекту необходимый бюджет, проверить заявку на соответствие критериям проекта, что значит «проектное мышление» и о многом другом.
Грантодатели часто публикуют результаты работы уже победивших заявок. Так, у Благотворительного фонда Елены и Геннадия Тимченко во вкладке «База знаний» есть раздел о практиках и проектах победителей. Просмотрите их на досуге, вероятно, это даст понимание о среднестатистическом проекте, который может привлечь эксперта фонда.
Не забудьте внимательно прочитать положение о конкурсе, на который планируете подавать заявку, положение о порядке проведения экспертизы и остальную конкурсную документацию.
Когда начинать писать заявку
«Сам проект должен сложиться в голове его авторов еще задолго до подачи на конкурс, а оформление заявки на него стоит начинать с первых дней объявления о старте приема заявок», – говорит Татьяна Станкевич.
Важно! Подачу заявки на конкурс стоит отложить, если общего понимания, каким должен быть будущий проект, практически нет.
Помните, что среди ваших конкурентов много сильных грантрайтеров. Ваша аргументация должна быть весомой – просто увидеть проблему и предложить решить ее в своей заявке будет недостаточно. Причем доказать нужно не только наличие проблемы, но и то, что ваши методы решения реально будут работать и давать какой-то социальный эффект.
Заявка требует приложения большого числа материалов. Среди них – письма поддержки, статистические данные, презентации, результаты опросов и ответы коммерческих компаний на запросы организации.
Чтобы собрать все документы и качественно оформить их в заявке, требуется много времени. Поэтому и начинать писать заявку нужно сразу после объявления старта конкурса. Еще лучше заранее иметь заготовленные тезисные обоснования проекта.
Что учитывать при подготовке проекта
Для начала вам как помогающей организации нужно подумать над рядом вопросов. Они помогут понять, о чем на самом деле ваш проект. Отвечайте на них честно – благодаря им ваша заявка станет более структурной и сформулированной.
- Кто целевая аудитория проекта? Чьи проблемы мы собираемся решать?
- Зачем нам это нужно?
- Какие именно действия нужно будет предпринять, чтобы решить поставленную проблему?
- С кем можно заколлаборироваться для решения проблемы?
- Сколько ресурсов потребуется для решения проблемы?
- Какого социального эффекта ожидать после? Как должна поменяться жизнь людей, ради которых затевался проект?
Ответы на все эти вопросы должны быть отражены в заявке и четко аргументированы. Как – рассказываем в следующем пункте.
В Philin Philgood отмечают, что грантовая заявка будет более убедительной, если направлена на развитие уже существующего проекта, а не на запуск принципиально новой инициативы. Так, если у вас уже есть офлайн-проект, можно использовать грантовые средства для его масштабирования. Например, создание онлайн-платформы для автоматизации процесса помощи благополучателям выглядит гораздо более обоснованным, чем запуск с нуля нового проекта без доказанной успешности.
Три ключевых критерия успешной заявки
— Реализуемость — насколько проект выполним в рамках имеющихся ресурсов.
— Значимость — важность проекта для решения конкретной проблемы.
— Устойчивость — долгосрочное влияние проекта и возможность его продолжения после окончания грантового финансирования.
Содержание проекта: что и как описывать в заявке
Описание проекта должно содержать четкое структурированное изложение: что, для кого и в каком количестве будет делаться.
В обосновании проекта должно быть конкретное подтверждение, что целевой аудитории это надо. Доказать то, что деятельность по проекту действительно нужна и значима, надо за счет собственных исследований целевой аудитории проекта.
«Очень важно просчитать до мелочей бюджет заявки и сделать к каждой статье расхода подробный и обоснованный комментарий», – говорит Татьяна Станкевич.
Во всех частях заявки должна прослеживаться логика целей и задач проекта. Описание проекта, его календарный план, бюджет, команда – все должно быть взаимосвязано, подытожила эксперт.
1. Команда НКО неправильно определяет целевую аудиторию проекта: она описана слишком размыто и объемно.
2. Описание проекта не «бьется» с его календарным планом.
3. В описании проекта одно, а задачи — совсем про другое.
4. Изначально не была доказана компетентность и профессионализм выбранной команды проекта, из-за чего проект не реализуется на высоком уровне.
Структура заявки: советы от Philin Philgood
- Титульный лист. Он содержит основную информацию о проекте: название, название организации-заявителя, дату подачи заявки, а также контактные данные.
- Описание организации-заявителя. Этот раздел крайне важен. В нем необходимо подробно представить свою организацию, указав ключевые достижения, реализованные проекты, масштабы деятельности и уровень экспертизы.
Важно! Часто заявки начинаются с описания проблемы, затем идет описание реализации проекта, но иногда отсутствует информация о том, кто именно будет заниматься проектом. Это ошибка. Стоит четко обозначить свои роль и опыт в решении подобных задач.
- Постановка проблемы. Этот раздел должен содержать четкое описание проблемы, на решение которой направлен проект. Важно опираться на актуальные данные и статистику.
- Аннотация проекта. Это краткое изложение сути проекта. В целом это концепция, но в более детализированной форме. В ней необходимо ответить на ключевые вопросы: какой результат должен быть достигнут, каким образом проект решит обозначенную проблему, какие выгоды он принесет целевой аудитории?
- Цели и задачи проекта. Этот раздел помогает сфокусироваться на ключевых аспектах проекта и продемонстрировать экспертам понимание целевой аудитории.
- Механика реализации проекта. Здесь описываются основные этапы реализации проекта. Важно предоставить детализированное описание ключевых процессов, указать используемые методики, технологии и инструменты.
- Календарный план. В этом разделе представляется временной график реализации проекта с разбивкой по основным этапам.
- Ожидаемые результаты (количественные и качественные). Стремитесь к тому, чтобы результаты были конкретными, измеримыми и обоснованными. Например, 50 регистраций в течение полугода после запуска проекта; 100 упоминаний в СМИ и социальных сетях; 20 публикаций в дружественных СМИ.
- Бюджет проекта. Финансовый план должен быть прозрачным и понятным. Рекомендуется прикладывать бюджет отдельным файлом в формате, наиболее удобном для экспертов.
- Команда проекта. Описание ключевых участников проекта, их квалификации и опыта. Важно указать, кто за что отвечает. Совет: можно дополнительно приложить резюме специалистов и ссылки на их профессиональные публикации.
- Устойчивость проекта. Этот раздел демонстрирует перспективы проекта после завершения грантового финансирования. Экспертам важно видеть, что проект не остановится сразу после окончания финансирования, а будет развиваться.
- Письма поддержки. Запрашивайте письма поддержки у партнеров и сторонников проекта. Это могут быть представители бизнеса, НКО, общественных организаций и даже частные лица.
- Дополнительные материалы. Этот раздел может включать ссылки на исследования и статистику, публикации о вашей организации, дополнительные документы, подтверждающие актуальность проблемы и эффективность предложенного решения.
Важно! Избегайте формулировок общего характера. Цели должны быть четкими, достижимыми и измеримыми.
Как вычислить оптимальную сумму, которую стоит запрашивать
Если НКО молодая и у нее нет опыта реализации грантов, стоит ограничиться небольшой суммой, до 1 млн рублей, чтобы наработать опыт реализации грантов.
Во всех остальных случаях можно запрашивать любые суммы, но задача остается прежней – обосновать бюджет, доказать, что в нем нет ничего лишнего и он соответствует задачам и календарному плану проекта.
По словам Татьяны Станкевич, бюджетирование проекта экспертами проверяется особенно строго.
«И надо понимать, что чем больше бюджет проекта, тем больше должно быть его софинансирование – собственный вклад организации и партнеров проекта. Четких рамок по софинансированию нет, но, по моим оценкам, софинансирование должно быть не менее 25%», – уточняет она.
Как реагировать на отказы, если они поступают один за одним
Эксперт советует реагировать спокойно, даже если многие надежды были связаны с получением грантовых средств. Помните, что практически у всех грантополучателей были проекты, которые не получали поддержки, и это нормально.
В таком случае алгоритм простой: попробуйте разобраться с баллами: по каким критериям ваш проект получил наименьшие отметки?
10 критериев оценки проектов (максимальный балл — 300)
- актуальность и социальная значимость проекта;
- реализуемость проекта и его результативность;
- опыт и компетенции команды проекта;
- планируемые расходы на реализацию проекта для достижения ожидаемых результатов;
- собственный вклад и дополнительные ресурсы проекта;
- реалистичность бюджета проекта;
- масштаб реализации проекта;
- информационная открытость проекта;
- уникальность и адресность предложенного решения проблемы;
- перспектива развития и потенциал проекта.
Кроме самостоятельной работы над ошибками можно запросить комментарий эксперта, вычитывавшего вашу заявку и поставившего оценку. Обычно такая обратная связь помогает в дальнейшем, так как все эксперты при выставлении оценок придерживаются четкого регламента.
Снова вернитесь на обучающую страницу Фонда президентских грантов и точечно переслушайте те видеоуроки, которые так или иначе связаны со слабыми местами в вашей заявке. Это позволит подготовиться к следующему конкурсу более тщательно.
«Обязательно учитывайте, что, если вдруг в предыдущих проектах у вас были проблемы с отчетностью, возвратом неиспользованных бюджетных средств и реализацией проекта или ваша НКО находится под штрафами или участвует в судебных делах, новый проект поддержку не получит», – предупреждает Татьяна Станкевич.
Что делать в случае победы в конкурсе
Здесь все просто: подписываете договор с грантодателем и приступаете к реализации проекта.
Самое главное, чтобы все заявленное в проекте было выполнено без просрочек: качественные и количественные показатели, календарный план и пр.
Также важно в конце проекта сдать финансовую и аналитическую отчетность. Если хотите и дальше побеждать в конкурсах, важно, чтобы по части реализации проекта не было никаких нареканий, подытоживает Станкевич.
